CAPSULA DE BUSINESS. Tudor Ionescu, CBRE: Un birou reuşit e un hub de interacţiuni şi experienţe umane pe care tehnologia nu le poate suplini

Pandemia ne-a făcut conştienţi de rolul biroului în a pune pe tapet subiectul work from home, crede Tudor Ionescu, cel care conduce departamentul de consultanţă şi tranzacţii în cadrul companiei de consultanţă imobiliară CBRE. Mai exact, el se ocupă departamentul de office în companie.

„Work from home nu e un subiect nou, dar a fost pus pe tapet de către pandemie. Erau companii care implementaseră acest sistem, dar şi unele care nu îl foloseau“, spune executivul, care la bază e arhitect.

Înainte de pandemie, în medie 3% din salariaţii din SUA lucrau de acasă, pe când în UE media era la 5%. În România doar 1% dintre angajaţi optau pentru work from home, însă după pandemie ponderea ar putea urca la 10%, adaugă Tudor Ionescu.

„Am făcut un studiu în ţările din regiune şi am descoperit că lumea vrea să aibă opţiunea de a lucra de acasă. În prezent suntem în pandemie şi atunci se optează pentru acest sistem, pentru că prevalează sănătatea şi siguranţă oamenilor. În perioada postpandemie însă nevoia de interacţiune va duce oamenii înapoi la birouri. Totuşi, cifrele probabil vor creşte în ceea ce îi priveşte pe cei care lucrează de acasă.“

El spune că în primele luni de pandemie, când economia era în lockdown, CBRE a organizat o serie de întâlniri pe zoom cu

3-4 CEO din companiile partenere. Ce au relevat aceste întâlniri e faptul că angajaţii cu experienţă s-au adaptat mai uşor situaţiei de a lucra de acasă. Cei tineri, aflaţi la început de drum şi care se aflau în plin proces de învăţare, au găsit această perioadă ca fiind foarte dificilă. Procesul de învăţare e dificil de la distanţă.

„Partea bună a acestei perioade e că a fost un examen de agilitate şi tehnologie pe care l-am trecut cu brio. Am făcut un salt de aproximativ doi ani şi vorbesc aici de oameni indiferent de vârstă sau specificul jobului.“

Principala problemă în această perioadă e lipsa interacţiunii sociale. La aceasta se adaugă şi condiţiile improprii de muncă acasă. La birouri angajaţilor le e asigurată ergonomia, cantitatea necesară de aer proaspăt, de lumină naturală sau artificială, spune Tudor Ionescu.

„Toate acestea sunt calibrate de specialişti. La polul opus, puţine sunt cazurile când acasă oamenii au scaun ergonomic sau cameră dedicată. Ce s-a întâmplat în pandemie e că s-a pierdut echilibrul muncă-viaţă privată.“

Biroul, spune el, e o platformă de interacţiune. De aceea, un birou reuşit pe viitor, ca şi astăzi de fapt, e un hub de interacţiuni şi experienţe umane pe care tehnologia nu le poate suplini.

„Eu, ca arhitect, mă ocup ca să existe spaţiul pentru interacţiuni. Biroul nostru, al CBRE spre exemplu, unde lucrează 100 de oameni, a fost gândit atât pentru salariaţi, cât şi pentru clienţi. Când vine un client la noi îl ghidăm către o sală de pitch, închisă ermetic, echipată tehnic, unde îi arătăm ce putem face. Apoi îl plimbăm prin birourile noastre.“

În ceea ce priveşte salariaţii, în zona de intrare, cea natural zgomotoasă, a fost amenajat un spaţiu de cafea. Apoi, a fost creionată o insulă în jurul acestuia, cu muzică şi zona de bucătărie. Apoi, zona de birouri e cea liniştită, care însă nu e separată total. Oamenii văd ce se întâmplă în zona de intrare, dar nu aud.

„Contează foarte mult biroul. Înainte biroul era definit ca un scaun şi o masă. Acum contează echipa, compania, biroul ca spaţiu total, clădirea în care e amplasat, zona înconjurătoare. Toate aceste aspecte contează şi vor conta şi pe viitor.“

Oamenii nu îşi ajustează modul de lucru pentru a se adapta într-un spaţiu, ci invers. Un birou reuşit e acela unde alegi să vii, deşi ai toate opţiunile deschise.

Tudor Ionescu spune că acum lucrează la mai multe proiecte. Unul este pentru o companie din domeniul energiei pentru care oferă consultanţă asupra modului de a lucra.

„E un proces amplu de change management, ceea ce înseamnă că alegem tipul de mobilier, decidem modul de a-i aşeza pe oameni, tehnologia folosită. Avem workshopuri cu toţi cei implicaţi şi le explicăm cum funcţionează. E un job mai mult social şi mai puţin arhitectural.“

Tot change management e atunci când o companie îşi schimbă sediul. Atunci îi implici pe angajaţi în schimbare, de la amenajare la a organiza turul clădirii sau al zonei alături de ei.

Un alt proiect la care executivul lucrează acum e unul de workplace consultancy. Astfel, a făcut o analiză şi a descoperit că era nevoie de extinderea spaţiului. Brokerii din companie au găsit deja soluţia, iar el le-a creionat planul noului birou şi le-a dezvoltat un nou concept.

„Echipa de project management e deja în acţiune, şantierul începe curând, iar ţinta pentru 2020 e să fim gata.“

Tudor Ionescu lucrează de patru ani pentru CBRE, alăturându-se echipei pentru a fi consultant pe zona de spaţii de birouri. El compune conceptul şi lucrează apoi cu un birou de arhitectură.

„Eu păstrez relaţia cu clientul şi cu contractorul sau arhitectul, sunt un filtru între ei, le traduc informaţiile. Domeniul de workplace consultant nu era definit, jobul l-am creionat eu.“

Astfel, el setează birouri pentru companii. Descoperă întâi cum funcţionează compania, cum lucrează oamenii, ce tip de muncă fac şi ce vor de la un birou. Pentru asta organizează workshopuri, interviuri şi pe baza unor softuri creionează profilul fiecărui angajat.

„Nu există o reţetă, setez birourile în funcţie de nevoie. Nu toate companiile spre exemplu au nevoie de săli de întâlnire.“ Pentru un proiect durează partea de descoperire şi analiză 1-2 luni, pentru o companie mică şi medie şi până la şase luni pentru una mare. Apoi şantierul poate ţine şi el de la două la şase luni, în funcţie de ce ai de făcut. 

Când inovaţia se alătură iniţiativelor de business locale, au loc marile revelaţii.

Nespresso împreună cu Ziarul Financiar cartografiază mediul de lucru din companiile româneşti şi creează împreună subiecte de conversaţie pentru momentele de cafea.