Costurile pe care le presupune un singur automobil pot varia în funcţie de preferinţele proprietarului, însă în cazul unei flote, de cinci, zece sau chiar zeci de automobile orice detaliu care poate părea irelevant la început poate însemna diferenţa dintre profit şi pierdere la finalul anului.
Sfatul 1: Alege configuraţia maşinilor şi finanţarea în funcţie de nevoile companiei
În cazul unei firme, totul începe de la achiziţie. Trebuie identificat automobilul care acoperă cel mai bine cerinţele angajaţilor sau ale companiei şi pentru care se poate obţine cel mai bun preţ, dar şi cea mai bună finanţare. În acest caz, finanţarea poate fi mai importantă decât preţul de achiziţie. De asemenea, o soluţie o reprezintă leasingul operaţional, însă în acest caz perioada contractuală este limitată la 57 de luni sau aproape cinci ani, însă cele mai multe contracte se încheie pe trei sau patru ani, după care maşina este returnată companiei de leasing. Cine doreşte să utilizeze acelaşi automobil pentru o perioadă mai lungă poate opta pentru leasing financiar şi contract de mentenanţă pentru flote – fleet management.
De asemenea, garanţia automobilului este foarte importantă, deoarece în această perioadă nu vor exista costuri suplimentare cu reparaţiile.
Sfatul 2: Şoferi mai buni înseamnă costuri mai mici pentru companie
Costul cu o flotă este reprezentat în mare parte de costul combustibilului alături de eventualele incidente în trafic. O tamponare înseamnă un automobil imobilizat care nu produce, dincolo de costuri mai mari cu asigurările RCA şi CASCO. Din acest motiv, tot mai multe companii investesc în programe de pilotaj defensiv, unde angajaţii companiei învaţă să conducă mai economic şi preventiv pentru a putea anticipa şi evita incidentele în trafic. Mai ales în cazul firmelor de curierat, catering, distribuţie, orice automobil imobilizat chiar şi pentru o zi înseamnă scăderea nivelului serviciilor şi presiune mai mare pe ceilalţi angajaţi.
Sfatul 3: Contractele pe termen lung pentru combustibil vin cu preţuri avantajoase
Evoluţia preţului combustibilului poate însemna costuri mai mari sau mai mici cu flota. Din acest motiv, încheierea unui contract cu un furnizor, fie el o reţea de staţii de alimentare sau o companie care emite carduri de combustibil, poate aduce o reducere şi mai mare a costurilor. La prima vedere diferenţele nu sunt mari, însă un automobil care efectuează livrări poate consuma lunar peste 200 de litri de combustibil, iar o flotă de zece, 2.000 de litri, iar o diferenţă de 50 de bani la litru poate aduce economii anuale de aproape 2.700 de euro în cazul a numai 10 maşini.
Sfatul 4: Optimizează managementul flotei cu ajutorul aplicaţiilor
Foarte important de monitorizat într-o flotă sunt datele de expirare pentru ITP – inspecţia tehnică periodică, asigurări RCA şi CASCO, dar şi rovignetă. Orice depăşire poate însemna un cost suplimentar reprezentat de amendă.
Dincolo de metodele „tradiţionale” de optimizare a costurilor cu flota, cele mai noi soluţii vin din sfera IT&C, soluţii care permit o monitorizare mult mai atentă a maşinilor.
Aplicaţiile de management al flotelor auto, ce localizează şi monitorizează prin GPS flotele auto, vin cu avantajul că pot fi adaptate oricărui domeniu de activitate, fiind sisteme care pot fi instalate rapid şi care nu necesită instalarea de echipamente suplimentare sau interacţiunea cu un service auto.
Soluţiile IT oferă monitorizarea maşinilor companiei, rapoarte despre rutele parcurse, precum şi notificări specifice cu privire la expirarea ITP, asigurare, revizii, contribuind astfel la creşterea productivităţii afacerii. De asemenea, sistemul poate monitoriza motorul, dacă este pornit sau nu, poziţionarea maşinii într-o anumită zonă - util mai ales în cazul firmelor de curierat, istoricul sarcinilor şoferilor, numărul de ore conduse, conducerea în afara orelor de muncă sau călătorii neautorizate şi, foarte important, consumul de carburant etc.
Dacă în cazul unui singur automobil sau a două maşini toate problemele legate de organizare se pot gestiona mai uşor, tot ce depăşeşte trei automobile într-o flotă reprezintă o provocare pentru o firmă.
O soluţie digitală care să permită monitorizarea fiecărui automobil în parte reprezintă una dintre cele mai bune soluţii la care pot apela firmele mici, dar şi companiile mari. Dacă până acum exista un manager de flotă, care încasa lunar un salariu, acum o singură aplicaţie poate gestiona singură toate detaliile şi într-un timp mult mai scurt, ceea ce înseamnă şi o creştere a productivităţii.
Acest articol face parte dintr-o campanie editorială a Ziarului Financiar şi Vodafone despre optimizarea afacerilor de mici dimensiuni. Vodafone Auto Manager este o aplicaţie de optimizare a flotelor auto de mici dimensiuni.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
