♦ Vedem această „furtună“ a transformării în Vest şi ştim că va ajunge şi în Estul Europei - deja vedem semne în Polonia, au declarat într-un interviu pentru ZF Bálint Rozgonyi, cluster sales manager pentru Europa de Est şi Israel şi Steve Dickinson, solutions architect în cadrul Kodak Alaris ♦ Pe lângă echipamentele de scanare, Kodak Alaris a dezvoltat o soluţie software care orchestrează întregul proces de captură şi procesare inteligentă a documentelor, indiferent de forma lor - pe hârtie sau digitală, care se conectează la modelele AI ale giganţilor Amazon, Google sau Microsoft, pentru a accelera şi automatiza sarcini precum identificarea tipului de documente şi extragerea datelor, pe care apoi le trimite către alte sisteme de business sau roboţi software (RPA)
Modul în care companiile dar şi instituţiile publice din România şi Europa de Est vor procesa volumele mari de documente - fie ele digitale sau pe hârtie - se va schimba dramatic în următorii ani, aşa cum se întâmplă deja în Vestul Europei, odată cu integrarea inteligenţei artificiale (AI) în procese care în prezent sunt derulate în mare parte de oameni, şi care devin din ce în ce mai costisitoare din punct de vedere al timpului şi al costurilor.
„Vedem în Vestul Europei, în Marea Britanie o adevărată «furtună», un val de transformare care va ajunge foarte curând şi aici în regiune. Europa de Est adoptă de regulă la câţiva ani distanţă noile tehnologii, dar este clar că tot ce vedem pe pieţele vestice ajunge să fie adoptat şi aici, fie prin intermediul subsidiarelor marilor companii fie pentru că firmele văd lucrurile noi făcute de competitori şi atunci le adoptă şi ele pentru a-şi rezolva problemele“, a declarat într-un interviu pentru ZF Steve Dickinson, arhitect de soluţii în cadrul companiei britanice Kodak Alaris, un spinoff din gigantul Kodak, care oferă echipamente, software şi servicii pentru capturarea şi procesarea documentelor. „Avem deja multe proiecte mari în Polonia, unde guvernul a lansat proiecte importante de procesare digitală a documentelor, şi cred că în anii următori se va ajunge la asemenea proiecte şi în România“, a adăugat el.
Pariind că lucrurile vor evolua în această direcţie pe plan local, MGT Educational, distribuitor de soluţii şi echipamente profesionale audio-video şi IT, activ de peste 20 de ani pe piaţa locală, care este partener al Kodak Alaris, a adăugat în portofoliu şi soluţia software pentru procesarea inteligentă a documentelor, Info Input. „În calitate de distribuitor Kodak Alaris în România din 2011 (în 2017 devenind exclusiv atât pentru partea de scanere, software de scanare, cât şi centru de service), MGT a adăugat în portofoliul său, pe lângă scanerele de documente Kodak Alaris şi soluţia software de procesare inteligentă a documentelor Info Input. Şi în România companiile sunt din ce în ce mai preocupate de eficientizarea proceselor de afaceri, aşa că am considerat că este momentul oportun să începem promovarea soluţiilor inteligente de procesare a documentelor disponibile în portofoliul partenerului nostru Kodak Alaris“, a explicat pentru ZF Violeta Oncică, director de vânzări, MGT Educational.
Integrarea AI va elibera companiile, instituţiile şi oamenii de mai multe etape din procesarea documentelor dintre care unele reprezentau un adevărat coşmar operaţional, cum ar fi pregătirea documentelor pentru scanare - când de regulă un om sau o echipă trebuia întâi să le trieze şi să le aranjeze - toate să fie de un anumit tip, dimensiune, într-o anume ordine. „Oricine lucrează cu documente ştie că una dintre cele mai mari probleme este că trebuie să pregăteşti documentele pentru scanare.“
„Deci, o mulţime de timp este pierdut de oameni a căror sarcină este să spună - acesta este un tip de document, acesta este un alt tip de document, şi care fac totul manual. Ideea din spatele soluţiei noastre Info Input este că utilizatorii nu mai trebuie să-şi facă griji pentru asta, pentru că acest pas dispare şi pur şi simplu utilizatorii doar introduc documentele. Când spun documente - aceste documente pot veni printr-un e-mail, poate fi un PDF care poate include o cerere de la cineva pentru un împrumut, sau poate fi vorba de un scan după permisul de conducere, paşaport, nu ne pasă de acest lucru. Utilizatorii nu mai trebuie să mai separe documentele pentru că sistemul este antrenat să înţeleagă care sunt tipurile de documente şi trece la etapa de extragere a datelor“, a explicat Dickinson.
