Ce condiţii trebuie să respecte firmele care au câştigat proiecte UE pentru a nu da banii înapoi

Greul pentru firmele care au câştigat proiecte europene nu se opreşte odată cu încheierea proiectului, fie că este vorba de achiziţie de utilaje, mobilier, calculatoare sau de construcţia de hale de producţie.
Pentru o perioadă de trei sau cinci ani, firmele sunt obligate să menţină numărul de locuri de muncă pe care au spus că le vor crea prin proiect şi să menţină investiţia, altfel, pentru orice abatere de la termenii contractuali, autorităţile care gestionează fondurile europene pot să ceară returnarea în totalitate sau parţial a banilor de la UE.

"Principala condiţie pe care trebuie să o îndeplineşti ca să nu fii pus în situaţia de a da banii înapoi este să respecţi ce ai scris în proiect, să urmezi fiecare pas din contract. De aceea, când scrii proiectul, este important să nu stabileşti termene şi targeturi pe care nu le poţi îndeplini", spune Victor Lenghel, administratorul firmei Advertigo din Braşov, care oferă servicii de publicitate şi organizare evenimente şi care a solicitat 170.000 de euro de la UE pentru a achiziţiona şase pachete complete de sisteme de lasere şi accesorii.
Implementarea proiectului care a fost depus în cadrul Programului Operaţional Regional (POR), 4.3 "Sprijinirea dezvoltării microîn­tre­prinderilor", s-a finalizat în luna iulie, iar până în prezent, compania a primit circa 150.000 de euro de la UE.

"Proiectul a fost construit în patru etape. Până în prezent am primit banii pe trei etape şi am depus acum şi ultimul dosar de rambursare. Sumele de la UE au venit după două luni de la depunerea dosarului", explică Lenghel una dintre dificultăţile cu care s-a confruntat în implementarea proiectului. Valoarea totală a proiectului s-a ridicat la 270.000 de euro. "Am urmărit să derulez la timp investiţia, să respect termenele din contract. Chiar dacă piaţa de entertainment a scăzut şi nu mai sunt la fel de multe evenimente ca înainte de criză când am scris noi proiectul, am creat şase locuri de muncă pe care trebuie să le menţinem timp de trei ani."
Firmele trebuie să respecte o serie de condiţii atât la depunerea documentaţiilor şi în perioada în care derulează proiectul, cât şi în perioada de monitorizare, adică până la trei sau cinci ani după finalizarea investiţiei, în funcţie de programul prin care s-a obţinut finan­ţarea europeană.
"Este important ca firmele să respecte perioada de depunere a studiilor, a actelor originale şi a celorlalte documente, de exemplu pentru liniile de finanţare unde iniţial se face o înregistrare online a poiectului, urmând ca depunerea dosarului fizic să se realizeze într-un interval specificat", spune Irina Condruc, specialist în finanţări nerambursabile în cadrul firmei de consultanţă Compass Consulting. Ea mai precizează că toate activităţile pe care solicitantul se angajează să le efectueze prin investiţie, atât la faza de implementare a proiectului, cât şi în perioada de monitorizare şi pentru care a primit punctaj la selecţie, devin condiţii obligatorii.

Un alt aspect la care firmele trebuie să fie atente este procedura de achiziţii. "Găsirea unor neconcordanţe în derularea procedurilor de achi­ziţii sau nerespectarea acestora poate duce la declararea cheltuielilor în cauză ca fiind neeligibile, şi prin urmare nu vor fi rambursate", spune Condruc.
Termenele prevăzute în contractul de finanţare (începerea achiziţiilor, graficul cererilor de rambursare) trebuie de asemenea respectate, iar eventuale decalaje sau întârzieri pot fi prevăzute prin acte adiţionale ulterioare, care trebuie întocmite în termen.
"Înştiinţarea autorităţii de management de către beneficiar referitor la eventuale întârzieri sau modificări trebuie să se facă înaintea expirării termenului prevăzut în contractul de finanţa­re", mai precizează Condruc.
Toţi indicatorii prevăzuţi în proiect, indiferent că vorbim despre numărul de locuri de muncă nou create sau nu­mărul de echipamente achiziţionate, trebuie respectaţi pe perioada menţionată în ghidul solicitantului. "Investiţia trebuie menţinută în condiţiile prevăzute în contractul de finanţare timp de trei ani pentru IMM-uri şi timp de cinci ani pentru întreprinderi mari."
Pe de altă parte, Alina Dan, manager de proiect în cadrul firmei de consultanţă Pegas, susţine că firmele trebuie să ţină o evidenţă contabilă distinctă pe proiect, dar şi să fie transparente prin informarea şi publicarea proiectului.