Opinii

Deloitte: Transformarea digitală: capitalizarea contractelor pentru servicii SaaS (software as a service)

Opinie

Deloitte: Transformarea digitală: capitalizarea contractelor pentru servicii SaaS (software as a service)
29.11.2021, 10:58 134

Contextul pandemic a contribuit suplimentar la accelerarea transformării digitale în mediul de afaceri, aspect care a presupus crearea unei infrastructuri IT care să permită integrarea diverselor soluţii de software pe care companiile le adoptă, menite să amplifice planurile lor strategice. Transformarea digitală este realitatea de astăzi care presupune alocarea unor bugete de investiţi în acest sens şi colaborarea cu experţi care să ajute în procesul de implementare.

Însă, cum se vede transformarea digitală din punct de vedere financiar - contabil? Ce capitalizăm şi ce înregistrăm ca şi cheltuială în contabilitate? Aceasta este o decizie care afectează atât rezultatul operaţional, baza de impozitare calculată pentru determinarea impozitului pe profit, cât şi alţi indicatori economici ai societăţii.

Având în vedere interesul crescut asupra digitalizării, este oportună reamintirea principiile care stau la baza înregistrării acestor tipuri de tranzacţii, respectiv a contractelor de tip SaaS (software as a service), din prisma Standardelor Internaţionale de Raportare Financiară. Aceste principii pot fi folosite şi în sprijinul determinării înregistrărilor contabile conform Ordinul ministrului finanţelor 1802/2014.

Caracteristicile modelelor de furnizare a software-urilor: tradiţional şi de tip cloud

Modelul tradiţional presupune achiziţia de soluţii de tip hardware, aplicaţii şi licenţe software. Acestea sunt protejare de firewall-ul (paravanul de protecţie) propriu, societatea, obţinând controlul asupra IP-ului (Internet Protocol). Pe de altă parte, modelul de tip cloud implică drepturi de acces numai pentru aplicaţia software, soluţiile de tehnologie fiind protejate de firewall-ul furnizorului de servicii de tip cloud, acesta păstrând şi controlul asupra IP-ului.

Tipuri de contracte pentru servicii SaaS – „software as a service

Specific acestor tipuri de contracte este că societatea contractează în substanţă servicii şi nu intenţionează achiziţia sau leasingul de active software. Acest lucru se datorează faptului că, într-un mediu bazat pe servicii de tip cloud, contractul SaaS oferă, în general, dreptul de a primi acces la software-ul aplicaţiei furnizorului de servicii cloud, mai degrabă decât o licenţă prin IP, adică controlul asupra codului software.

Comitetul pentru Interpretări Internaţionale de Raportare Financiară („IFRIC”) a observat că dreptul de a accesa software-ul furnizorului care rulează pe infrastructura cloud a acestuia nu oferă, în sine, societăţii dreptul de a lua decizii cu privire la modul şi scopul în care este utilizat software-ul. Mai mult decât atât, societatea nu are dreptul de a obţine beneficiile economice viitoare din software-ul în sine şi de a restricţiona accesul altora la aceste beneficii.

Un contract care transmite clientului doar dreptul de a primi acces la aplicaţia software nu este nici un contract de închiriere de software, nici un activ software necorporal, ci mai degrabă un serviciu pe care societatea îl primeşte pe durata contractului.

Cu toate acestea, o situaţie în care ar putea exista o imobilizare necorporală pentru o licenţă software într-un aranjament bazat pe servicii de tip cloud este când, la începutul aranjamentului, clientul are dreptul contractual de a intra în posesia software-ului fără costuri semnificative şi este fezabil pentru companie să ruleze software-ul pe propriul hardware sau să încheie un contract cu o altă parte, independentă de furnizorul serviciilor de tip cloud, pentru a găzdui software-ul achiziţionat.

