Folosinţa şi întreţinerea spaţiului destinat activităţii agenţilor economici este unul dintre cele mai delicate subiecte atunci când vine vorba de costurile unei afaceri. Chiria este principalul factor luat în calcul atunci când spaţiul alocat nu este proprietatea agentului comercial, dar o importanţă similară o au costurile operaţionale, transpuse de cele mai multe ori în contractele de închiriere prin taxa pentru servicii.
Costurile operaţionale în închirierile comerciale au fost mereu un subiect dezbătut şi îndelung negociat între chiriaşi şi proprietarii spaţiilor. Indiferent că este vorba de închirierea unui spaţiu comercial, de birouri sau chiar logistic, taxa pentru servicii este printre elementele cele mai sensibile ale contractului de închiriere comercială.
Rolul taxei pentru servicii este acela de a reglementa posibilitatea proprietarului de a recupera de la chiriaş costurile cu mentenanţa, reparaţia clădirii şi a spaţiilor comune pe parcursul perioadei de închiriere. Practic, taxa pentru servicii este o sumă adiţională chiriei, care se calculează de cele mai multe ori în funcţie de suprafaţa închiriată şi care de obicei se ajustează anual pe baza costurilor efective ale proprietarului.
Această taxă trece dincolo de sfera costurilor cu reparaţia specifice locaţiunii reglementate de codul civil. De aceea, în absenţa unor clauze specifice în contractul de închiriere, proprietarul rămâne fără un temei juridic pentru recuperarea costurilor de mentenanţă a clădirii. Majoritatea contractelor de închiriere comercială conţin astfel de prevederi extinse cu privire la acoperirea acestor costuri operaţionale.
Facem precizarea că acolo unde întreaga cădire este închiriată către un singur chiriaş care face şi mentenanţa clădirii, taxa pentru servicii nu se mai justifică. Aceasta îşi are totuşi justificarea în situaţia în care clădirea face parte dintr-un proiect imobiliar mai mare şi este necesară întreţinerea spaţiilor externe comune, iluminat exterior, întreţinerea căilor de acces, deszăpezire etc.
De cele mai multe ori, taxa pentru servicii include cheltuielile efectuate de proprietarul clădirii cu mentenanţa, revizia şi reparaţia anumitor echipamente, curăţenia şi paza clădirii, utilităţile consumate în spaţiile comune, salariile personalului administrativ etc. Există de asemenea o practică de a include în această taxă impozitul pe teren şi clădire precum şi costurile cu asigurarea acesteia. În acest fel costurile care în mod normal ar fi în sarcina proprietarului sunt transferate către chiriaş.
Dat fiind faptul ca serviciile care generează costurile operaţionale privesc in special spatiile comune (culoare, căi de acces etc) şi nu spaţii individuale, taxa pentru servicii nu ar trebui sa cuprindă costurile generate de închirierea spaţiilor individuale sau cu amenajarea acestora şi nici costurile cu utilităţile consumate în fiecare spaţiu. Astfel de cheltuieli ar trebui să fie suportate individual de fiecare chiriaş.
Multe dintre contractele de închiriere comercială nu menţionează serviciile sau reparaţiile care sunt excluse din această taxă, lăsând proprietarului libertatea de a include şi alte costuri care altfel nu ar cădea în sarcina celui care a închiriat. Dacă clauza din contract este redactată de o manieră generală, chiriaşii pot ajunge să suporte efectuarea de proprietar a unor operaţiuni costisitoare, de exemplu reparaţii capitale, înlocuirea sistemelor de încălzire şi aer condiţionat sau înlocuirea lifturilor ori a acoperişului, costuri la care chiriaşul de obicei nu doreşte să se angajeze. Acest aspect este cu atât mai împovărător pentru chiriaş în contractele de închiriere încheiate pe o durată mică, sau de exemplu, pe o durată mai redusă decât durata de viaţă a unui echipament înlocuit. Pentru a exemplifica, putem să ne imaginăm situaţia unui chiriaş care cu un an înainte de încetarea contractului e nevoit să suporte costul cu achiziţionarea unui echipament cu durata de viaţă de 10 ani. În situaţia dată, daca ne gândim că majoritatea contractelor de închiriere comercială au o durata medie de 5 ani, apare împovărător pentru chiriaşul respectiv să suporte ca acest cost să fie inclus în taxa pentru servicii.
