Un spital public din Bucureşti a creat, cu resurse proprii, un sistem informatic de gestiune a pacienţilor care a redus aproape la jumătate timpul de aşteptare înaintea consultaţiilor şi care generează statistici medicale în timp real - dând astfel o lecţie deschisă birocraţiei îngheţate de la Casa Naţională de Sănatate, care are un buget anual de 7 miliarde de euro şi puţine rezultate în utilizarea tehnologiei pentru îmbunătăţirea actului medical. Sistemul IT poate fi dat ca exemplu şi altor unităţi medicale despre cum se poate realiza digitalizarea actului medical.
Dacă în majoritatea spitalelor publice nu există o recepţie sau dacă aceasta există, pacienţii nu au niciun fel de estimare privind timpul de aşteptare până la o consultaţie - şi cu atât mai puţin vreun sistem digital care să le ofere date în mod dinamic despre doctorii disponibili şi programul acestora sau posibilitatea de a realiza o programare, în ciuda bugetelor uriaşe alocate de-a lungul anilor pentru IT, proiectul de la Spitalul Clinic de Urgenţă pentru Copii „Grigore Alexandrescu” din Bucureşti arată ce rezultate spectaculoase pot fi obţinute fără investiţii costisitoare. Unele dintre rezultatele implementării sistemului de IT din spitalul menţionat ar reprezenta o noutate chiar şi pentru multe unităţi medicale private care nu au de luptat cu birocraţii de la Casa de Sănătate, printre acestea numărându-se: afişarea în timp real a perioadei de aşteptare pentru consultaţie, numele medicilor disponibili şi programul acestora, posibilitatea de a selecta doctorul preferat de pacient, generarea de statistici în timp real, comunicarea între cabinetele doctorilor pentru trimiterea pacientului la un alt medic etc.
Cine a dezvoltat sistemul de IT şi cum a fost posibilă implementarea soluţiei denumite Mediweb în cadrul Spitalului Clinic de Urgenţă pentru Copii „Grigore Alexandrescu” din Bucureşti? Echipa a fost formată dintr-un tânăr doctor ortoped cu cunoştinţe de IT, echipa de management a instituţiei şi şefii şi membrii celor mai aglomerate două secţii din unitate. Proiectul a fost sprijinit şi de fundaţia grupului Telekom România, cel mai mare furnizor de comunicaţii fixe şi mobile de pe piaţa locală, cu o donaţie în echipamente IT&C şi mobilier în valoare de „câteva mii de euro”.
Anterior implementării Mediweb, cabinetul medical al doctorilor era plin de hârtii, iar 75% din timpul unei consultaţii era alocat hârtiilor. „Acum medicul alocă 80% din timp consultaţiei şi doar 20% scriptelor”, a explicat doctorul ortoped Alexandru Herdea - cel care a scris programul software Mediweb şi care se ocupă în continuare de dezvoltarea lui. Decizia de implementare a fost luată pe fondul creşterii puternice a numărului de pacienţi şi a provocării reprezentate de gestionarea fluxului de pacienţi.
“Am ales cea mai fierbinte zonă a spitalului. Din cei 1.800 de pacienţi pe care îi primim pe lună circa 1.000 sunt la secţiile de chirurgie şi ortopedie, sunt şi secţii unde pacienţii revin pentru controale, aveam nevoie de o gestiune rapidă”, a explicat conf. dr. Alexandru Ulici, managerul spitalului.
Implementarea Mediweb a adus mai multe avantaje spitalului, a adăugat el. “Permiţându-le pacienţilor să aibă o experienţă cel putin acceptabilă în cadrul serviciului nostru. Pacientul care vine la consultaţii se întâlneşte cu o consolă prietenoasă în care îşi introduce datele personale într-un sistem închis deocamdată, în care aveam acces doar noi medicii spitalului. Din acel moment pacientul ştie exact unde va trebui să ajungă - când va trebui să intre în cabinetul de consultaţii, unde trebuie să meargă, la sala de gips sau la sala de bandaje, etc .În fiecare dintre aceste locuri există un monitor şi o formă prin care pacientul este invitat înauntru. Pe lângă fluidizarea circuitului pacientului avem astfel posibiliatea de a realiza statistici medicale extrem de precise care cu siguranţă vor determina creşterea calităţii actului de cercetare medicală. Astfel putem şti în timp real ce nevoi avem, unde trebuie să aducem, să scoatem resurse pentru a fi în permanenţă în echilibru pentru că niciun sistem medical din lume nu poate avea resurse peste tot la maximum”.
“În cadrul proiectului noi am furnizat echipamente necesare realizării sistemului informatic, monitoare, tablete, routere şi imprimante de ultimă generaţie. Am modernizat şi sala de aşteptare în cadrul proiectului”, a explicat Ruxandra Vodă, director în cadrul Fundaţiei Telekom România. “Costul echipamentelor este de câteva mii de euro, important este însă impactul.”
Reacţia pacienţilor după implementarea sistemului a fost una foarte bună, a declarat dr. Ioan Fodor - şeful secţiei de ortopedie pediatrică: “Acest proiect are un rezultat foarte bun şi un feedback foarte bun din partea pacienţilor. La numărul de pacienţi pe care îl are zilnic acum camera de gardă la ortopedie chirurgie faci cu greu faţă să îi mulţumeşti pe toţi. Acest sistem a reuşit să facă o oarecare ordine în aşa fel încât fiecare dintre pacienţi să-şi aştepte rândul civilizat, să nu mai fie o nebunie în camera de gardă, aşa cum era de obicei la noi. Pacienţii ne-au spus că nu au mai văzut aşa ceva, înainte acolo era o nebunie de nedescris pentru că toată lumea voia să intre prima.”
