Profesii

Ce fac executivii si fac gresit

Ce fac executivii si fac gresit

Sedintele lungi se numara printre activitatile care mananca cel mai mult din timpul executivilor

02.08.2009, 16:29 122

"Remember that time is money", il sfatuia acum mai bine de doua secole Benjamin Franklin pe un tanar om de afaceri, teorema pe care managerii din zilele noastre pare sa fi uitat cum s-o aplice. Multe din zilele din viata managerilor se rezuma la o serie de activitati neproductive si consumatoare de timp, printre care se numara trimiterea de e-mailuri neimportante, participarea la sedinte fara miza care dureaza ore in sir, convorbiri telefonice, redactarea de documente sau navigarea pe internet.

"In topul activitatilor neproductive as include cu siguranta convorbirile telefonice si e-mailurile legate de subiecte minore, apoi sedintele interne prea lungi. Nu in ultimul rand, internetul, care 'mananca' din timpul tuturor, nu doar al managerilor", sustine Calin Ilie, directorul hotelului Ibis Gara de Nord.

Timpul pare sa fie singura resursa pe care managerii o pot gestiona independent de celelalte in perioade grele pentru companie, ceea ce inseamna ca activitatile interne ale organizatiei ar trebui cu atat mai mult sa o utilizeze mai eficient.

"Sedintele prost conduse si organizate sunt printre hotii de timp cu cel mai mare impact negativ asupra eficientei utilizarii acestei resurse", sustine Adrian Ciocodan, director general al companiei de training si consultanta Smartbox-Active Learning Experiences.

Adesea, intrunirile regulate ale unor reprezentanti ai companiei sunt o simpla activitate de rutina, al carei rezultat este pierderea de timp, atat a sefilor, cat si a celorlalti participanti.

"O mare parte din timpul managerilor este petrecuta in sedinte fara sfarsit sau la care prezenta managerului chiar nu este necesara", spune Dumitru.

Pe langa timp pierdut, activitatile neproductive pe care managerii le deruleaza afecteaza si capacitatea de munca si concentrare a acestora, care se trezesc adesea prinsi intr-o serie de probleme minore, pe care trebuie sa le gestioneze pentru simplul fapt ca nu vor sa delege din responsabilitati.

 

 

70% din e-mailuri sunt neimportante

 

"Foarte multi manageri de top petrec mult timp raspunzand la e-mailuri, in condiitile in care aproape 70% din mesajele electronice pe care le primesc zilnic si la care raspund sunt lipsite de importanta", precizeaza Csaba Gergely, director de resurse umane in cadrul companiei de credite de consum Provident Financial si presedinte al HR Club.

Intreruperile din activitatea de baza pe care o executa un angajat in companie cresc pe masura ce responsabilitatile sale sunt mai mari. De aceea, managerii nu pot sa se ocupe de prioritatile zilnice si sa fie eficienti daca primesc nenumarate telefoane si raspund la e-mailuri neimportante, navigheaza pe internet sau primesc vizite.

"Incetul cu incetul, e-mailul a devenit una dintre cele mai populare unelte de comunicare, iar cu dezvoltarea noilor tehnologii de tip BlackBerry sau smart phones, uneori se asteapta raspunsuri instant la mailurile trimise, o atitudine complet gresita. intrucat se poate pierde foarte mult timp", spune Ana-Cristina Dumitru, PR& Sales assistant in cadrul companiei Von Consulting, care furnizeaza servicii specializate de resurse umane

Cu toate acestea, studiile arata ca, in Occident, angajatii care folosesc internetul si pentru relaxare sunt mai productivi decat cei care nu il folosesc in alte scopuri in afara celor de munca. Oamenii au nevoie de pauze scurte in desfasurarea activitatilor de la locul de munca, pentru

a-si putea mentine un nivel ridicat al concentrarii de-a lungul zilei.

"Angajatii care folosesc internetul pentru divertisment la locul de munca - indiferent daca se uita la videoclipuri pe YouTube, fac cumparaturi online sau se pun la curent cu stirile - sunt cu 9% mai productivi decat ceilalti (atata timp cat nu fac acest lucru mai mult de 20% din timpul pe care il petrec la job)", sustine Yiannis Lagos, managing partner al companiei de consultanta organizationala People First, pe baza rezultatelor unui studiu realizat recent de un profesor de la University of Melbourne.

 

 

Managerul, "bona" pentru ceilalti

 

Din dorinta de a nu repeta greselile din trecut si pentru ca resimt tot mai mult presiunile din piata, managerii au inceput sa comunice mai mult cu clientii si cu colaboratorii, insa se pare ca, de multe ori, aceasta masura a fost prost inteleasa si ineficient aplicata. "Aceasta deschidere duce la dese intreruperi care fragmenteaza activitatea managerilor. E vital ca un manager sa fie accesibil colaboratorilor sai, insa fara o reglementare riguroasa a cadrului in care este posibila aceasta accesibilitate, managerul va sfarsi prin a deveni 'bona pentru ceilalti', in loc sa se manifeste ca un coach", a mai spus Ciocodan.

Managerii simt nevoia de control, mai ales in perioadele dificile pentru companie. De aceea, ei preiau sarcini pe care ar trebui sa le delege subalternilor, ceea ce are ca efect o supraincarcare a liderilor si o scadere a energiei si a motivatiei.

