Sunteţi mulţumit, în calitate de client, atunci când beneficiaţi de o deservire bună şi rapidă la bancă? Bineînţeles că da. O grămadă de documente prelucrată în câteva minute – şi totul este gata. Şi sunteţi convins că aşa este normal – suntem convinşi că şi firma dumneavoastră face tot posibilul pentru a oferi clienţilor săi servicii de cea mai bună calitate. Însă aruncaţi o privire mai atentă asupra compartimentului administrativ a firmei dumneavoastră. Aici lucrează numeroşi angajaţi care au de a face cu o cantitate uriaşă de documente tipărite. Aceste documente trebuie prelucrate, scanate şi salvate, iar informaţiile pe care le conţin trebuie înregistrate în sistemul ERP al firmei.
Este uşor să vă daţi seama că acest lucru implică un efort considerabil din partea funcţionarilor care trebuie să introdusă nume, date de contact, numere de conturi, sume şi alte informaţii din documente. Este o muncă plictisitoare, obositoare, care suprasolicită ochii şi necesită foarte multă atenţie. Şi oamenii, compleşiţi de volumul de muncă, foarte probabil vor face greşeli. Însă nu este loc de greşeli – datele trebuie să fie neapărat corecte. Din acest motiv angajaţii trebuie să lucreze mult mai încet, să verifice în mod repetat datele introduse, ceea ce îi pune sub o presiune suplimentară, obosindu-i excesiv.
Cum putem evita acest lucru? Cum putem creşte eficienţa angajaţilor din compartimentul administrativ?
Una dintre soluţiile la această problemă pare simplă: scanăm sau fotografiem documentele, apoi le re-creăm cu ajutorul tehnologiei de recunoaştere optică a caracterelor (OCR). Cu ajutorul unor programe OCR performante versiunile scanate, fotografiate sau PDF ale documentelor pot fi transformate uşor şi cu precizie în formate editabile MS Office. Şi astfel nu mai trebuie să retastaţi texte. Programul oferă o modalitate comodă de a verifica informaţiile copiate, astfel că şansele de a face greşeli scad considerabil. Aceste programe pot fi utilizate şi pentru a crea copii ale documentelor în care se pot efectua căutări de text, destinate arhivelor electronice, facilitând găsirea informaţiilor în câteva secunde.
În România ABBYY FIneReader este indiscutabil cea mai populară soluţie OCR. FineReader s-a dovedit a fi un program de încredere şi uşor de utilizat. Pe lângă funcţiile OCR standard, oferă o mulţime de alte funcţii utile precum instalarea automată în reţea sau gestionarul de programare a activităţilor. Mai mult, vă poate converti toate cărţile preferate în formate e-book populare.
Popularitatea din ce în ce mai mare a programelor OCR precum FineReader se datorează în mare măsură avantajelor materiale pe care le aduc. Dar să analizăm cu atenţie cifrele.
O firmă românească medie cu 50 de angajaţi petrece 480 (!) de ore pe an cu retastarea textelor din documentele tipărite, scanate sau fotografiate. În termeni financiar aecst lcuru înseamnă cel puţin 3000 €.
De exemplu, costul total al licenţelor ABBYY FineReader necesare pentru astfel de firme se ridică la aproximativ 1600€. Adică investiţia se recuperează în circa 6 luni. Pentru o perioadă de 2 ani acest lucru înseamnă că rentabilitatea acestei investiţii atinge 275%.
Aşadar tehnologiile OCR nu vă oferă doar posibilitatea de a uşura considerabil munca angajaţilor de birou. Este o investiţie inteligentă care se recuperează rapid şi ajută firmele să economisească bani.
Descărcaţi gratuit versiunea de probă a ABBYY FineReader de pe www.ABBYY.ro şi ajutaţi-vă angajaţii din compartimentul administrativ să rămână eficienţi şi motivaţi, asigurându-vă, în acelaşi timp, că documentele tipărite sunt gestionate rapid şi fără neplăceri.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
