Tranziţia către un sistem de lucru hibrid este însoţită de mai multe întrebări: Cum îşi vor păstra angajaţii o prezenţă profesională indiferent de mediul de lucru? Cum vor menţine organizaţiile o cultură colaborativă? Cum vor putea fi gestionaţi angajaţii care lucrează de la distanţă? Cum va fi asigurată incluziunea angajaţilor care lucrează de la distanţă? Cum vor fi implementate instrumentele de care vor avea nevoie utilizatorii de la distanţă? Cum va fi asigurată securitatea şi guvernanţa corporativă?
După multe luni de schimbări şi transformări, un lucru este clar: modul de lucru al viitorului este hibrid. Majoritatea organizaţiilor se aşteaptă ca mai mult de jumătate dintre angajaţi să lucreze de la distanţă, pe termen lung, de aceea vor avea nevoie de tehnologii de colaborare de ultimă generaţie care să susţină lucrul la distanţă.
Cum arată sistemul de lucru hibrid?
Hybrid work sau sistemul de lucru hibrid le oferă oamenilor posibilitatea de a alege unde şi cum lucrează. În acest sistem, angajaţii unei organizaţii pot schimba frecvent locul de unde lucrează, în funcţie de nevoile lor, ceea ce presupune o mai mare capacitate de adaptare a organizaţiilor, fiind mai dificil de implementat. Este un concept diferit de situaţiile în care întreaga organizaţie îşi desfăşoară activitatea de la sediul fizic sau de la distanţă şi va arăta distinct pentru fiecare companie sau organizaţie în parte.
Indiferent, însă, de unde decid să lucreze, oamenii au nevoie să interacţioneze şi să colaboreze la fel de uşor şi în siguranţă, cu aplicaţiile şi terminalele pe care le folosesc în mod uzual. Posibilitatea de a lucra de oriunde a devenit ceva atât de comun, încât ne influenţează în mod direct decizia de a accepta un job nou, de a rămâne la un anumit loc de muncă sau de a-l părăsi.
Flexibilitatea, aşadar, reprezintă un aspect esenţial al sistemului de lucru hibrid, iar angajaţii se aşteaptă să o găsească indiferent de locul de unde lucrează sau de modul în care aleg să îşi desfăşoare activitatea. Cât de des pot lucra angajaţii în acest sistem depinde, desigur, de fiecare organizaţie în parte şi de natura muncii acestora şi responsabilităţile pe care le au.
Încă un motiv pentru care companiile adoptă un mod de lucru hibrid este legat de păstrarea talentelor. În urma unui sondaj Cisco la nivel global, a reieşit că doar 9% dintre angajaţi estimează că vor lucra 100% de la sediul companiilor odată cu reîntoarcerea la birou. Dacă nu vor susţine un model de lucru hibrid organizaţiile nu vor putea atrage şi reţine talentele de care au nevoie pentru dezvoltarea cu succes a afacerilor în viitor.
De asemenea, multe organizaţii care trec la un model de lucru hibrid descoperă că au nevoie de mai puţin spaţiu pentru birouri. Acelaşi sondaj Cisco a constatat că mai mult de jumătate (53%) dintre organizaţii intenţionează să îşi reducă spaţiile de birouri. Cu toate acestea, biroul joacă un rol critic în susţinerea unui model de lucru hibrid.
Crearea unui mediu de lucru hibrid eficient implică multe schimbări structurale, inclusiv redefinirea şi reorganizarea spaţiilor pentru a reduce numărul de birouri fizice şi pentru a include mai multe zone pentru întâlniri, birouri care pot fi folosite prin rotaţie şi spaţii de lucru flexibile. În acest context, tehnologia devine fundamentală pentru stilul de lucru hibrid.
Cum alegem tehnologiile potrivite?
Prin intermediul suitei Webex, Cisco permite tuturor angajaţilor care lucrează în sistem hibrid să beneficieze de aceleaşi oportunităţi, indiferent de aplicaţiile şi terminalele folosite. Soluţiile inteligente de la Webex, pentru birou şi pentru acasă, sunt uşor de gestionat, fiind dotate cu funcţii care răspund nevoilor actuale şi viitoare ale sistemului de lucru hibrid. În acelaşi timp, deoarece angajaţii lucrează de oriunde, cresc riscurile de securitate şi provocările pentru organizaţii. Utilizatorii Webex beneficiază de securitate integrată şi de criptare end-to-end datorită opţiunii de verificare a identităţii.
