În contextul cererii relativ constante pe segmentul închirierilor de spaţii de birouri şi al livrărilor de noi clădiri anunţate pentru perioada următoare, proprietarii continuă să fie preocupaţi de atragerea clienţilor. În cele mai multe cazuri (chiar dacă este vorba de extinderea în aceeaşi clădire), chiriaşii negociază cu proprietarul diverse facilităţi pentru noul raport contractual. Acestea constau în sume în numerar, amenajări suplimentare cu specificaţii personalizate pentru noul spaţiu, perioade de scutire de la plata chiriei etc.
Astfel încât, din punct de vedere economic, stimularea chiriaşului pentru alegerea unui anumit spaţiu în clădire poate fi un element esenţial pentru a deveni „oferta câştigătoare“. Aceste stimulente presupun o contribuţie financiară imediată adusă de proprietar. Uneori, aceasta se găseşte în cuantumul chiriei sau în durata contractuală agreată cu chiriaşul; practic, în acest caz proprietarul „creditează“ anticipat chiriaşul, urmând a recupera această investiţie pe parcursul contractului, prin veniturile (superioare) generate de chiria contractată. Alteori, contraprestaţia pe care o obţine proprietarul constă în capacitatea chiriaşului de a mări valoarea dezvoltării prin simpla sa prezenţă în clădirea închiriată (cum ar fi renumele care atrage alţi clienţi în clădire, ocuparea unei suprafeţe care reprezintă mai mult de jumătate din suprafaţa totală a clădirii etc.).
În practica de pe piaţă din ultima vreme regăsim stimulente acordate de proprietar chiriaşului constând în: contribuţie la costurile aferente lucrărilor de amenajare a spaţiului pentru aducerea acestuia la specificaţiile dorite de chiriaş şi/sau perioade de scutire de la obligaţia de plată a chiriei, corespunzătoare perioadei necesare chiriaşului pentru amenajarea şi mutarea în noul spaţiu sau perioade fixe din fiecare an în care sarcinile financiare ale chiriaşului pot fi astfel facilitate.
Cu privire la cea dintâi categorie de stimulente, proprietarul fie îşi asumă execuţia pe propria cheltuială a proiectului „la cheie“, în baza planurilor de amenajare şi a specificaţiilor solicitate de chiriaş, fie se obligă să achite costul unora sau tuturor lucrărilor de amenajare ale chiriaşului (care sunt în plus faţă de specificaţiile standard ale clădirii).
În cea de a doua situaţie, părţile pot agrea ca proprietarul să contracteze el însuşi execuţia lucrărilor de amenajare şi să le predea spre folosinţă chiriaşului, în acest caz obiectul contractului fiind practic spaţiul cu dotări; sau chiriaşul să contracteze execuţia lucrărilor de amenajare, iar proprietarul să suporte costurile (în tot sau în parte, după cum este înţelegerea părţilor), achitând chiriaşului.
O componentă importantă de luat în considerare de proprietari este TVA aferentă proiectului imobiliar dezvoltat: pe de o parte opţiunea de taxare a operaţiunilor de închiriere, pe de altă parte incidenţa taxei pe valoarea adăugată (TVA) asupra diferitelor tipuri de stimulente acordate chiriaşilor precum cele enumerate anterior. Majoritatea proprietarilor optează pentru regimul de taxare cu TVA pentru clădirile închiriate, întrucât în acest mod dobândesc dreptul la deducerea/rambursarea TVA achitată anterior, aferentă dezvoltării clădirilor respective.
În ceea ce priveşte stimulentele în bani achitate direct către chiriaşi, este important de reţinut că plata unor sume de bani între companii nu atrage în mod automat aplicarea TVA. Se supun impozitării cu TVA doar operaţiunile care reprezintă o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, respectiv operaţiunile care implică o legătură directă între tranzacţie şi plata respectivă.
Acceptarea încheierii unui contract de închiriere de chiriaş în schimbul unei contribuţii din partea proprietarului acordată în scopul atragerii acestuia sau în considerarea suportării de către proprietar a costurilor (în tot sau în parte) aferente lucrărilor de amenajare care vor rămâne în proprietatea chiriaşului nu ar echivala cu o livrare de bunuri sau prestare de servicii realizată de chiriaş către proprietar. Nu putem vorbi de o „refacturare” a amenajărilor atâta vreme cât proprietarul nu va dispune de ele.
