juridic

Aspecte de urmărit la înregistrarea unui sediu social

29 sep 2011 Autor: Andreea Piţurcă

Aspecte de urmărit la înregistrarea unui sediu social

Andreea Piţurcă - senior associate Dănilă, Petre & Asociaţii

Una dintre primele probleme ce ar trebui rezolvate de către o persoană care doreşte să înceapă o afacere este găsirea unui sediu pentru societatea comercială ce va fi înfiinţată şi rezolvarea problemelor administrative legate de înregistrarea acestui sediu la Registrul Comerţului.

Una dintre primele probleme ce ar trebui rezolvate de către o persoană care doreşte să înceapă o afacere este găsirea unui sediu pentru societatea comercială ce va fi înfiinţată şi rezolvarea problemelor administrative legate de înregistrarea acestui sediu la Registrul Comerţului.

După ce viitorul sediu a fost identificat, este necesară semnarea unor documente şi îndeplinirea unor formalităţi prealabile înfiin­ţării societăţii.

În primul rând, în funcţie de modalitatea în care convin cele două părţi, pentru folosinţa spaţiului de către noua societate comercială se poate încheia fie un contract de comodat (contract cu titlu gratuit, deci în temeiul căruia se foloseşte spaţiul fără a se plăti o chirie), fie un contract de închiriere.

În cazul în care sediul se stabileşte într-un apartament de bloc, trebuie obţinut şi acordul vecinilor şi al asociaţei de proprietari.

În ambele situaţii, contractul de închiriere sau comodat trebuie înregistrat la organul fiscal din cadrul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală. Această înregistrare nu este aceeaşi cu înregistrarea în scop de stabilire a impozitului pe venit datorat de proprietarul căruia i se plăteşte chirie.

Din acest motiv, chiar dacă proprietarul spaţiului este o societate comercială şi chiar dacă se încheie un contract de comodat, acesta trebuie să fie înregistrat la organul fiscal din cadrul Agenţiei Nationale de Administrare Fiscală.

Această cerinţă a fost introdusă prin Ordonanţa de Urgenţă nr. 54/2010 privind unele măsuri pentru combaterea evaziunii fiscale.

În urma înregistrării se emite un certificat care atestă faptul că în imobilul cu destinaţie de sediu social nu mai există altă societate comercială deja înregistrată.

Acest lucru este posibil numai dacă imobilul, prin structura lui şi suprafaţa sa utilă, permite funcţionarea mai multor societăţi în încăperi diferite sau în spaţii distinct partajate. Numărul societăţilor comerciale ce funcţionează într-un imobil nu poate depăşi numărul de încăperi sau spaţii distincte obţinute prin partajare.

Până la intrarea în vigoare a acestei reglementări, există posibilitatea ca la acelaşi sediu să poată funcţiona mai multe societăţi, indiferent de dimensiunile spaţiului respectiv, în cazul în care cel puţin o persoană era asociată în fiecare dintre societăţi sau în cazul în care cel puţin unul dintre asociaţi era proprietar.

Atenţie la firmele de apartament

Prin urmare, noile dispoziţii legale restricţionează şi îngreunează posibilitatea stabilirii sediului social al mai multor societăţi într-un apartament de bloc.

Cu toate acestea, în cazul în care la acelaşi sediu mai există deja înregistrată o altă societate, cerinţa legală este îndeplinită dacă proprietarul va da o declaraţie notarială în care să arate că la aceeaşi adresă pot funcţiona mai multe societăţi.

Mai mult, barierele create nu sunt numai sub formă juridică, ci şi administrativă. Deşi reglementarea a apărut în 2010, în practică se întâmplă ca de multe ori funcţionarii ANAF să nu emită certificatul în termenul legal de cinci zile ori să îl emită în mod greşit şi să nu îl corecteze în aceeaşi zi, ci într-un alt termen de cinci zile (deşi eroarea de completare şi emitere le aparţine, iar solicitantul nu are nicio vină).

Intenţia autorităţilor a fost se pare limitarea nu­mărului de firme fantomă, a situaţiilor în care societăţile respective nu au funcţionat niciodată sau nu mai funcţionează la sediul social, nu îşi înregistrează tranzacţiile în evidenţe financiar-contabile, iar organele de conducere se sustrag de la efectuarea controalelor autorităţilor fiscale.

Aflate într-o permanentă căutare a soluţiilor de combatere a evaziunii fiscale datorită "imaginaţiei bogate de care dau dovadă evazioniştii", după cum declara la un moment dat un fost preşedinte al ANAF, autorităţile ating în mod sigur un rezultat cert: birocratizarea excesivă a formalităţilor necesare înregistrării şi schimbării sediului. Combaterea evaziunii prin combaterea cauzelor acesteia rămâne un deziderat greu de atins.

Mai mult, numeroşi mici întreprinzători au considerat această măsură ca fiind una de limitare a aşa-numitelor "firme de apartament" în scopul sprijinirii pieţei de închirieri de spaţii de birouri care a avut de suferit în urma crizei financiare, existând la acest moment numeroase spaţii de birouri rămase neocupate şi aflate într-o căutare continuă de chiriaşi.

