KPMG: Patru luni de la intrarea în vigoare a noii Legi privind Registrul Comerţului. Aspecte practice privind înfiinţarea societăţilor în România

1. Actul constitutiv

Legea Societăţilor prevede noi elemente obligatorii pe care actul constitutiv trebuie să le conţină:

1. o clauză care să prevadă faptul că, prin semnarea actului constitutiv, fondatorii îşi asumă răspunderea pentru îndeplinirea condiţiilor de capacitate şi compatibilitate pentru a fonda o societate – în acest sens, a fost eliminată prevederea conform căreia cererea de înmatriculare a societăţii va fi însoţită de declaraţia pe propria răspundere a fondatorilor că îndeplinesc condiţiile prevăzute de Legea Societăţilor.

Cu toate acestea, s-ar putea pune problema cu privire la aplicabilitatea practică a acestei prevederi atunci când actul constitutiv nu este semnat de către asociat sau de către reprezentantul legal al acestuia, ci prin împuternicit. În aceste cazuri, pentru a evita observaţii ulterioare ale registratorilor Registrului Comerţului, apreciem că este în continuare utilă semnarea şi depunerea la dosar a unei declaraţii pe propria răspundere a asociatului cu privire la îndeplinirea condiţiilor de capacitate şi compatabilitate pentru a fonda o societate.

Mai mult decât atât, Ordonanţa Guvernului nr. 39/2015 privind cazierul fiscal reglementează în art. 8 alin. (4) faptul că, în situaţia persoanelor fizice şi juridice străine care nu sunt înregistrate fiscal în România şi care intenţionează să înfiinţeze o societate sau să dobândească calitatea de asociat/ acţionar al unei societăţi în urma unei cesiuni sau a unei majorări de capital social, obligaţia de a prezenta cazierul fiscal este îndeplinită prin depunerea unei declaraţii autentice pe propria răspundere, din care să rezulte că acestea nu au săvârşit fapte şi nici nu s-au aflat în situaţii de natura celor care se înscriu în evidenţa cazierului fiscal, precum şi că nu sunt înregistrate fiscal în România.

Prin urmare, cu atât mai mult în situaţia persoanelor fizice sau juridice străine neînregistrate fiscal în România se impune semnarea şi depunerea unei declaraţii pe propria răspundere, situaţie în care se poate menţiona în cuprinsul declaraţiei şi referirea la îndeplinirea condiţiilor de capacitate şi compatabilitate pentru a fonda o societate.

Mai mult însă, în acest caz concret, unele oficii teritoriale ale Registrului Comerţului solicită declaraţia în formă autentică, bazându-se pe prevederea din Ordonanţa Guvernului nr. 39/2015 indicată mai sus.

Pe de altă parte, practica este în continuare neunitară în ceea ce priveşte forma acestei declaraţii, având în vedere că alte oficii teritoritale ale Registrului Comerţului, deşi solicită în continuare aceste declaraţii, le acceptă sub semnatură privată.

1. datele de identificare a beneficiarilor reali şi a modalităţilor în care se exercită controlul asupra societăţii;

Modificarea vine în continuarea Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative („Legea nr. 129/2019”) care prevedea deja că obligaţia persoanelor juridice supuse obligaţiei de înregistrare în Registrul Comerţului de a depune la înmatriculare o declaraţie privind beneficiarul real al acesteia este îndeplinită şi prin includerea, la înmatriculare, în actul constitutiv, a datelor de identificare ale beneficiarilor reali şi a modalităţilor în care se exercită controlul asupra persoanei juridice.

Ca un aspect practic, precizam că, la deschiderea contului de capital social, de cele mai multe ori, instituţiile bancare solicită o declaraţie distinctă (într-o altă formă) a reprezentanţilor legali ai societăţii cu privire la beneficiarii reali.

