În 1726, în timpul unei lungi călătorii de la Londra la Philadelphia, un tânăr tipograf a avut ideea de a folosi un carneţel de notiţe pentru a-şi concentra sistematic efortul de a deveni un om mai bun. El a pornit de la 13 valori, inclusiv industria, justiţia, liniştea şi cumpătarea, iar planul său era să se focuseze pe fiecare în parte, într-un proces continuu de perfecţionare, marcând eşecurile cu un punct negru în jurnalul său. Jurnalul cu „virtuţi” a funcţionat, iar punctele sale negre au devenit din ce în ce mai rare.
Benjamin Franklin şi-a păstrat obiceiul pentru tot restul vieţii. Franklin a inventat ochelarii bifocali, o sobă- una dintre cele mai faimoase invenţii ale secolului; a dovedit că fulgerul era o formă de electricitate, inventând apoi paratrăsnetul; el a creat prima diagramă ştiinţifică a Curentului Golfului. A înfiinţat o bibliotecă, un detaşament de pompieri şi un colegiu. De asemenea, acesta a fost general al Poştei şi ambasadorul SUA în Franţa, ba chiar preşedintele Consiliului local din Pennsylvania.
Cu toate astea, această personalitate avea o slăbiciune sau cel puţin aşa credea. A treia sa virtute era „Ordinea”. „Fă în aşa fel încât toate lucrurile tale să aibă locul lor; dă-i fiecărei părţi din businessul tău timpul de care are nevoie”, a scris el. În timp ce toate celelalte virtuţi erau stăpânite, una câte una, Franklin nu a reuşit niciodată să aibă biroul sau jurnalul său în ordine, scrie FT în ediţia de weekend.
„Planul meu de a păstra Ordinea mi-a dat cele mai mari bătăi de cap”, reflecta el şase decenii mai târziu. „Greşelile mele în acest sens mă irită atât de mult şi am făcut un progres atât de mic în ceea ce priveşte acest aspect. Am avut atât de multe recidive, încât am fost la un pas să renunţ la încercare”. Observatorii sunt de acord. Unul dintre ei a descris cum vizitatorii lui Franklin „erau uimiţi să vadă lucrări importante aruncate neglijent peste tot pe masă şi pe podea”.
Franklin a fost o persoană dezordonată toată viaţa sa, în ciuda celor 60 de ani în care a încercat să se schimbe, rămânând convins de faptul că doar dacă ar fi putut să înveţe cum să fie ordonat, ar fi putut deveni o persoană mult mai productivă, cu şi mai mult succes. Însă orice străin poate ajunge la concluzia că este absurd să gândeşti că o astfel de viaţă „bogată” ar fi putut ajunge şi mai îmbogăţită prin respectarea cu sfinţenie a unei asemenea reguli, respectiv crearea unui spaţiu de depozitare, potrivit FT.
Franklin se păcălea pe sine. Însă eroarea sa este ceva comun; cu toţii avem lucrurile organizate în minte, admirându-ne atunci când păstrăm ordinea într-un birou sau simţindu-ne incomod atunci când nu facem asta. Chiar dacă Franklin nu şi-a recunoscut asta niciodată, poate exista un tip de „magie” în dezordine.
De ce este atât de dificil să păstrăm lucrurile în ordine? Un indiciu se poate afla într-unul dintre motto-urile lui Franklin şi anume acela: „Fă în aşa fel încât toate lucrurile tale să aibă locul lor...”. Iar acesta este un lucru care pare să aibă sens. Oamenii tind să aibă o memorie spaţială excelentă. Problema este că viaţa modernă de la birou ne pune în faţa unui flux continuu de documente care ajung nu doar prin intermediul poştei, ci şi prin intermediul social media. Care sunt „spaţiile”, fizice şi digitale pentru toate acest flux de documente?
Aşezarea documentelor pe baza unor categorii de orice fel este un proces mult mai greu decât pare, mai ales atunci când trebuie să clasăm fiecare e-mail pe care l-am primit în ultima oră, creând foldere cu informaţii:
a) De la şef
b) Plictisitoare
c) Care conţin programarea unor întâlniri
d) Trimise întregii companii
e) Urgente
f) Plângeri
g) Personale
h) Despre rapoartele anului precedent etc.
Din păcate, multe dintre aceste e-mailuri ar intra în mai multe categorii şi în timp ce încerci să le grupezi într-o ordine perfectă, ele tot nu se vor potrivi.
Atunci când vine vorba despre hârtia actuală, există întotdeauna următoarea abordare, inventată la începutul anilor `90 de către Yukio Noguchi, profesor la Universitatea Hitotsubashi din Tokyo şi autor al mai multor volume printre care „Super Organised Method”. Acesta nu încearcă să clasifice nimic.
În schimb, el îşi pune fiecare document primit într-un plic mare, după care notează conţinutul pe marginea plicului şi îl aşează pe un raft, la vedere.
Însă acum urmează partea „ingenioasă”: de fiecare dată când foloseşte un plic, Noguchi îl aşează pe partea stângă a raftului. Cu timpul, documentele recent folosite nu se vor încurca niciodată cu cele din partea stângă. Pentru a găsi un anumit document, el nu trebuie să se gândească decât când l-a văzut ultima dată. Este un sistem care ocupă spaţiu, dar care poate fi folosit pentru organizarea lucrurilor.
Cercetătorii de la Universitatea din Minnesota au ajuns la concluzia că haosul din biroul unor persoane indică faptul că sunt concentraţi asupra lucrurilor care sunt într-adevăr importante, nu că sunt dezordonaţi. Mai mult, psihologii spun că un mediu haotic este un mod perfect pentru a ne stimula creativitatea şi pentru a ne ajuta să dezvoltăm noi idei.
