Noua soluţie digitală, unică în România, pentru gestionarea cheltuielilor de afaceri îmbunătăţeşte experienţa angajaţilor la locul de muncă.
Octavian Trofin este director administrativ şi membru al boardului Colliers International, companie de consultanţă imobiliară. Prin profilul jobului său, ştie care sunt procesele administrative care consumă timpul şi energia angajaţilor în cadrul unei companii. Este cazul procedurii clasice de decont, care implică mai multe departamente şi resurse.
De câteva luni, Octavian şi echipa sa testează beneficiile primului decont digital din România. “Totul este mult mai simplu şi intuitiv acum pentru că ai totul la vedere în aplicaţie. Vezi cât ai cheltuit, care este soldul, există mult mai mult control pe tot procesul”, spune Octavian despre experienţa sa folosind cardul Spendeo.
Decont clasic versus Spendeo
Un proces clasic de decont are mai multe etape care implică şi necesită completarea formularelor companiei, obţinerea aprobărilor de la unul sau mai multe departamente, în funcţie de profilul şi mărimea companiei. Procesul se încheie cu justificarea cheltuielilor de serviciu cu dovezi fizice. Pentru o companie modernă, se dovedeşte a fi un proces greoi, care durează prea mult, nefiind adaptat la nevoile şi rapiditatea actuală din mersul companiilor.
“Primul şi cel mai important avantaj pe care Spendeo îl prezintă este faptul că înlătură grija numeroaselor documente în format fizic. Apoi are un proces de aprobare care este comod, pentru că îţi apare imediat în aplicaţie. Primeşti mail şi vezi că ai de aprobat cheltuieli când cineva face un decont. Este simplu”, povesteşte Octavian, din perspectiva unui om care aprobă zilnic un număr foarte mare de deconturi. Înainte, folosea un card bancar de companie, dar controlul plăţilor nu era optim. “Mi s-a întâmplat să dau cardul de companie şi să nu pot urmări cheltuielile. Cu Spendeo, acest proces este mult mai simplu. Ştiu unde a fost folosit cardul în orice perioadă şi cine l-a folosit”, explică Octavian.
Creşterea productivităţii angajaţilor
La Colliers International a ales, pentru început, carduri nenominale Spendeo, pe care le pot folosi colegi din mai multe departamente. “Vom achiziţiona carduri nenominale, unul pe fiecare departament, pentru fiecare linie de business. Şi atunci îmi va fi clar ce cheltuieli a avut fiecare departament, le voi putea aloca direct departamentului respectiv, astfel că toate cheltuielile vor fi mult mai uşor de urmarit. Angajatul are cardul la el, dacă are nevoie să cheltuiască mai mult decât era prevăzut, cere mai mult din aplicaţie. Cu Spendeo rezolv imediat”, spune Octavian, mulţumit de rapiditatea cu care situaţiile limită de dinainte se rezolvă acum printr-un click.
Prin eliminarea procesului de gestionare a numerarului în companie şi integrarea cu sistemele de contabilitate şi de raportare ale companiei, Spendeo ajută la creşterea productivăţii şi a satisfacţiei angajaţilor datorită procesului uşor pentru decont. Reducerea pierderilor financiare asociate schimburilor valutare, controlul îmbunătăţit şi optimizarea costurilor asupra cheltuielilor efectuate de angajaţi, precum şi raportarea în timp real sunt beneficii care schimbă pozitiv atmosfera din cadrul unei companii. “Este mult mai facil totul”, conchide Octavian.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