Rolul cheie jucat de tehnologia AI este că intervine în această zonă de clasificare a documentelor, de înţelegere a tipului de document şi de recunoaştere a datelor fie că ele sunt tipărite sau scrise de mână. „Noi învăţăm sistemul sau îi spunem, îi dăm reguli pentru a spune ce face ca un document să fie o factură, un paşaport, sau un formular. Şi avem la dispoziţie inteligenţa artificială şi învăţarea automată pentru a ne ajuta să facem acest lucru“.
Ceea ce diferenţiază Kodak Alaris pe piaţă este abordarea deschisă, de a le facilita clienţilor integrarea modelelor de AI care li se potrivesc cel mai bine, ei având opţiunea de a trimite documentele spre procesare către Amazon, Abby, Google sau Microsoft sau chiar către toţi cei patru furnizori.
Steve Dickinson, solutions architect în cadrul Kodak Alaris: Avem deja multe proiecte mari în Polonia, unde guvernul a lansat proiecte importante de procesare digitală a documentelor, şi cred că în anii următori se va ajunge la asemenea proiecte şi în România.
„Principalul lucru care ne diferenţiază este că folosim aşa numiţi jucători de tip hyperscale în cloud. Aşadar, este vorba despre Microsoft, Google şi Amazon, cu toate resursele lor masive puse în inteligenţa artificială. Modul în care am creat arhitectura Info Input este că putem valorifica ceea ce au făcut ei acum, dar pe măsură ce aduc noi tehnologii, putem trece foarte uşor şi la aceste noi tehnologii. Cred că acesta este, într-adevăr, punctul nostru unic de vânzare şi nu numai, de fapt, filozofia noastră: dorim să folosim cea mai bună inteligenţă artificială disponibilă. Nu vrem să spunem că trebuie să folosiţi AI-ul nostru. Vrem să folosim companiile care investesc foarte mult în acest domeniu, dar folosim doar ceea ce are sens şi apoi îl integrăm în Info Input, astfel încât să fie disponibil“, a afirmat Dickinson. „Avem şi noi propriile soluţii AI, dar cea mai mare parte a inteligenţei artificiale pe care o folosim provine de la aceste companii dintr-un motiv foarte simplu, şi anume că ei au o mulţime de resurse, au o mulţime de oameni foarte inteligenţi care se ocupă doar de AI. Deci, de ce am încerca să reconstruim ceea ce ei fac deja, când putem doar să le folosim tehnologia?“.
Integrarea mai multor furnizori de soluţii de AI în cadrul soluţiei Info Input le permite clienţilor să testeze care dintre platforme le oferă cele mai bune rezultate, sau chiar să le utilizeze pe toate în paralel. „Vrem să ne conectăm la cât mai mulţi furnizori, pentru că, în cazul inteligenţei artificiale se prea poate ca o soluţie AI de la Microsoft să funcţioneze foarte bine pentru un document, iar AI-ul de la Amazon să funcţioneaze excelent pe un alt document, iar cu soluţia noastră ele pot fi combinate. Principala noastră motivaţie este de a face această platformă disponibilă şi configurabilă şi de a nu face ceea ce au făcut companiile în trecut“.
Rolul jucat de AI tinde să joace un rol central, dar discuţia despre procesarea inteligentă a documentelor începe dintr-un alt moment, de la captura documentelor, care poate avea loc în diferite moduri, spun reprezentanţii Kodak Alaris. Compania s-a separat din gigantul Kodak în anul 2013, preluând toate activităţile de producţie şi vânzare a echipamentelor şi serviciilor de capturare şi procesare a imaginilor şi documentelor.
„De aproape 20 de ani am început să dezvoltăm o aplicaţie client de software de captură prin care scanezi documentul, îl indexezi şi apoi îl trimiţi la alte sisteme business. Iar acum ne concetrăm pe o nouă soluţie, Info Input, care este adaptată cerinţelor de procesare inteligentă a documentelor electronice“, a explicat în interviul pentru ZF Bálint Rozgonyi, Cluster Sales Manager Europa de Est, Israel la Kodak Alaris.