1. cu privire la societăţile cu răspundere limitată, modalitatea de adoptare a hotărârilor adunării generale a asociaţilor, cu votul tuturor asociaţilor, în cazul în care, datorită parităţii participării la capitalul social, nu poate fi stabilită o majoritate absolută;

1. durata mandatului administratorilor societăţilor cu răspundere limitată (Notă: Trebuie prevăzută o perioadă specifică, administratorii acestui tip de societate neputând fi numiţi pe perioadă nelimitată sau nedeterminată, conform practicii anterioare);

1. în cazul societăţilor cu răspundere limitată, modalităţile de asigurare a stingerii pasivului sau de regularizare a lui în acord cu creditorii, în cazul dizolvării fără lichidare, atunci când asociaţii sunt de acord cu privire la repartizarea şi lichidarea patrimoniului societăţii.

În acest sens, amintim cu titlu de exemplu câteva astfel de modalităţi: achitarea datoriilor, îndeplinirea obligaţiilor şi rambursarea creditelor societăţii, darea în plată a bunurilor societăţii, compensarea creanţelor reciproce, precum şi orice alte mijloace permise de legile în vigoare.

2. Capitalul social al unei societăţi cu răspundere limitată

După ce, încă din 2020, a fost eliminată cerinţa privind valoarea minimă a capitalului social al unei S.R.L., precum şi a unei părţi sociale, Legea Societăţilor actualizată prevede acum că asociaţii societăţii cu răspundere limitată trebuie să verse 30% din valoarea capitalului social subscris nu mai târziu de 3 (trei) luni de la data înmatriculării, însă în orice caz înainte de a începe operaţiuni în numele societăţii, iar diferenţa de capital social subscris va fi vărsată:

1. pentru aportul în numerar, în termen de 12 (douăsprezece) luni de la data înmatriculării;

1. pentru aportul în natură, în termen de cel mult 2 (doi) ani de la data înmatriculării.

Conform informării din 5 noiembrie 2020 publicată pe site-ul Oficiului Naţional al Registrului Comerţului, amintim că valoarea capitalului social al unei societăţi cu răspundere limitată nu poate fi totuşi mai mică de 1 RON, având în vedere că art. 11 alin. (1) din Legea Societăţilor stipulează faptul că acesta se divide în părţi sociale egale.

3. Documentele ce nu mai trebuie să însoţească cererea de înmatriculare în Registrul Comerţului

Legea Societăţilor actualizată a eliminat necesitatea încheierii şi depunerii următoarelor documente care până de curând trebuiau să însoţească cererea de înmatriculare a unei societăţi cu răspundere limitată:

• dovada disponibilităţii firmei;

• actele privind proprietatea, în cazul aporturilor în natură subscrise şi vărsate la constituire, iar în cazul în care printre aceste aporturi figurau şi imobile, certificatul constatator al sarcinilor de care erau grevate;

• actele constatatoare ale operaţiunilor încheiate în contul societăţii şi aprobate de asociaţi;

• declaraţia privind beneficiarii reali ai societăţii;

• declaraţia pe propria răspundere a fondatorilor şi a primilor administratori că îndeplinesc condiţiile prevăzute de Legea Societăţilor pentru a deţine aceste calităţi;

• specimenele de semnătură ale reprezentanţilor societăţii.

Cu toate acestea, în ceea ce priveşte declaraţia pe propria răspundere a primilor administratori că îndeplinesc condiţiile prevăzute de Legea Societăţilor, Legea Societăţilor reglementează acum în mod expres faptul că şi în cazul societăţilor cu răspundere limitată, pentru ca numirea unui administrator să fie valabilă din punct de vedere juridic, persoana numită trebuie să o accepte în mod expres şi că prin acceptarea mandatului, administratorii îşi asumă răspunderea pentru îndeplinirea condiţiilor prevăzute de Legea Societăţilor pentru a deţine această funcţie.

Prin urmare, având în vedere că actul constitutiv nu este semnat de regulă şi de către administrator(i), pentru a evita observaţii ulterioare ale registratorilor Registrului Comerţului, apreciem că este în continuare necesară semnarea şi depunerea la dosar a unei declaraţii pe propria răspundere din partea administratorului cu privire atât la acceptarea expresă a mandatului, cât şi la îndeplinirea condiţiilor prevăzute de lege pentru deţinerea acestei calităţi.

