Opinii

Diana Fejer şi Ilinca Iliescu, Reff & Asociaţii: Ce trebuie să ştie companiile despre organizarea adunărilor generale ale acţionarilor în era COVID19

Diana Fejer şi Ilinca Iliescu, Reff & Asociaţii: Ce trebuie să ştie companiile despre organizarea adunărilor generale ale acţionarilor în era COVID19
14.05.2020, 10:42 26

Guvernul a reglementat modul în care societăţile pot convoca şi desfăşura adunările generale ale acţionarilor/asociaţilor (AGA) prin mijloace de comunicare la distanţă, chiar în cazul în care actul constitutiv al societăţii interzice sau nu prevede această posibilitate. Măsura era aşteptată de mediul de afaceri încă de la începutul declarării stării de urgenţă, dat fiind că, în lipsa unui act normativ, societăţile nu ar fi putut să desfăşoare AGA cu respectarea, în acelaşi timp, a măsurilor de distanţare şi a restricţiilor de circulaţie impuse de către autorităţile române.

Ordonanţa de Urgenţă nr. 62 din data de 7 mai 2020 pentru adoptarea unor măsuri în domeniul societăţilor, în vederea desfăşurării reuniunilor organelor statutare (Ordonanţa 62/2020), care permite organizarea AGA la distanţă, a fost publicată în Monitorul Oficial în 8 mai 2020 cu intrare în vigoare la aceeaşi dată.

Actul normativ prelungeşte şi termenul până la care societăţile sunt obligate, potrivit Legii Societăţilor nr. 31/1990, să aprobe situaţiile financiare anuale, şi bugetul de venituri şi cheltuieli pe anul următor până la data de 31 iulie 2020.

Prevederile ordonanţei se aplică adunărilor generale ale acţionarilor sau asociaţilor, adunărilor generale ale deţinătorilor de obligaţiuni, şi adunărilor organelor colective de administrare, de supraveghere şi directoratului. Societăţile listate nu fac obiectul Ordonanţei 62/2020.

Perioada de aplicare a Ordonanţei 62/2020

Actul normativ se aplică (i) adunărilor generale convocate şi ţinute pe durata stării de urgenţă, (ii) adunărilor generale convocate anterior intrării în vigoare a Ordonanţei 62/2020, dar care sunt ţinute ulterior instituirii stării de urgenţă, (iii) adunărilor generale convocate pe durata stării de urgenţă, dar ţinute ulterior încetării acestei stări şi (iv) adunărilor generale convocate şi întrunite în primele două luni după încetarea stării de urgenţă.

În cazul adunărilor organelor de administraţie această perioadă este de 30 de zile.

Ordonanţa 62/2020 reglementează şi cazul specific al adunărilor generale desfăşurate între data instituirii stării de urgenţă, dar înainte de intrarea în vigoare a acesteia  (i.e. 16 martie – 7 mai 2020), ale căror hotărâri sunt considerate valide din perspectiva modalităţilor de desfăşurare şi exercitare a dreptului de vot, dacă aceste modalităţi se regăsesc printre cele incluse în Ordonanţa 62/2020 şi dacă a existat unanimitate între acţionari/asociaţi cu privire la folosirea lor.

Procedura de convocare a adunărilor generale

Organul de administraţie competent să efectueze convocarea AGA are, astfel, posibilitatea să utilizeze mijloace de comunicare la distanţă în acest scop. Acţionarii/asociaţii trebuie să comunice adresa poştală/de e-mail sau, dacă acestea sunt înscrise în Registrul asociaţilor/acţionarilor, pot fi folosite adresele respective.

Se pot alege una sau mai multe modalităţi combinate de convocare, printre care menţionăm scrisoarea recomandată, curierul, scrisoarea transmisă pe cale electronică, la care este ataşată sau logic asociată semnătură electronică extinsă sau telefaxul. Lista nu este exhaustivă.

Suplimentar, anunţul de convocare se va publica şi pe pagina de internet a societăţii, dacă există, şi va fi transmis şi prin e-mail, dacă sunt cunoscute adresele acţionarilor/asociaţilor.

Aceleaşi reguli de convocare se aplică şi în cazul publicării ordinii de zi completată cu punctele transmise de acţionari/asociaţi, care, la rândul lor, pot fi transmise prin mijloace de comunicare la distanţă.