Seria Webex Desk include mai multe dispozitive inovatoare care îmbunătăţesc experienţa de colaborare, cresc productivitatea şi pot fi adaptate în medii de lucru diferite, conform preferinţelor şi bugetelor utilizatorilor.
Cu Webex Desk Hub, este foarte simplu să transformaţi orice birou disponibil într-un spaţiu personal. Are un panou de control tactil şi oferă întâlniri video şi apeluri telefonice la o calitate remarcabilă, dar permite şi conectarea tuturor echipamentelor de colaborare, cum ar fi cameră video, căşti, monitor, laptop şi telefon mobil. În plus, Webex Desk Hub permite rezervarea unui birou prin intermediul laptopului, legitimaţiei de serviciu sau a telefonului mobil, validând, în acelaşi timp, identitatea utilizatorilor.
Webex Desk Mini permite utilizatorilor să creeze cu uşurinţă un spaţiu de lucru de oriunde. Dispune de un display interactiv de 1080p şi 39,6 cm, cameră HD de 64 de grade, difuzor şi microfoane pentru eliminarea zgomotului de fundal. Este portabil şi ideal pentru a fi utilizat acasă.
Webex Desk este un dispozitiv de colaborare all-in-one, conceput pentru a fi utilizat atât la serviciu, cât şi acasă. Este disponibil la un preţ competitiv pentru un dispozitiv multifuncţional dotat cu funcţii inteligente precum anularea zgomotului, fundaluri virtuale şi recunoaştere facială. Poate fi folosit ca echipament principal, cu care utilizatorii se pot conecta la orice serviciu de întâlniri. Este dotat cu o cameră performantă, microfon şi difuzoare, fiind foarte simplu de configurat, nefiind nevoie de cunoştinţe IT sau tehnice. Utilizatorii îşi pot începe activitatea în câteva minute.
Webex Desk Pro este cel mai avansat dispozitiv de colaborare cu inteligenţă artificială, atât pentru lucrul de la birou, cât şi de acasă. O singură apăsare de buton vă conectează imediat cu colegii aflaţi deja într-o întâlnire. Cu ajutorul unui singur cablu, Desk Pro devine cea mai performantă cameră web. Webex Desk Pro dispune de un ecran 4K, de 27 inch, o cameră de 12 MP, sistem de sunet 3.1 şi microfoane cu funcţie de anulare a zgomotului, oferind o experienţă audio şi video excepţională. Webex Desk Pro este un echipament de birou dedicat persoanelor care comunică intens prin aplicaţiile de video conferinţă şi integrează funcţii inteligente care detectează şi elimină automat zgomotele. Camera integrată în Desk Pro este dotată cu funcţie de recunoaştere facială şi poate fi utilizată pentru numărarea participanţilor dintr-o sală, dar şi pentru autentificare facială. Cu ajutorul funcţiei Intelligent Framing, participanţii la întâlnire sunt detectaţi automat, fiind încadraţi perfect, chiar şi atunci când se deplasează.
Dacă aceste caracteristici erau disponibile anterior doar pentru sălile dedicate de video conferinţe, acum orice încăpere se poate transforma într-o mini-sală de conferinţe şi orice echipă se poate bucura de o experienţă de colaborare mult îmbunătăţită.
Mai mult decât atât, Cisco oferă cea mai extinsă platformă nu doar pentru întâlnirile de business zilnice, ci şi pentru orice eveniment fizic, virtual sau hibrid – de la webinarii, la evenimente şi conferinţe cu mai multe sesiuni. Datorită integrării cu tehnologia Slido, care permite crearea de sondaje, chestionare şi Q&A în Webex Events, cresc semnificativ interactivitatea şi implicarea participanţilor.
Interviuri online securizate. Funcţii pentru combaterea oboselii şi burnout-ului. Integrări cu aplicaţii multiple
Un sistem de lucru hibrid înseamnă şi un acces mai mare la talente, permiţând companiilor să recruteze cei mai buni candidaţi, indiferent de locaţie. Interviurile online prin intermediul platformei Webex sunt securizate, atât în interiorul organizaţiei, cât şi cu partenerii externi.
Funcţiile Webex Collaboration Insights şi People Insights ajută echipele să combată oboseala şi oferă un grad mai mare de confort. Platforma poate livra o serie de statistici legate de modul şi gradul de utilizare al platformei, iar pe baza lor sistemul poate face recomandări, precum reducerea timpului petrecut în conferinţe sau necesitatea introducerii unor schimbări asupra tiparelor de lucru, pentru a evita burnout-ul.
