"Redactarea e-mailurilor este foarte importanta mai ales intr-o multinationala cum este Coca-Cola, noi fiind prezenti in peste 200 de tari. Suntem o organizatie foarte imprastiata geografic, tarile sunt grupate in unitati de business, unitatile de business sunt grupate in grupuri geografice", explica Vlad Bog, capabillity and development director The Coca-Cola Company si director al Coca-Cola University care coordoneaza regiunea Eurasia a companiei.
Asadar, angajatii au proiecte cu geografii extinse in care trebuie sa colaboreze cu foarte multi oameni dintre care pe unii nu i-a vazut vreodata si cu care colaboreaza doar ca urmare a unui proiect.
Cu toate acestea, abilitatea de a comunica bine in scris se bucura de mai putina atentie din partea managerilor decat ar merita, insa uneori acest lucru poate face diferenta intre un manager si altul.
"Abilitatile avansate in domeniu sunt cele care, de multe ori, propulseaza profesional indivizii, sunt cele care fac diferenta dintre un bun profesionist si un bun profesionist pus in valoare si recunoscut ca atare", este de parere Slavita Carmazan, workforce development manager in cadrul grupului APT, care ofera servicii de resurse umane, leasing de personal si relatii publice
Unul dintre lucrurile pe care este bine sa le stim atunci cand redactam un e-mail este ca nu trebuie sa descurajam receptorul si nu trebuie sa-i transmitem acestuia mesaje negative.
"Suntem in locatii diferite. Daca transmiti mesaje agresive, risti sa blochezi o relatie. De asemenea, nu trebuie sa transmiti mai multe idei sau mai multe proiecte intr-un singur e-mail pentru ca pot fi greu de urmarit", explica Cristina Postolache, director general al Skill Team, companie specializata in servicii de resurse umane.
In cele din urma, anumite e-mailuri au un puternic factor motivator, iar a construi motivatia fara a avea in fata persoana cu care comunici este mult mai dificil.
"Inainte e-mailurile erau cu titlu informativ, in prezent acestea capata mult mai multe sensuri si nuante. Este foarte usor, prin folosirea unui anumit limbaj, chiar si printr-o anumita structura, sa faci un e-mail demotivant sau chiar de neinteles", este de parere Bog
In opinia lui Bog, redactarea e-mailurilor face parte dintr-un trend global care se numeste conectivitate.
"In mod automat suntem mult mai conectati prin telefoane mobile si altele, insa trebuie sa stim sa folosim abilitatile de conectivitate pentru ca sa putem duce la indeplinire proiectele sau sarcinile pe care le avem", crede Bog.
Data fiind importanta redactarii e-mailurilor, companiile de training au dezvoltat cursuri care sa ajute angajatii sa-si imbunatateasca aceste abilitati. Grupul APT este una dintre organizatiile care tine un astfel de training.
"Participantii la acest curs pot invata cum sa reduca timpul dedicat redactarii sau prelucrarii de pasaje scrise, vor obtine rezultatele de business dorite cu mai putin efort, vor lucra mai bine cu ceilalti, colegi, superiori sau clienti, vor putea alege cele mai potrivite exprimari de business si isi vor imbunatati imaginea si prestanta profesionala", precizeaza Carmazan despre trainingul de redactare de e-mailuri al companiei.
In esenta, comunicarea scrisa eficienta este orientata catre un scop precis, este generata de nevoia de a actiona si are ca scop obtinerea de rezultate.
"Nu dorim sa existe neintelegeri, ele pot costa timp si bani! Scriem pentru 'cititorul ocupat', prin urmare trebuie sa avem in vedere nevoile lui, informatiile relevante care ii lipsesc, totul in contextul scopului pentru care am ales sa scriem", mai spune Carmazan, precizand ca, in termeni de abilitati, pentru a comunica scris mai bine este nevoie de abilitatea de a structura logic un mesaj, dar si de abilitati sau cunostinte de limbaj, de vocabular, gramatica, claritate, concizie, stil, ton.
Mai mult decat atat, daca vorbim despre e-mailurile tehnice sau de cele profesionale, esentiala este concizia.
"Se intampla de multe ori sa primim niste pagini intregi de text. Este obligatoriu sa scrii titlul e-mailului pentru ca uneori primim e-mailuri fara subiect si nu stim unde sa il cautam apoi. Sunt lucruri de bun-simt pe care fiecare ar trebui sa le stie. Daca ar fi fost batuta moneda mai mult in scoala, ar fi fost mai usor acum, spre exemplu, daca am fi invatat cum sa redactam o scrisoare", spune Carmazan.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