Costuri de configurare şi de implementare

IFRIC a analizat în mod specific modul în care o entitate ar trebui să ia în considerare costurile de configurare şi personalizare suportate în implementarea acestor aranjamente de servicii (SaaS) şi a concluzionat că aceste costuri ar trebui înregistrate în cadrul cheltuielilor în contabilitate, cu excepţia cazului în care sunt îndeplinite criteriile pentru recunoaşterea unui activ separat.  

Se consideră că o companie primeşte un bun software la data începerii contractului dacă contractul conţine un contract de leasing software sau compania obţine altfel controlul software-ului la data începerii contractului.

Într-un acord pentru servicii de tip SaaS, în care furnizorul controlează aplicaţia software la care are acces compania, natura şi rezultatul configuraţiei sau personalizării efectuate stau la baza evaluării dacă configurarea sau personalizarea software-ului are ca rezultat o imobilizare necorporală. De multe ori, compania nu poate recunoaşte o imobilizare necorporală, deoarece nu controlează software-ul, iar acele activităţi de configurare sau personalizare a software-ului nu creează o resursă controlată de societate, separată de software-ul de tip cloud în sine.

Dacă compania nu poate recunoaşte o imobilizare necorporală în legătură cu configurarea sau personalizarea software-ului aplicaţiei, aceasta recunoaşte costurile ca o cheltuială atunci când primeşte serviciile de configurare sau personalizare în conformitate cu contractul între furnizor şi societate.

Însă, există situaţii când aceste configurări se pot capitaliza, în funcţie de rolul acestora şi locul în care sunt făcute. Unele societăţi aleg să-şi păstreze o parte din software conform modelului tradiţional, protejate de propriul firewall, pentru a opera în combinaţie cu noile aplicaţii software din cloud. Aceste aranjamente pot avea ca rezultat modificarea software-ului existent sau dezvoltarea unui nou software local pentru a crea funcţionalităţi suplimentare pentru entitate şi pentru a permite software-ului existent local să se conecteze cu aplicaţiile software bazate pe servicii de tip cloud, adesea denumite module de tip bridge sau interfeţe de programare a aplicaţiilor (API). Pentru a determina dacă societatea trebuie să recunoască codul suplimentar ca imobilizare necorporală, entitatea evaluează dacă codul suplimentar îndeplineşte definiţia unei imobilizări necorporale şi criteriile de recunoaştere din Standardul International de Raportare Financiar 38 Imobilizări necorporale.

O imobilizare necorporală este un activ non-monetar identificabil (definit ca resursă controlată de o entitate) care nu are substanţă fizică, oferă puterea de a obţine în viitor beneficii economice, permite restricţionarea accesului altor persoane la aceste beneficii şi măsurarea costului activului cu acurateţe.

Concluzie

Fiecare aranjament SaaS este unic. Analiza şi determinarea tratamentului contabil adecvat al contractului, precum şi costurile de personalizare suportate pentru punerea în aplicare a acestuia, necesită o analiză semnificativă şi adesea o înţelegerea profundă a anumitor aspecte tehnice ale configuraţiei IT. În general, departamentul financiar nu va putea lua această decizie fără a colabora cu alte departamentele din interiorul companiei, precum departamentul IT, pentru a se asigura că toate informaţiile sunt luate în considerare.

O entitate trebuie să dezvolte şi să aplice, în mod consecvent, o politică contabilă adecvată pentru costurile de configurare şi personalizare suportate în implementarea acordurilor SaaS şi să fie în măsură să explice raţionamentele făcute în aplicarea politicii sale contabile.

Privind în viitor, este importantă dezvoltarea unui cadru practic pentru a sprijini societatea în planificarea viitoarelor aranjamente pentru serviciile de tip cloud şi aplicarea consecventă a politicii sale contabile.

Material de opinie de Corina Dimitriu, Partener Audit, şi Cosmin Păun, Senior Manager Audit, Deloitte România

AFACERI DE LA ZERO