Compania are o poziţie puternică în regiune pe segmentul clienţilor mari, pe segmentul scannerelor de mare capacitate, care pot procesa sute de pagini pe minut. „Sunt responsabil pentru regiunea Europei de Est, care include 22 de ţări. Iar cota de piaţă pentru Kodak Alaris este una bună, suntem foarte puternici mai ales pe segmentul de top al pieţei. Avem cea mai largă gamă de scannere disponibile pe piaţă, de la cele de foarte mare viteză, care pot procesa până la 210 pagini pe minut, până la scannerele care pot procesa 30 de pagini pe minut, dacă privim din perspectiva hardware. În cazul scanerelor de mare capcitate, noi dominăm piaţa, iar în cazul celor de mică putere, există mulţi jucători, dar cota noastră de piaţă creşte de la an la an. Această situaţie este valabilă şi în România. Acesta este momentul în care începem să promovăm şi să impulsionăm în regiune soluţia noastră Info Input“.
„Cred că am fost întotdeauna parte a parcursului digital al companiilor, prin soluţiile de scanare a documentelor pe hârtie, dar acum am realizat că putem să le ajutăm mai mult în acest demers“, a completat Steve Dickinson, solutions architect în cadrul Kodak Alaris.
Info Input este un software de captură a documentelor şi procesare inteligentă, accesibil printr-un browser web, care permite capturarea, extragerea şi distribuirea datelor din diverse surse şi documente şi este gândit să simplifice şi automatizeze procesele de captură a datelor în diverse medii, inclusiv cu dispozitive mobile. În ce situaţii e potrivită o asemenea soluţie?
„Soluţia noastră este foarte eficientă pentru <mail room>, pentru departamentele care gestionează corespondenţa primită, pentru că o preia, o analizează şi o direcţionează către echipa potrivită pentru a lucra la ea, ajutând prin extragerea de date. În prezent tot mai multe documente nu mai ajung pe hârtie ci pe e-mail, dar aceasta nu înseamnă că aceste documente nu trebuie să fie clasificate şi că nu se extrag pentru a fi procesate. Procesarea facturilor este încă unul dintre principalii consumatori ai acestui tip de soluţie la nivel global, deoarece oamenii trimit încă facturile pe hârtie sau, chiar dacă le trimit pe cale digitală, acestea sunt trimise efectiv ca o copie pe hârtie, dar în format PDF. Dar mai avem clienţi din industria de sănătate, unde este nevoie de etichetarea, trierea dosarelor medicale, de extragerea datelor pentru ca acesta să ajungă în dosarele medicale. Avem desigur şi industria financiară, unde, de exemplu, băncile primesc o mulţime de documente, mai multe tipuri de corespondenţă iar ei trebuie să înţeleagă ce documente intră în organizaţie. Deci există tot felul de scenarii în care poate fi folosit Info Input şi tot felul de verticale. Ce pot spune este că provocările pe care le au companiile în România sau în alte ţări din Europa de Est sunt foarte asemănătoare cu problemele din întreaga lume“, a explicat Steve Dickinson. „Practic, soluţia noastră este potrivită în orice domeniu în care se manipulează date, şi unde companiile doresc acum să le gestioneze mai inteligent“.
Info Input are o abordare flexibilă şi în ce priveşte sursele de unde sunt preluate date: de la documente scanate cu echipamentele companiei până la cele digitalizate cu imprimante multifuncţionale de la alte branduri, sau sosite pe e-mail, inclusiv fişiere de tip pdf, word, excel, anumite foldere dintr-un sistem de IT. „Datele pot fi extrase şi dintr-un alt sistem de informaţii de business, sau trimise de pe echipamente mobile“, a spus Dickinson.