Se poate discuta totuşi de o prestare din partea chiriaşului dacă proprietarul consideră că prezenţa unui chiriaş într-o clădire îi poate atrage şi pe alţii datorită renumelui respectivului chiriaş sau al suprafeţei ocupate, aspecte care pot influenţa vizibilitatea şi atractivitatea unui complex imobiliar. De exemplu, prezenţa unui chiriaş de renume în cadrul unui mall creează premisele atragerii altora şi poate influenţa astfel gradul de ocupare. Cu cât gradul de ocupare este mai mare, mallul este mai atractiv pentru vizitatori. În aceste condiţii se poate discuta despre o promovare făcută de chiriaş, care ar atrage TVA. Acest concept al chiriaşului de renume poartă denumirea comercială de „chiriaş-ancoră”. Calificarea unui chiriaş drept „ancoră” depinde de foarte mulţi factori care vor fi luaţi în considerare în timpul negocierii comerciale.
Spre deosebire de situaţia premisă menţionată mai sus, în care lucrările de amenajare executate (în tot sau în parte) din contribuţia în numerar a proprietarului vor rămâne proprietatea chiriaşului, există cazuri în care cheltuielile cu lucrările de amenajare sunt achitate direct sau sunt „refacturate” proprietarului, iar acesta din urmă va dispune de ele. În acest caz, lucrările de amenajare vor avea acelaşi regim al TVA cu cel al lucrărilor de construire a spaţiului în forma sa iniţială, iar chiria stabilită contractual va reflecta acordarea dreptului de folosinţă atât asupra spaţiului, cât şi a amenajărilor suplimentare ale acestuia.
În sensul celor descrise mai sus, părţile pot agrea ca proprietarul să execute pe cheltuiala sa lucrări de amenajare a spaţiului în conformitate cu planurile/documentaţia de amenajare furnizate de chiriaş şi să fie predate de proprietar spre folosinţă împreună cu spaţiul. Astfel, proprietarul, pe cheltuiala proprie, realizează şi livrează un spaţiu „la cheie“.
În mod similar, părţile pot agrea ca lucrările de amenajare a spaţiului să fie contractate/realizate direct de chiriaş, dar proprietarul să suporte contravaloarea acestora (inclusiv TVA). Dacă proprietarul va deţine aceste lucrări şi contractul de închiriere prevede acordarea unui spaţiu amenajat chiriaşului, se consideră că chiriaşul „refacturează” costurile către proprietar.
În ceea ce priveşte perioadele de graţie de la plata chiriei, în mod normal acestea sunt măsuri de stimulare a activităţii economice luate de proprietar. De cele mai multe ori, proprietarii implementează o politică de chirie-gratuită cu toţi chiriaşii, pe baza unor criterii stabilite de proprietar în funcţie de fiecare contract şi abordate în negocierile comerciale. Din punctul de vedere al TVA, realizarea de operaţiuni fără plată nu ar atrage impunerea de TVA atâta vreme cât proprietarul poate demonstra că operaţiunile sunt realizate în strânsă legătură cu derularea activităţii sale economice. În acest sens, proprietarii ar trebui să poată demonstra criteriile luate în considerare şi modul în care o astfel de politică de gratuitate influenţează în mod pozitiv activitatea, astfel încât aceste operaţiuni să nu aibă consecinţe fiscale. Aceste aspecte sunt adresate frecvent în cadrul inspecţiilor fiscale.
În concluzie, atragem atenţia că particularităţile fiecărei tranzacţii de închiriere recomandă o analiză prealabilă corespunzătoare a regimului juridic şi fiscal aplicabil, precum şi reflectarea în mod clar în contract a tuturor aspectelor relevante.
Avantajul general este cel legat de clarificarea raporturilor şi a conduitei contractuale ale părţilor. Avantajul specific şi imediat, la fel de însemnat, constă în abordarea mai facilă şi corectă în cadrul inspecţiilor fiscale.
