De la ideea ca cel mai bun mod de a proteja documentele cu informatii confidentiale este chiar distrugerea acestora, Alexandru Voinea a infiintat anul trecut, alaturi de un asociat, compania Smart Shred din Bucuresti, din dorinta de-a veni in sprijinul organizatiilor care vor sa distruga documente cu informatii confidentiale.
"Ne-am intrebat ce se intampla cu documentele cu caracter confidential cand ajung la cos si de aici pana la ideea fondarii unei companii cu o astfel de activitate nu a mai fost decat un singur pas", a spus Cristina Voinea, directorul economic al companiei.
Investita initala a depasit 100.000 de euro, majoritatea banilor fiind investiti in achizitia de distrugatoare industriale, mijloace de transport, amenajarea spatiului in care se desfasoara activitatea si alte echipamente suplimentare.
Timp de un an fondatorii au acumulat cunostinte referitoare la acest domeniu de activitate din diferite surse (carti de specialitate si asociatii internationale, internet). Anul 2007 a insemnat nu doar momentul infiintarii companiei, dar si anul in care Smart Shred a devenit primul membru din Romania al asociatiei operatorilor care furnizeaza servicii de distrugere securizata a informatiilor National Association for Information Destruction (NAID), dupa cum spune Cristina Voinea.
Dupa infiintarea companiei a urmat promovarea serviciilor oferite. "Prima decizie cu privire la promovarea societatii a fost aceea de a crea un site si de a efectua o campanie de mailing orientata catre organizatiile care aveau nevoie de servicii de distrugere de documente", a precizat ea.
Compania a inceput activitatea cu doi angajati, iar in momentul de fata lucreaza cinci oameni in firma.
Clientii romani nu sunt foarte receptivi la serviciile de distrugere securizata a documentelor.
"Din pacate, in momentul de fata observam o retinere a companiilor romanesti de-a apela la aceste servicii, cele mai multe companii cu care lucram fiind cele cu participare sau management strain. Cei care apeleaza la distrugerea documentelor revin in mod repetat la acest serviciu", a spus ea.
Pretul serviciilor variaza in functie de cantitatea de materiale distruse, de tipul acestora si de distanta de la care trebuie aduse documntele pentru distrugere. Astfel, tarifele percepute incep de 1.500 de lei pe tona si ajung la 2.500 de lei pe tona. Cifra de afaceri estimata pana la sfarsitul anului acesta este de circa 28.000 de euro.
In conformitate cu legislatia in vigoare, perioada generala de pastrare a arhivelor este 10 ani, cu anumite exceptii care trebuie pastrate pe perioade mai mari.
"Marea majoritate a documentelor arhivate pot si ar trebui sa fie distruse la 10 de la data intocmirii acestora. Facem precizarea ca respectarea normelor legale privind termenele de pastrare cad exclusiv in sarcina detinatorului acestor arhive", a spus ea.
Ea a mai precizat ca cea mai mare parte a materialelor distruse nu reprezinta arhive, ci documente generate de activitatea curenta a companiilor, cum ar fi materiale ce anterior erau aruncate la cosul de gunoi. Echipamentele care se folosesc in aceasta activitate sunt distrugatoare industriale, prese de balotat si mijloacele de transport care aduc materialele pentru distrugere.
Legislatia europeana cu privire la distrugerea materialelor confidentiale a devenit extrem de stricta, existand directive ale Uniunii Europene in acest sens, transpuse in legislatiile nationale ale statelor membre, potrivit lui Voinea.
Distrugerea securizata a documentelor este foarte solicitata in tarile vechi membre ale Uniunii Europene, observandu-se in ultimii ani o tendinta de extindere a acestor servicii si in tarile foste comuniste, dupa cum explica directorul economic al companiei.
"Sunt cateva sute de companii specializate in Europa, cele mai multe dintre ele desfasurandu-si activitatea in Marea Britanie, Germania, Franta, Italia si tarile scandinave", a spus ea.
Pe de alta parte, in Romania, firmele inca nu sunt obisnuite sa isi instraineze arhivele, aceasta fiind una din principalele probleme pe care companiile specializate in domeniu le intampina.
In ultimii ani, tot mai multe companii straine care ofera servicii de arhivare patrund pe piata autohtona anticipand cererea in crestere din partea companiilor, dar si a institutiilor de stat care sunt obligate prin lege sa pastreze documentele pe perioade lungi de timp.
