Într-un peisaj profesional marcat de flexibilitate şi redefinirea normelor de lucru, tot mai mulţi angajaţi aleg să revină la birou nu din obligaţie, ci pentru că găsesc acolo un plus de valoare. Prezenţa fizică capătă sens atunci când spaţiul de lucru devine un catalizator al interacţiunilor autentice, oferă un mediu care susţine productivitatea reală şi deschide accesul la învăţare, mentorat şi colaborare directă.
Din această perspectivă, pentru companii, provocarea nu mai este să impună revenirea, ci să creeze un context în care biroul devine un spaţiu dorit, care contribuie la bunăstarea angajaţilor şi la consolidarea culturii organizaţionale, arată o analiză a Colliers.
Astfel, în 83% din timp, mai puţin de jumătate dintre angajaţi se află simultan la birou, notează raportul „ransforming Offices into Magnets for Talent, publicat recent de Colliers, care analizează date din 144 de birouri din întreaga lume, inclusiv din România.
Analiza menţţionează că un birou devine cu adevărat „vibrant” atunci când este ocupat în proporţie de 50% până la 85%, acesta fiind intervalul ideal în care se creează un echilibru între activitate, interacţiune şi flexibilitatea spaţiului de lucru. Sub acest prag, biroul riscă să fie un loc „tăcut”, lipsit de energie, dinamism şi legături umane, exact acele elemente care defineasc un spaţiu în care oamenii lucrează împreună. În astfel de condiţii, angajaţii sunt mai puţin tentaţi să revină fizic la birou, iar spaţiul îşi pierde rolul de sprijin pentru colaborare şi sentimentul de apartenenţă.
Potrivit Colliers, ceea ce face un birou relevant nu este doar câţi oameni îl folosesc, ci cum îl folosesc, în ce momente şi cu ce scop.
„Angajaţii nu revin la birou doar din obligaţie, ci atunci când simt că prezenţa fizică le aduce valoare prin interacţiuni autentice, un mediu care susţine munca eficientă sau oportunităţi de învăţare şi colaborare. Un birou gol nu creează cultură. Pentru ca spaţiul fizic să devină un catalizator al colaborării, este nevoie de prezenţă constantă şi activitate vizibilă”, explică Daniela Popescu, Director Î Tenant Services & Workplace Advisory la Colliers.
Începând cu a doua parte a anului 2024 se remarcă o tendinţă clară, deşi prezenţa la birou este în creştere lentă, în zilele în care vin, angajaţii aleg sa rămână mai mult timp la birou.
Ei nu mai vin pentru a bifa o prezenţă formală, ci pentru activităţi cu sens, precum brainstorming-uri, întâlniri de echipă, sesiuni de învăţare sau proiecte în care interacţiunea directă face diferenţa.
„Le recomandăm companiilor să regândească spaţiile de birouri nu doar ca locuri de muncă, ci ca destinaţii care stimulează colaborarea, creativitatea şi conexiunea, spaţii în care prezenţa devine o alegere firească, nu o cerinţă dictată”, adaugă Daniela Popescu.
Cel mai important factor care îi determină pe angajaţi să revină la birou este existenţa unui spaţiu de lucru disponibil din care lucrează în ziua respectivă. Acest element simplu, dar esenţial, poate creşte prezenţa fizică cu până la 1,3 zile pe săptămână. De asemenea, o rutină clară, cu un program hibrid stabil şi predictibil, contribuie la revenirea constantă la birou, adăugând în medie 1,1 zile în plus pe săptămână. Un alt element - cheie este comunicarea din partea managerului direct. Atunci când acesta exprimă clar aşteptarea ca echipa să lucreze din birou, angajaţii tind să răspundă pozitiv, prezenţa crescând în medie cu 0,9 zile pe săptămână.
În schimb, beneficiile clasice, cum ar fi masa gratuită, cafeaua bună sau alte mici atenţii, nu mai cântăresc prea mult în decizia angajaţilor de a reveni la birou. Ce influenţează cu adevărat prezenţa sunt aspecte practice, precum uşurinţa cu care pot ajunge la birou, echilibrul dintre viaţa personală şi cea profesională sau cât de bine reuşesc să lucreze de acasă. Cu alte cuvinte, angajaţii vor reveni în măsura în care biroul le oferă o experienţă mai bună decât ceea ce au deja în mediul lor de lucru de acasă.
În România, concluzionează consultanţii Colliers, tot mai multe companii îşi regândesc modul în care folosesc spaţiile de birouri. Pe o piaţă aflată în schimbare, unde este necesar un echilibru între costuri, flexibilitate şi cultura organizaţională, biroul fizic poate rămâne un element-cheie al identităţii companiei, dacă este folosit cu sens. Nu ca o obligaţie impusă, ci ca un loc în care angajaţii aleg să vină, pentru că simt că le oferă valoare, conexiune şi sprijin real în activitatea de zi cu zi.
Potrivit datelor departamentului de administrare a proprietăţilor din cadrul Colliers, lider pe piaţa de profil din Romania, cu un portofoliu de clădiri de birouri de peste jumătate de milion de metri pătraţi, gradul de ocupare mediu al birourilor a depăşit 50% încă din 2024, dar se află mult sub valorile dinaintea pandemiei.