Informaţiile şi documentele referitoare la subiectele înscrise pe ordinea de zi se vor publica/transmite în ordinea următoare: pe pagina de internet a societăţii sau, dacă nu există o astfel de pagină, prin email sau, dacă asociaţii/acţionarii nu au o adresă de email, la cerere, prin poştă sau curier.

Desfăşurarea adunărilor generale

În perioada de aplicare a Ordonanţei 62/2020, adunările generale ale acţionarilor/asociaţilor pot avea loc, chiar dacă actul constitutiv nu prevede sau interzice, şi prin corespondenţă sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanţă.

Desfăşurarea adunărilor generale prin corespondenţă

În cazul adunărilor generale ţinute exclusiv prin corespondenţă nu se aplică regulile care implică prezenţa fizică a acţionarilor/asociaţilor, iar organul de administraţie nu este obligat să participe la adunarea generală a acţionarilor/asociaţilor.

Votul acţionarilor/asociaţilor se transmite, până la data ţinerii şedinţei, prin modalitatea aleasă în convocator, prin scrisoare recomandată, servicii de poştă sau curier ori prin scrisoare transmisă pe cale electronică, având încorporată, ataşată sau logic asociată semnătura electronică extinsă.

Desfăşurarea adunărilor generale prin mijloace electronice de comunicare directă la distanţă

Ordonanţa 62/2020 menţionează posibilitatea ţinerii adunărilor generale prin teleconferinţă sau videoconferinţă sau alte mijloace electronice de comunicare directă la distanţă. Aceste mijloace trebuie să îndeplinească o serie de condiţii tehnice pentru a asigura, printre altele, posibilitatea identificării participanţilor, transmisiunea continuă şi în direct a adunării generale, înregistrarea acesteia şi exprimarea votului în cursul adunării (inclusiv în mod secret, acolo unde este cazul).

Procurile reprezentanţilor acţionarilor/asociaţilor vor fi transmise la locul indicat în convocare prin mijloace similare cu cele menţionate mai sus, precum scrisoare recomandată, poştă, curier sau e-mail. În cazul transmiterii prin e-mail procurile trebuie semnate cu semnătură electronică extinsă.

Întocmirea procesului-verbal al şedinţei şi semnarea hotărârii adunării generale

Ordonanţa 62/2020 prevede obligaţia întocmirii şi semnării procesului-verbal al şedinţei de către preşedintele consiliului de administraţie ori administratorul cu puteri de reprezentare, preşedintele directoratului sau, după caz, persoana împuternicită de acesta. În cazul adunărilor generale ţinute prin mijloace electronice de comunicare directă la distanţă, procesul verbal va fi semnat şi de către un secretar ales potrivit actului constitutiv ori, în lipsă, de către un angajat al societăţii, iar în cazul adunărilor generale ţinute exclusiv prin corespondenţă,  acesta va fi semnat şi de către un angajat al societăţii (dacă acest lucru este posibil).

Hotărârea adunării generale va fi certificată semnată cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică extinsă de către preşedintele consiliului de administraţie, administratorul cu puteri de reprezentare sau preşedintele directoratului, după caz.

Recomandări practice

În contextul creat de noul act normativ, este recomandată obţinerea de către societate şi, în măsura în care este posibil, de către acţionari/asociaţi, a unei semnături electronice extinse. În acelaşi timp, este necesară comunicarea de către acţionari/asociaţi a datelor lor actualizate privind adresa poştală şi adresa de e-mail, deoarece Registrul acţionarilor/asociaţilor nu conţine, de obicei, aceste informaţii sau conţine informaţii neactualizate.

În plus, organele societăţilor trebuie să întocmească proceduri detaliate de convocare şi ţinere a adunărilor generale pe perioada de aplicabilitate a Ordonanţei 62/2020.

În cazul în care adunarea generală se ţine prin mijloace electronice de comunicare directă la distanţă, este necesară identificarea unei platforme care garantează respectarea tuturor condiţiilor tehnice necesare.

În cazul în care aceste cerinţe nu sunt respectate, hotărârile adunărilor generale vor putea fi contestate şi invalidate pe motiv că nu au fost asigurate drepturile de participare la deliberările adunării şi de vot ale acţionarilor/asociaţilor.

Diana Fejer, Senior Managing Associate, şi Ilinca Iliescu, Senior Associate, Reff & Asociaţii Deloitte Legal România

AFACERI DE LA ZERO