Archivit, parte a grupului international israelian Villar, cu o experienta de peste 20 de ani in domeniu, a investit circa 600.000 de euro in primul sau depozit destinat arhivarii documentelor pe care l-a inchiriat la Glina, in apropiere de Bucuresti, si care are o suprafata de 1.500 de metri patrati.
"In iulie 2007 am deschis compania. Cladirea in care avem in prezent depozitul este inchiriata pe o perioada foarte mare de timp, iar investitiile pe care le-am facut in perioada septembrie-octombrie au fost pentru a crea conditii speciale depozitarii documentelor. Centrul de depozitare din Glina este dotat cu sisteme de ventilatie si de control al umiditatii. Volumul de documente pe care le putem arhiva este enorm, iar cererile sunt in crestere in acest sens. In ianuarie anul acesta am primit primele cutii in depozit, iar posibilitatile noastre de depozitare sunt de circa 90.000 de cutii", sustine Ilan Rogenstein, general managerul Archivit.
Targetul principal il reprezinta companii multinationale si mari companii locale, cu peste cinci ani de existenta, avand ca domeniu de activitate servicii financiare, retail, sanatate, dar si companii din industrie.
Din companiile care contracteaza servicii de arhivare fizica, 90% activeaza in domeniul financiar-bancar.
Pana in prezent, compania are peste 6.000 de cutii, iar pana la sfarsitul anului general managerul Archivit estimeaza ca se va ajunge la 20.000 de cutii depozitate.
"Companiile care doresc sa depoziteze la noi primesc un numar de cutii, in functie de numarul de documente, ne aduc cutiile pline si sigilate, primesc un cod de bare, iar noi realizam o baza de date pentru a le gasi mai usor cutiile in arhiva. Cutiile utilizate pentru arhivare au primit certificatul de calitate si sunt special create pentru depozitarea in conditii optime a documentelor", explica Ilan Rogenstein.
In functie de cantitate, o companie poate plati circa sase-sapte euro per cutie daca depoziteaza pana in 500 de cutii, iar daca depaseste acest numar, tariful scade la patru-cinci euro pe cutie.
Compania doreste ca in urmatorii ani sa deschida un centru logistic nou pe o suprafata de sapte hectare si este pentru moment in negocieri pentru achizitionarea terenului. La depozitul din Glina au fost suficienti sapte angajati. Profitul companiei va aparea abia la mijlocul celui de-al treilea an de existenta.
Conform datelor din piata, in Romania sunt arhivate zilnic circa 15.000 de documente. Investitorii din domeniu se bazeaza pe faptul ca piata de profil va inregistra o crestere de 6% in perioada care urmeaza, avand in vedere ca piata asigurarilor va crese in contextul presiunii exercitate de fondurile private de pensii, extinderea marilor jucatori de retail care sunt nevoiti sa pastreze actele contabile cel putin cinci ani, precum si ridicarea standardelor in sanatate in privinta gestionarii documentelor.
Printre clientii pe care Archivit ii are pana in prezent in portofoliu se numara Queen Investments, Burda Romania, Strauss Romania, Farmaciile Dona, AutoItalia, Intermotorcycle, Interauto.
Smart Shred
- A fost infiintata in 2007
- Investita initala a depasit 100.000 de euro in echipamente, amenajare spatiu
- Promovarea serviciilor: campanie de marketing direct
- Numar de angajati: 5
- Clienti: companii cu participare sau management strain
- Pretul serviciilor variaza intre 1.500 de lei pe tona si 2.500 de lei pe tona
- Cifra de afaceri estimata anul acesta: 28.000 de euro.
Archivit
- Investitia in depozitul situat in localitatea Glina s-a ridicat la 600.000 de euro
- Depozitul are o suprafata de 1.500 mp
- A fost necesara crearea unor conditii speciale depozitarii documentelor
- Capacitatea de depozitare este de 90.000 de cutii
- Din companiile care contracteaza servicii de arhivare fizica, 90 % activeaza in domeniul financiar-bancar
- In Romania sunt arhivate zilnic circa 15.000 de documente
- Pretul serviciilor: 6-7 euro per cutie daca depoziteaza pana in 500 de cutii, iar peste aceasta cantitate pretul este de 4-5 euro per cutie.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