O potenţială soluţie ar fi poate includerea în contract a unui fond de rulment, alături de taxa pentru servicii, care să finanţeze lucrările de reparaţie sau înlocuire de mai mare anvergură în cazul chiriaşilor care au contracte pentru perioade lungi de timp.
În majoritatea situaţiilor proprietarul doreşte să îşi păstreze libertatea de a modifica costurile incluse în taxă sau de a include costuri cât mai variate prin folosirea în contract a unor expresii generale, cum ar fi „orice/toate costurile”, în timp ce chiriaşul are intenţia de a limita aceste costuri la serviciile de care beneficiază efectiv. Un chiriaş care ocupă un spaţiu la parter, cu intrare separată faţă de restul clădirii, va dori de exemplu, să excludă din taxa de servici costurile cu mentenanţa şi folosirea liftului – servicii de care nu beneficiază.
În ceea ce priveşte metoda de calcul a taxei pentru servicii, există mai multe variante. Majoritatea ţin cont de suprafaţa spaţiului ocupat de chiriaş. Cel mai frecvent, taxa pentru servicii se calculează ca un procent din costurile totale, prin raportarea suprafeţei spaţiului închiriat la suprafaţa totală închiriabilă a clădirii. O astfel de abordare asigură împărţirea echitabilă a costurilor între chiriaşi si protejează chiriaşul de situaţia în care proprietarul nu reuşeşte să închirieze toate spaţiile clădirii. Alternativ, procentul se poate calcula şi în funcţie de suprafaţa închiriată a clădirii. În această situaţie proprietarul se asigură că sunt incluse în taxa de servicii costurile ce vor fi suportate de către chiriaşii existenţi. Aceştia vor prelua povara taxei de servicii în cazul în care nu toate spaţiile existente în clădire vor fi închiriate. De asemenea, în funcţie de puterea de negociere a fiecărui chiriaş, taxa de servici poate fi fixă sau limitată la un prag maxim, peste care chiriaşul nu va mai suporta nici un cost.
Proprietarul ar trebui să se asigure totuşi că metoda aleasă pentru calculul taxei îi va asigura acoperirea integrală a costurilor de mentenanţă. Metoda de calcul aleasă de acesta, trebuie aplicată în mod cât mai unitar către toţi chiriaşii. Proprietarul va dori păstrarea unor prevederi unitare în ceea ce priveşte taxa de servicii pentru toţi chiriaşii din clădire, astfel încât să poată păstra acelaşi model de calcul şi să îşi poată acoperi integral cheltuielile. De cealaltă parte, chiriaşii vor încerca să particularizeze clauza, în funcţie de nevoile lor specifice.
Ca un sfat pentru chiriaş, acesta ar trebui să negocieze excluderea din taxă a reparaţiilor capitale, a înlocuirilor de echipamente ale clădirii sau a altor costuri cu impact major. O altă metodă de protecţie pentru chiriaş este aceea de a limita taxa la un prag maxim sau de a menţiona în contract că orice lucrare de mentenanţă va fi efectuată la valoarea sa de piaţă. Eventual se va solicita urmarea unei proceduri transparente de selecţie şi achiziţie. Bineînţeles, reglementarea unui mecanism de control al costurilor incluse de proprietar în taxa de servicii, ajută chiriaşul să evite plata unor sume nedatorate. Majoritatea contractelor de închiriere comercială prevăd această posibilitate prin adoptarea sistemului open book care permite chiriaşului verificarea modalităţii în care a fost calculată taxa. Proprietarul, la rândul său, ar trebui să urmeze o procedură unitară pentru toţi chiriaşii în ceea ce priveşte metoda de calcul şi să evite modificarea clauzelor specifice în diverse contracte.
Pentru a sumariza, în domeniul taxei pentru servicii, de obicei proprietarul este cel care trasează liniile generale de funcţionare, însă un chiriaş diligent poate negocia ajustarea respectivelor clauze pentru a particulariza cât mai mult mecanismul aplicat. În piaţă se observă din ce în ce mai mult modificarea conduitei de negociere a chiriaşilor care pun un mai mare accent pe eficientizarea costurilor generate de spaţiul închiriat ceea ce conduce la o atentă negociere a clauzelor referitoare la taxa pentru servicii.
Autor: Georgiana Bălan, Avocat Senior, D&B David şi Baias
