În relaţia cu furnizori companii mai mari, IMM-urile au prevederi contractuale relativ stricte, respectiv plătesc produsele în avans sau la livrare. Astfel, procesul reglementat de mecanismul e-factura, care trebuie să simplifice lucrurile la nivel de administrare a business-ului, aduce în acest moment blocaje pentru IMM-uri, dar şi costuri suplimentare pentru administrarea financiar-contabilă a tranzacţiilor. Companiile mari nu trimit la timp e-Facturile (în cele 5 zile prevăzute de lege), neavând încă puse la punct procese solide. Din aprovizionările unui restaurant cu rulaje de 500000 euro putem estima că 30% sunt în afara legii din punct de vedere e-Factura. Impactul în activitatea operaţională, dificultăţile de a controla achiziţiile, stocurile, plăţile, corectitudinea situaţiilor financiar-contabile, mobilizează resurse suplimentare, fără a crea plusvaloare, doar pentru control repetat al tranzacţiilor.
De ce se întâmplă acest lucru? Un exemplu foarte uşor de înţeles şi cu impact este piaţa restaurantelor şi achiziţiile derulate de acestea.
- Companiile recepţionează produse zilnic, pe baza comenzilor şi a facturilor transmise prin modalităţile "vechi", clasice (facturi pe email sau predate fizic cu bunurile, cu semnătura pentru recepţie).
- Procesarea recepţiilor se face "provizoriu" pe baza documentelor primite în afara sistemului e-Factura, întrucât suntem obligaţi să asigurăm continuitate în operaţional, să avem stocuri actualizate şi să funcţionăm la nivel de gestiune, în mod corect.
- În acelaşi timp, suntem "în culpă" deoarece nu respectăm prevederile legale referitoare la e-Factura şi putem în orice moment să primim amendă egală cu 15% din valoarea facturilor înregistrate în afara e-Factura.
- Pentru a avea o relaţie de continuitate cu furnizorii, de care sunt relativ dependente, companiile fac plăţile în timp real, din nou, fiind în afara legii. În relaţia cu un furnizor mai mare, argumente de genul "nu plătesc până nu primesc e-Factura" nu au niciun efect pozitiv. Doar sincope în aprovizionare.
Cu toate costurile suplimentare asumate pentru conformare şi control, IMM-urile sunt într-o situaţie complexă, întrucât nu au pârghii de control şi corecţie pentru acest tip de situaţii, dar au riscuri mari la nivel de sancţiuni, cu impact deloc de neglijat în rezultatele financiare. O soluţie teoretică este selecţia furnizorilor. Dar acesta este un proces dificil, limitat, şi este în afara logicii de business să se facă cu prioritate pe baza de criterii de tip conformare e-Factura şi nu pe principii economice, de negociere a condiţiilor contractuale tip preţuri, volume, termene de livrare şi plată.
Reglementări:
Se va aplica amendă de 15% din valoarea facturii:
- Pentru emitentul care nu transmite factura către beneficiar folosind sistemul RO e-Factura.
- Pentru destinatarul care primeşte şi înregistrează factura B2B emisă de operator economic stabilit în România, prin alte mijloace decât sistemul RO e-Factura.
Se va aplica amendă pentru încălcarea termenului de transmitere a facturii electronice prin e-Factura în termenul de 5 zile calendaristice:
- 5.000-10.000 lei - persoanele juridice contribuabili mari
- 2.500-5.000 lei - persoanele juridice contribuabili mijlocii
- 1.000-2.500 lei - celelalte persoane juridice şi persoanele fizice.
La aplicarea acestor amenzi, furnizorul poate fi sancţionat de două ori pentru aceeaşi faptă, contrar principiului „non bis in idem”. La rândul său, cumpărătorul poate fi sancţionat (cu 15% din valoarea facturii) deşi poate că are motive legitime, legate de desfăşurarea activităţii sale şi de gestionarea patrimoniului său, să înregistreze în contabilitate o factură primită prin e-mail, de exemplu, de la furnizor, în condiţiile în care el nu poate controla obiectiv trimiterea facturii electronice de către furnizor.
Ioana Arsenie este strateg financiar şi consultant fiscal la Trusted Advisor Strategy & Finance.