Prin urmare, într-o perioadă în care statul ar trebui să sprijine relansarea economică prin facilitarea dezvoltării de noi afaceri, piedicile birocratice ră­mân în continuare un factor de luat în seamă de către întreprinzătorii care intenţionează să în­ceapă o afacere.


Atenţie la valabilitatea sediului

Un alt aspect care trebui avut în vedere este valabilitatea sediului social. De multe ori, comercianţii pierd din vedere expirarea termenului contractului de închiriere sau comodat în baza căruia folosesc spaţiul respectiv şi ajung în situaţia de a figura în baza de date a Oficiului Registrului Comerţului ca având sediul expirat.

O astfel de situaţie poate apărea şi în cazul în care societatea nu îşi desfăşoară activitatea la sediu, ci la un punct de lucru sau alt sediu secundar.

Într-un asemenea caz pot exista consecinţe negative asupra activităţii comerciale a societăţii.

Informaţiile privind valabilitatea sediului sunt informaţii publice, având acces la acestea orice persoană interesată.

În ultimii ani, din cauza creşterii numărului de societăţi comerciale aflate în insolvenţă, foarte mulţi comercianţi verifică în baza de date a Registrului Comerţului situaţia unui potenţial partener comercial în vederea luării deciziei de a intra sau nu într-o relaţie de afaceri cu o anumită societate.

În aceste condiţii, imaginea şi prestigiul societăţii având sediul expirat pot fi afectate în faţa potenţialilor parteneri comerciali care ar fi interesaţi în stabilirea unor raporturi contractuale cu aceasta.

Pe de altă parte, în cazul efectuării anumitor operaţiuni bancare, de exemplu contractarea unui credit sau a altor servicii, instituţiile bancare solicită ca sediul social să fie valabil pentru ca societatea să poată beneficia de acordarea anumitor servicii şi produse financiare.

Printre documentele solicitate de către instituţiile financiare în vederea furnizării anumitor servicii se numără de regulă şi certificatul constatator cât mai recent al societăţii respective. În cazul în care sediul societăţii este expirat, certificatul constatator va cuprinde menţiuni în acest sens.

În afară de inconvenientele prezentate mai sus, neîndeplinirea cerinţelor privind sediul social valabil poate atrage şi dizolvarea societăţii. Potrivit Legii societăţilor comerciale, orice persoană interesată precum şi Oficiul Naţional al Registrului Comerţului pot solicita tribunalului dizolvarea societăţii care nu are un sediu social valabil.

Într-o asemenea situaţie, orice persoană interesată, prin urmare inclusiv asociaţii şi administratorul societăţii pot face recurs împotriva hotărârii de dizolvare în termen de 30 de zile de la publicarea hotărârii de dizolvare în Monitorul Oficial.

Persoana care declară recurs trebuie să depună o copie a recursului la oficiul registrului comerţului în care este înregistrată societatea a cărei dizolvare a fost pronunţată.


Atenţie la corespondenţă

În situaţia în care societatea nu funcţionează la sediul social, ci la un punct de lucru sau alt sediu secundar, este foarte importantă asigurarea ridicării corespondenţei primite de societate la adresa sediului social.

În multe situaţii societăţile funcţionează la altă adresă decât adresa sediului social şi nu îşi verifică şi ridică în mod regulat corespondenţa primită la adresa de sediu.

De aceea, există numeroase situaţii în care organele de conducere nu află în timp util de anumite comunicări importante, cum ar fi, de exemplu, primirea unei citaţii în cazul în care societatea este acţionată în justiţie. Asemenea comunicări trebuie să ajungă în posesia reprezentanţilor societăţii cât mai repede pentru ca aceştia să poată lua măsurile necesare în vederea apărării intereselor societăţii.

Necunoaşterea de către reprezentanţii societăţii a faptului că aceasta a fost acţionată în justiţie poate prejudicia societatea punând-o în situaţia de a nu-şi putea organiza apărarea în mod corespunzător. De aceea, administratorul societăţii sau persoana desemnată de către acesta trebuie să se încredinţeze că în­treaga corespondenţă a societăţii este ridicată şi ajunge în posesia reprezentanţilor acesteia.

Articol publicat în ediţia tipărită a Ziarului Financiar din data de 29.09.2011

 
Cuvinte cheie:
juridic
, Registrul Comerţului
, sediu social

Campurile marcate cu rosu nu sunt valide!

Comentariul a fost adaugat si va aparea dupa ce va fi moderat!

Comentariile vor fi publicate doar după moderarea acestora de către redactori. Nu vor fi publicate comentariile care conţin injurii, un limbaj licenţios, instigare la încălcarea legii, la violenţă sau la ură, precum şi acuzaţii fără acoperire. De asemenea, pentru o mai bună comunicare, vă rugăm să oferiţi o adresă de mail validă. Vă mulţumim!

zf.ro
Închide