Pentru a veni în sprijinul utilizatorilor care comută între aplicaţii atunci când utilizează Webex, au fost integrate sute de aplicaţii de business. Acestea includ Smartsheet, Hacker Rank, Thrive Reset, Miro, Mural şi multe altele, care sunt disponibile în prezent direct în Webex.
Cum se pot implica departamentele HR, Facility Management şi IT în tranziţia către Hybrid Work
Tranziţia către un sistem de lucru hibrid înseamnă schimbări semnificative la nivelul unei organizaţii, una dintre cele mai importante fiind procesul de achiziţie de tehnologie – de la un proces condus de CIO, la implicarea mai multor departamente cheie: HR, Facility Management şi IT.
Iată câteva recomandări pentru departamentele de HR:
- Implementaţi programe de lucru la distanţă pe termen lung centrate pe flexibilitate, posibilitatea de a alege şi incluziune
- Asiguraţi-vă că utilizatorii de la distanţă au acces la cele mai bune dispozitive care previn oboseala şi promovează colaborarea
- Încurajaţi angajaţii să folosească metode şi capabilităţi eficiente pentru întâlniri, cum ar fi chat, reacţii şi multe altele, pentru a rămâne implicaţi şi motivaţi
- Verificaţi frecvent gradul de confort personal al angajaţilor
- Oferiţi acces la notificări digitale şi la intranet, astfel încât toţi angajaţii să fie permanent la curent cu ultimele noutăţi
Recomandări pentru Facility Managers
- Evaluaţi mediul de lucru astfel încât să construiţi spaţii sigure şi să reconfiguraţi birourile fizice pentru a îmbunătăţi colaborarea în echipă
- Creaţi o combinaţie optimizată de birouri care pot fi folosite în comun de mai mulţi angajaţi, spaţii flexibile şi staţii de lucru dedicate care se potrivesc cel mai bine nevoilor angajaţilor şi spaţiului disponibil
- Creaţi mai multe spaţii de întâlnire cu acces la sesiuni de colaborare video şi partajare de conţinut pentru toţi angajaţii
- Regândiţi designul fizic al sălilor de întâlnire pentru a permite participarea tuturor angajaţilor, indiferent de locul de unde lucrează
- Asiguraţi-vă că angajaţii se bucură de aceeaşi experienţă indiferent de spaţiile de lucru puse la dispoziţie şi de locaţie
Recomandări pentru departamentele IT
- Investiţi în dispozitive inteligente şi tehnologii de colaborare în cloud pentru a asigura sesiuni de colaborare audio-video şi partajare de conţinut de înaltă calitate pentru toţi angajaţii
- Utilizaţi inteligenţa artificială şi instrumente de analiză care oferă angajaţilor şi managerilor o perspectivă mai bună asupra performanţei în muncă şi a gradului de implicare
- Folosiţi instrumente care oferă administratorilor IT control deplin şi vizibilitate
- Permiteţi lucrul de acasă prin intermediul dispozitivelor de înaltă calitate care oferă experienţe fără probleme şi conectivitate perfectă, indiferent de soluţiile de colaborare cloud alese de utilizatori
Cum poţi afla dacă organizaţia ta oferă un sistem de lucru hibrid
Cisco a dezvoltat un instrument simplu care poate oferi un răspuns la întrebarea cât de viabil este sistemul de lucru hibrid implementat deja de o organizaţie, în raport cu alte organizaţii. Evaluarea oferă, de asemenea, un ghid detaliat asupra unor provocări actuale:
- Cum puteţi optimiza munca de la distanţă
- Cum securizaţi şi cum gestionaţi o infrastructură de lucru hibridă
- Cum creaţi o cultură a muncii, incluzivă şi empatică
- Cum aduceţi angajaţii înapoi la birou în siguranţă
De asemenea, în luna iunie a acestui an, Cisco va lansa Hybrid Work Maturity Model, pentru a ajuta organizaţiile să evalueze unde se află în tranziţia către sistemul de lucru hibrid şi ce trebuie să facă pentru a-şi atinge obiectivele. Modelul va fi construit pe baza răspunsurilor oferite de organizaţii din întreaga lume şi din diferite industrii şi va analiza gradul de maturitate al sistemului de lucru hibrid în diferite etape, începând cu organizaţiile care nu şi-au început încă tranziţia, până la cele care au început să-l implementeze şi învaţă din mers, până la organizaţiile care au îmbrăţişat cu adevărat un model de lucru hibrid.