Întrebat cât de complexe pot ajunge să fie scenariile în care Info Input gestionează fluxul de documente, Steve Dickinson a dat exemplul unei bănci din Franţa, care foloseşte Info Input pentru a gestiona preluarea mesajelor de e-mail. „Lucrăm cu o bancă din Franţa, unde Info Input se ocupă în principal de gestionarea fluxului de e-mailuril, iar această bancă are sute de căsuţe poştale în care sunt recepţionate mii de e-mailuri. Putem gestiona de la o singură căsuţă poştală până la sute sau mii de căsuţe poştale, fără a fi nevoie de prea multe resurse. Ne pricepem să capturăm documentele pe hârtie dar şi pe cele digitale. Soluţia noastră poate descărca fişierul ataşat, poate citi conţinutul e-mailului, subiectul, tot felul de lucruri de acest gen şi apoi poate lua o decizie privind documentul, unde trebuie să fie direcţionat. Aşadar, pentru această bancă, acesta este unul dintre principalele motive pentru care au optat pentru Info Input, pentru a gestiona e-mailurile“.
Bálint Rozgonyi, cluster sales manager pentru Europa de Est şi Israel: Diferenţa dintre Europa de Vest şi Europa de Est este că aici nu avem resurse proprii, specialişti în software şi arhitecţi, ci ne bazăm pe partenerii din fiecare ţară
Dacă o companie sau o instituţie se decidă să implementeze soluţia cât de mult durează instalarea şi cine o realizează? „O instalare ar putea dura doar o jumătate de zi, apoi urmează configurarea, unde totul depinde de ceea ce doreşte clientul să facă. Pentru procesarea unor facturi pe hârtie, de exemplu, poate dura 10-15 zile. Dar o mare parte din acest timp este adesea alocat de fapt integrării într-un alt sistem. Aşadar, integrarea propriu-zisă este cea care necesită timp, nu configurarea Info Input. În ceea ce priveşte instruirea un curs complet pentru administratori are o durată de trei zile. În momentul de faţă, instalarea noastră tipică durează între 15 şi 20 de zile, iar pentru unele dintre companiile mai mari durează ceva mai mult, dar suntem, de asemenea, foarte bucuroşi să lucrăm cu parteneri precum ETA2U din România“, a afirmat Steve Dickinson.
„Diferenţa dintre Europa de Vest şi Europa de Est este că aici nu avem resurse proprii, specialişti în software şi arhitecţi, ci ne bazăm pe partenerii din fiecare ţară“, a completat Bálint Rozgonyi, cluster sales manager pentru Europa de Est în cadrul Kodak Alaris. „Suntem însă prezenţi pentru a-i sprijini pe parteneri, astfel încât dacă au întrebări în legătură cu instalarea, avem sprijin din partea colegilor din Marea Britanie, din Germania. Deci avem o echipă dedicată de servicii profesionale specializată pentru Info Input“, a completat Steve Dickinson.
Care ar fi lucrurile pe care ar trebui să le ia în considerare companiile atunci când se uită în piaţă pentru a alege o soluţie de capturare şi procesare a documentelor? Steve Dickinson spune că un lucru importamntc are adesea nu este luat în calcul este cel privind numărul de birouri din care lucrează angajaţii şi de unde sunt preluate documentele. „Companiile ar trebui să se gândească unde sunt birourile. Sunt mai multe în România, sau unul e în Manila şi altul în India? Dacă o companie are multiple birouri din care funcţionează un aspect cheie este ca soluţia să fie una centralizată pe un server şi accesibilă uşor de oriunde, aşa cum este Info Input. În acest caz ceea ce configuraţi pentru un birou este disponibil automat peste tot în altă parte şi, dacă trebuie să schimbaţi ceva, toate aceste modificări pot fi replicate instantaneu pentru toată lumea. În cazul Info Input important este că licenţele sunt achiziţionate în funcţie numărul de utilziatori care lucrează în paralel: dacă doar 10 persoane trebuie să se conecteze în acelaşi timp, este nevoie doar de 10 licenţe. S-ar putea să fie 100 de persoane care să folosească sistemul, dar dacă doar 10 folosesc sistemul simultan, doar 10 licenţe sunt necesare. Dar gestionarea sistemului este foarte importantă, şi adesea acest lucru e trecut cu vederea. Cu Info Inputeste necesar doar un browser, deci poate fi accesat şi de pe sisteme <thin client> precum cele Citrix, care nu sunt cu adevărat un computer. Este foarte uşor de asemenea pentru un partener să ofere asistenţă unui client, deoarece, în trecut, trebuia să meargă la fiecare birou pentru a actualiza ceva, în timp ce acum acest lucru se poate face de la distanţă şi de pe server, ceea ce este foarte eficient din punct de vedere al costurilor“.