Sistemul a rezolvat mai multe probleme, a punctat dr. Cătălin Chiriac Babei, şeful secţiei de chirurgie: “Acest sistem a rezolvat o problemă care mai ales pentru chirurgie era foarte importantă, cea a accesului la sala de pansamente. Acest program ne permite să avem o repartiţie a pacienţilor astfel încât să se respecte şi nevoia de control a accesului dar şi cea legată de necesităţile medicale. Este un program bidirecţional care permite comunicarea între cabinete astfel încât dacă se produce o eroare şi de exemplu un pacient se înscrie la alt cabinet decât cel de care avea nevoie noi foarte uşor îl putem ajuta să se corecteze aceasta eroare, să îl trimitem unde este nevoie ca el sa ajungă. Ce este important este că facem acest lucru fără ca el să piardă ordinea în rândul pacienţilor înscrişi în sistem.
Reacţia pacienţilor este minunată. Existenţa acestui program, care a făcut ca oamenii să vadă că nu există o selectare preferenţială a pacienţilor i-a făcut pe aceştia să arate cât pot fi de oameni. Când există un pacient cu nişte nevoi suplimentare speciale pacienţii care sunt la rând în faţa lui ne ajută să îl preluăm mai repede, îi creează dacă vreţi spaţiu, ceea ce mi se pare un lucru minunat.
Fundaţia Telekom a înţeles că un astfel de program nu poate fi funcţional în mod optim decât dacă este realizat de cei care beneficiază în principal de el.”
“Dorim să implementăm acest sistem informatic în întreg spitalul pentru că vrem să tindem către fişa electronică a pacientului”, a anunţat conf. dr. Alexandru Ulici - managerul spitalului.
Dr. Alexandru Herdea, cel care a dezvoltat programul, a explicat condiţiile în care a fost dezvoltat programul software. “În ultimii ani numărul de prezentări la spital a atins cifre record. Medicul era arbitru, paznic şi consilier la spital. Cabinetul de consultaţie era un cabinet plin de hârtii. Situaţia era în felul următor: din timpul alocat unei consultaţii 75% era alocat scriptelor iar 25% era consultaţia în sine. Pentru că atunci când un pacient venea în cabinet trebuia să îl trecem în registru, trebuia să îi dăm o reţetă, un bilet de trimitere dacă era cazul precum şi alte documente. Toate acestea aparţin unei lumi care a trecut. Ne aflăm într-o eră digitală, într-o eră a digitalizării”, a clamat Herdea.
El a explicat apoi care sunt avantajele aduse de platforma dezvoltată pentru spital. “Aici intervine Mediweb - este un sistem informatic de gestiune a pacienţilor, este un sistem care nu putea fi posibil fără o secţie care să-şi dorească acest lucru, fără un sponsor care să înţeleagă acest lucru, şi fără cineva care să înţeleagă cum funcţionează ambele lumi, cea medicală şi cea informatică. Ce aduce nou acest sistem: iniovaţie, fezabilitate, eficienţă a costurilor, accesibilitate, cercetare, eficientizarea serviciilor medicale, optimizarea tomului de aşteptare pentru pacient, creşterea calităţii serviciilor medicale. Avem o statistică în timp real, putem monitoriza timpul de aşteptare al pacientului, care a scăzut cu aproximativ 45% faţă de situaţia anterioară, ştim exact unde se află pacientul în acest circuit, şi îi putem transmite ce avem de transmis.
Se creează astfel un registru medical electronic şi consecutiv se creează un dosar electronic al pacientului şi dacă pacientul revine la noi vedem de cine a fost consultat, avem istoricul medical la un click distanţă. Vedem distribuţia pe ore a pacienţilor de exemplu. Dacă medicul nu doreşte să folosească tastatura sau mausul poate să dicteze reţeta, dacă utilizează tableta.
Pacientul pleacă la finele consultaţiei cu un raport tipărit, de pe care dispare astfel celebrul scris de doctor.
Acum 80% din timp este dedicat consultaţiei şi doar 20% este alocat scriptelor.
Acest program nu schimbă judecata medicală, dar scăzând timpul alocat hârtiilor putem vedea mai mulţi pacienţi.”
“Un astfel de program schimbă paradigma consultaţiilor, el este viitorul, chiar dacă va întâmpina o rezistenţă mai mare sau mai mică. De ce rezistenţă? După ce 20-30 de ani ai scris reţete şi ai scris într-un registru este foarte greu să faci asta printr-un click. E destul de greu de implementat, nu toată lumea este încântată să-şi schimbe modul de viaţă”, a declarat conf. dr. Alexandru Ulici, managerul spitalului.
Pentru a intra la consultaţii la secţiile de ortopedie şi chirurgie, pacienţii îşi introduc datele la o consolă, după care află la ce cabinet şi doctor sunt programaţi şi în cât timp vor fi consultaţi, informaţiile fiind afişate pe monitoarele instalate în incinta spitalului. După consultaţie, documentele sunt realizate în format electronic şi sunt tipărite pentru a fi oferite pacienţilor dar sunt păstrate şi de către spital pentru a fi folosite ulterior