4. Formalităţi în faţa Registrului Comerţului în legătură cu înregistrarea cererii de înfiinţare

Legea nr. 265/2022 prevede acum expres faptul că declaraţiile pe propria răspundere (cum ar fi declaraţia administratorilor de acceptare a mandatului, declaraţia pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condiţiilor de funcţionare/ desfăşurare a activităţii) care se depun, potrivit legii, în susţinerea cererii de înregistrare pot avea formă de înscris sub semnătură privată.

Astfel, vechea reglementare, care prevedea obligativitatea depunerii declaraţiilor pe propria răspundere privind îndeplinirea condiţiilor de deţinere a calităţii de asociat şi de administrator (precum şi specimenul de semnătură al acestuia din urmă) în formă autentică (date în faţa unui notar public) a fost înlocuită. Posibilitatea depunerii la Registrul Comerţului a declaraţiilor pe propria răspundere sub formă de înscris sub semnătură privată, reglementare temporară şi introdusă în legislaţia privind înregistrările în Registrul Comerţului în anul 2020 cu ocazia instituirii stării de urgenţă, capătă astfel caracter permanent.

Cu toate acestea, o modificare a fost adusă declaraţiei pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condiţiilor de funcţionare/ desfăşurare a activităţii, în sensul că aceasta trebuie să conţină toate activităţile (potrivit clasificării din economia naţională – CAEN) pe care societatea le desfăşoară potrivit actului constitutiv. Astfel că actul constitutiv ar trebui să conţină doar acele activităţi pe care societatea le desfăşoară în fapt, pentru care va trebui să depună şi declaraţia aferentă privind îndeplinirea condiţiilor de funcţionare/ desfăşurare.

5. Procedura de constituire a societăţilor prin platforma online

Un element nou îl constituie procedura constituirii societăţilor exclusiv prin platforma online a Registrului Comerţului, pe baza unor formulare-tip. Registrul Comerţului pune la dispoziţie modele de acte constitutive care cuprind clauze standard, cu opţiuni predefinite, precum şi modele ale celorlalte documente necesare în procedura de constituire a unei societăţi, pe care solicitanţii le pot completa instant prin platformă.

Desigur, cel puţin în ceea ce priveşte actul constitutiv, modelul este unul simplu, util în special în cazul societăţilor mai puţin complexe. Cu toate acestea, există şi posibilitatea clasică de a încărca în platformă actul constitutiv scanat, deja semnat olograf de către asociaţi/ acţionari.

Pentru a beneficia de acest mecanism, solicitantul trebuie să deţină un cont pe platforma online a Registrului Comerţului (www.portal.onrc.ro) şi o semnătură electronică calificată, în forma reglementată de actele normative în vigoare, pentru a putea semna toate documentele completate/ depuse folosind această platformă.

6. Eliberarea certificatului de înregistrare în formă electronică

Conform noilor modificări aduse de Legea nr. 265/2022, la înmatriculare/ înregistrare, certificatul de înregistrare, conţinând numărul de ordine din registrul comerţului, codul unic de înregistrare, EUID, însoţit de încheierea pronunţată de registrator, de certificatele constatatoare emise ca urmare a înregistrării datelor din declaraţia-tip pe propria răspundere privind autorizarea funcţionării sau desfăşurării activităţii, precum şi, după caz, de alte acte prevăzute de Legea nr. 265/2022, se poate elibera, potrivit opţiunii solicitantului, şi în format electronic, semnat cu semnătură electronică calificată.

La cerere, solicitantului i se poate elibera o copie sau o copie certificată de pe exemplarul emis în format letric al acestui document, păstrat în dosarul profesionistului.

7. Concluzii

Având în vedere dinamica actuală a mediului de afaceri din România, intenţia legiuitorului de a debirocratiza şi a reduce din formalităţile în faţa Registrului Comerţului la înfiinţarea societăţilor este binevenită.

Pe de altă parte, pentru o reducere semnificativă a formalismului şi birocraţiei aferent înfiinţării unei societăţi, rămânem optimişti că legiuitorul va reglementa proceduri asemănătoare, mai puţin formaliste, şi în ceea ce priveşte instituţiile bancare, pentru ca operaţiunile de deschidere a contului de capital social sau a conturilor curente să fie de asemenea simplificate, mai ales în cazul societăţilor având asociaţi sau acţionari străini, în special din ţări din afara Uniunii Europene.