Zilele libere şi perioadele de concedii prelungite testează, mai mult decât orice audit sau raport oficial, calitatea reală a guvernanţei într-o companie. Am trecut deja de minivacanţa de Paşte, urmează cea de 1 Mai, iar vara aduce inevitabil perioada marilor concedii. Organizaţiile solide nu sunt luate prin surprindere în astfel de momente. Într-o guvernanţă serioasă, există o matrice clară a responsabilităţilor, în care fiecare funcţie esenţială are desemnat un back-up, aprobat formal de conducerea executivă sau de board.
Ce ar trebui să se întâmple în companii în aceste perioade şi ce se întâmplă de fapt?
Persoanele cu roluri critice, în special în financiar şi operaţional, ar trebui să aibă programate cel puţin două săptămâni consecutive de concediu. Această practică nu este doar despre refacerea personală, ci şi despre sănătatea organizaţională: absenţa liderului validează continuitatea proceselor şi poate dezvălui disfuncţionalităţi sau riscuri ascunse. În companiile internaţionale in care eu am activat, această regulă este respectată riguros. În România însă, de multe ori, concediile scurte şi fragmentate lasă vulnerabilităţi nevăzute.
Sigur, persoanele-cheie sau cele active în mai multe organizaţii se pot „rupe” mai greu de activitate. Nu este greşit să aloci şi în vacanţă un interval scurt de timp – o oră dimineaţa sau seara – pentru update-uri rapide, atât timp cât această rutină este planificată clar şi agreată cu familia şi prietenii. Astfel, vacanţa rămâne o oportunitate de reconectare şi refacere, nu o sursă de tensiuni. Am întâlnit cazuri în care relaţiile de familie au fost afectate de lipsa delimitării clare între muncă şi vacanţă.
Există şi situaţii în care este necesară o întâlnire online sau un apel de urgenţă, fiindcă proiectele strategice nu iau pauză, iar delegarea completă nu este posibilă. De exemplu, în conformitate cu prevederile legale şi cele interne, un membru de board nu poate delega „votul” decât unui alt coleg membru în board, iar cerinţele de cvorum sunt stricte.
Recunosc că, în trecut, şi eu am greşit şi am permis prea multe interferenţe în vacanţă. În timp, mi-am structurat ieşirile şi vacanţele astfel încât timpul alocat business-ului să nu afecteze viaţa personală. În vacanţă sunt disponibil, dar nu în orice moment. Sunt la curent cu tot ce se întâmplă în companiile unde activez, dar nu instantaneu, „cu ochii în telefon”. Răspund la telefoane, dar nu imediat. Am învăţat că această disciplină nu este un lux, ci o condiţie pentru a performa sănătos pe termen lung şi pentru a rămâne conectat cu cei dragi.
Există şi persoane care postează imagini de la mare, de exemplu, lucrând cu laptopul pe şezlong sau în aeroporturi, pe terase sau la piscină. Nu trebuie să generalizăm: contextul poate determina munca în vacanţă; important este ca, pe lângă buna funcţionare a companiei, sănătatea personală şi relaţiile cu cei dragi să rămână priorităţi. Am întâlnit şi persoane care par să se mândrească că sunt sunaţi în concediu de şefi. Uneori este acceptabil, alteori indică o problemă mai profundă. Unii activează mesajul „out of office”, alţii nu, pentru a rămâne disponibili. Care abordare e mai bună? Eu cred că trebuie să fim transparenţi că suntem în vacanţă, iar ca rezultat, vom avea „interferenţe” doar când este cu adevărat justificat.
Vacanţa nu este doar un drept, este o necesitate! Un lider sau şef de departament care „nu poate lipsi de la birou” pentru că „are prea mult de lucru” semnalează o deficienţă serioasă de management. Lipsa unui succesor de încredere sau incapacitatea de a delega temporar sunt semnale de alarmă pentru orice board vigilent. Liderii care lucrează constant din vacanţă, fără o justificare reală, demonstrează indirect că nu au construit echipe solide şi structuri de delegare eficientă. Într-o guvernanţă matură, concediile liderilor sunt un semn de sănătate organizaţională, nu o vulnerabilitate.
Boardul, eventual prin Comitetul de Nominalizare şi Remunerare, are un rol esenţial în asigurarea succesiunii funcţiilor de conducere şi a respectării politicilor de resurse umane. Într-o companie bine guvernată, boardul ştie exact cine poate prelua atribuţiile-cheie şi intervine activ atunci când structura de suport trebuie ajustată. Sub nivelul conducerii executive, boardul nu trebuie să intervină ca standard, dar dacă sunt observate deficienţe, poate adresa întrebările adecvate şi poate solicita rapoartele relevante – de exemplu, situaţia concediilor neefectuate (în multe companii, chiar şefii sunt campioni la numărul de zile de concediu neefectuat).
În ceea ce priveşte membrii neexecutivi ai boardurilor, pe tot parcursul anului, nu doar în vacanţe, aceştia nu au o obligaţie de prezenţă fizică, dar au o obligaţie continuă de supraveghere, informare şi reacţie, chiar de la distanţă. Ei trebuie să fie disponibili pentru întâlniri ad-hoc, să menţină dialogul cu executivii şi să monitorizeze constant evoluţiile pieţei în care activează firma. Un membru de board nu este un spectator până la şedinţele de board, ci un actor activ, pregătit să intervină la timp.
Din fericire, avem zile libere şi vacanţe! Încrederea în guvernanţă se construieşte zi de zi şi se validează mai ales atunci când birourile sunt goale, dar deciziile bune continuă să fie luate şi nu amânate „până se întoarce şeful”.
Ciprian Lăduncă este Managing Partner LCL Advisory, membru de board in diverse companii şi Preşedinte al Comitetului de Guvernanţă Corporativă AmCham România.