Tot mai multi sefi prefera sa indeplineasca anumite sarcini administrative si adesea liderii sunt cei care redacteaza contracte sau acte aditionale sau care pregatesc prezentarile pentru sedinte.

"Managerii trebuie sa fie constienti ca multitasking-ul nu functioneaza si scade productivitatea", spune Dumitru.

O atitudine gresita a managerilor va duce la reactii de genul "Daca seful nu face nimic, eu de ce-as face?".

Aceasta este atitudinea angajatului care vede ca liderul sau se conformeaza desfasurand niste activitati care inseamna piederi de timp si de eficienta, dar si de bani, care pot fi usor cuantificabile pe termen scurt.

"Mai distructiva si mai greu de controlat este pierderea la nivelul concentrarii, autoritatii si capacitatii de a-si mobiliza echipa. Cu alte cuvinte, lipsa de productivitate a unui manager tinde sa se propage in randul membrilor echipei sale", mai spune directorul hotelului Ibis Gara de Nord.

 

 

Time management, solutie pentru manageri

 

Paradoxal, managerii care reusesc sa isi faca timp pentru managementul timpului in perioade dificile sunt considerati printre cei mai eficienti, sustin specialistii in resurse umane.

"Un principiu Kaizen spune ca asupra oricarei activitati se poate si trebuie intervenit cu imbunatatiri, astfel incat, atat managerii eficienti, cat si cei dezorganizati trebuie sa-si dedice timp pentru a analiza gradul si modul in care isi exercita atributiile manageriale", explica Ciocodan.

Managerii ar trebui sa-si planifice un interval de timp zilnic in care sa nu fie deranjati si in care sa se ocupe doar de sarcinile pe care le au in atributie. De exemplu, liderii ar putea citi e-mailurile numai de doua sau de trei ori pe zi si sa raspunda tot atunci la ele.

"Organizarea casutei postale cu fisiere si etichete este de asemenea foarte utila in eficientizarea adresarii mesajelor", a mai spus Dumitru.

Managerii amana sa ia decizii neplacute sau sa indeplineasca anumite sarcini in aceasta perioada, ceea ce va duce, in final, la o acumulare de probleme care trebuie rezolvate intr-un timp foarte scurt. Acum e timpul ca sefii sa fie mai organizati, sa identifice activitatile pe care le pot delega subalternilor si sa ofere, poate, o recompensa celui care rezolva in cel mai scurt timp o sarcina care a fost amanata prea mult.

"O sedinta scurta, zilnica, de 10-15 minute, ofera managerului posibilitatea sa afle cat de mult a avansat fiecare angajat la sarcinile date sau sa identifice potentialele probleme din timp, nu in ziua termenului limita", a spus Dumitru.

Liderii ar trebui sa analizeze mai bine sarcinile pe care le are fiecare angajat in companie, sa prioritizeze activitatile si sa aiba un focus mai accentuat pe indeplinirea obiectivelor companiei.

 

 

Ce fac liderii si fac bine

 

In ciuda faptului ca pierd foarte mult timp comunicand, se pare ca managerii isi gestioneaza mai bine relatia cu angajatii, intrucat discutiile cu personalul au devenit activitati de rutina in activitatile derulate de sefi.

Specialistii in resurse umane spun ca acest lucru se datoreaza si faptului ca managerii au fost ei insisi pusi in situatia de a nu primi feedback.

"Managerii au reusit sa iasa din paradigma controlului ('sunt aici sa verific daca merge treaba') si sa-si ia in serios responsabilitatea de a-si dezvolta colaboratorii. De aceea, tot mai multi manageri sunt implicati in programe de mentoring sau chiar de training pentru echipele lor", sustine Ciocodan.

Noile tehnologii, folosirea sistemelor de videoconferinta sau aplicatiile software folosite sunt cateva din activitatile prin care managerii pot economisi timp si energie si astfel sa fie mai eficienti pentru companie.

"Timpul dedicat stabilirii si calibrarii obiectivelor afacerii, intalnirile cu clientii, timpul petrecut cu delegarea si motivarea angajatilor-cheie si networkingul sunt printre cele mai productive activitati ale managerilor", conchide Ilie.

 

To do list pentru manageri

  • Time management: raspundetI la e-mailuri doar de 2-3 ori pe zi!
  • Oferiti recompense angajatilor care rezolva rapid sarcinile!
  • Scurtati durata sedintelor interne la 10-15 minute!
  • Prioritizati activitatile importante!
  • Delegati sarcini!
  • Concentrati-va pe obiective!

 

Top 5 activitati neproductive ale managerilor

1. E-mailuri

2. Sedinte interne

3. Convorbiri telefonice

4. Comunicarea pe programe de chat, vizite, internet

5. Redactarea de documente, rapoarte, prezentari PowerPoint

 

 

Top 5 activitati productive ale managerilor

1. Managementul resurselor umane: mentoring si trainig pentru angajati

2. Delegarea si monitorizarea sarcinilor

3. Planificarea strategica

4. Sesiuni de feedback cu angajatii

5. Organizarea activitatii

Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels

AFACERI DE LA ZERO