Opinii

Opinie Alexandru Filip, McKinsey & Company: Momentul CIO, responsabilii cu tehnologia informaţiei. Leadership-ul, în timpul primului val al crizei generate de coronavirus

Opinie Alexandru Filip, McKinsey & Company: Momentul CIO,...
20.03.2020, 11:00 375

Covid19 este în primul rând o tragedie umană, dar tehnologia este şi ea în primele linii ale acestui front. Multe dintre schimbările care ne transformă modul în care muncim şi trăim – de la lucrul de acasă, la  cumpărăturile online care au devenit opţiunea principală a multora dintre noi – se bazează pe tehnologie.

Odată cu debutul pandemiei de Covid19, responsabilii cu tehnologia informaţiei din companii, CIO (Chief Information Officers) formali sau informali, se confruntă cu cea mai mare provocare a carierei lor. Fie că e vorba de disfuncţonalităţi la nivelul infrastructurii, atacuri de tip DOS (denial of service) sau site-uri care pică din cauza traficului îngreunat. Chiar dacă organizaţiile sunt cele care se confruntă cu criza la nivel general, este deja clar că CIO sunt cei care joacă un rol primordial în a naviga cu succes prin aceasta.

În ultimele luni, membrii echipei globale a McKinsey au vorbit cu peste 100 de CIO din diverse companii internaţionale. În urma acestor interviuri am observat că această criză parcurge, în mare, trei etape şi moduri de acţiune: Valul 1: asigură stabilitate şi continuitate afacerilor; Valul 2: instituţionalizează noi moduri de lucru şi Valul 3: foloseşte cunoştinţele acumulate pe durata crizei pentru a prioritiza transformarea tehnologiei şi pentru a obţine rezilienţă.

Bazându-ne pe aceste conversaţii şi pe experienţa pe care o avem în gestionarea crizelor economice anterioare, încurajăm CIO să-şi canalizeze atenţia către următoarele 10 acţiuni:

 

Concentraţi-vă pe ceea ce contează acum

  1. Aveţi grijă de oamenii voştri. Prima regulă a unei afaceri este să asiguri sănătatea şi siguranţa angajaţilor. Acest aspect impune noi soluţii precum: sprijin pentru a lucra de acasă, ture mai scurte şi modele de asistenţă de back-up pentru angajaţii indispensabili. Luaţi în considerare asigurarea prezenţei  liderilor-cheie prin rotaţie, crearea de zone de lucru separate pentru a stopa orice focar de infecţie. Nu în ultimul rând, reducerea numărului de angajaţi prezenţi la birou la cei a căror activitate nu se poate desfăşura de la distanţă.
  1. Comunicaţi cu încredere, constant şi oferiţi informaţii pe care ceilalţi se pot baza. CIO, ca orice lider de business, trebuie să fie transparenţi în legătură cu toţi paşii care trebuie parcurşi. Comunicarea periodică poate ajuta la construirea încrederii. Un sondaj efectuat în rândul celor care lucrează de acasă poate scoate la iveală diverse nevoi pe care aceştia le au în privinţa suportului din partea companiei. Pentru a face faţă crizei, liderii trebuie să fie primii care învaţă din tot ceea ce se întâmplă, îndreptându-se către toate părţile implicate pentru a le înţelege nevoile şi a veni cu soluţii în concordanţă cu acestea.
  1. Nu vă limitaţi la tehnologie pentru a face munca de acasă posibilă. Trecerea bruscă către lucrul de acasă pentru o parte masivă a personalului poate scoate la iveală o serie de probleme, de la conferinţe video necorespunzătoare, la o conexiune slabă la internet din casele angajaţilor. De asemenea, CIO trebuie să se mişte rapid înainte ca fiecare departament să-şi aleagă propriile instrumente de colaborare, unele poate neadecvate din punctul de vedere al securităţii (vezi punctul 6 mai jos).
  1. Încurajaţi adopţia unor noi modalităţi de lucru. Angajaţii care işi desfăşoară activitatea remote s-ar putea confrunta cu atât de multe instrumente noi de lucru care să le dea bătăi de cap. Durează, în medie, aproximativ 30 de zile pentru ca un nou comportament să producă efecte. CIO trebuie să promoveze aceste instrumente în mod asertiv, timp de o lună, din momentul în care sunt adoptate. De regulă, adoptarea utilizării unui nou instrument presupune o investiţie dublă faţă de cea facută în dezvoltarea acestuia. Este esenţial să investim în tehnici comportamentale de a le păstra atenţia activă, training-uri şi certificări pentru a ne asigura că instrumentele chiar îi ajută pe oameni să-şi facă treaba.
  1. Fiţi proactivi în ceea ce priveşte securitatea. Infractorii cibernetici vor căuta să exploateze criza, de exemplu prin campanii de phishing sub forma unor mesaje care par venite de la help desk-urile corporaţiilor. În plus, angajaţii pot încerca să evite controalele de securitate pentru a-şi finaliza munca. Utilizarea într-o proporţie mai mare a VPN-urilor poate complica şi mai tare monitorizarea securităţii; iar activitatea remote poate reduce limitările împotriva ameninţărilor interne. CIO trebuie să transfere intr-o zonă sigură accesarea remote a datelor sensibile şi să facă traininguri cu angajaţii privind protocoalele de siguranţă.
 

Stabilizaţi sistemele de bază şi de lucru

  1. Stabilizaţi infrastructura critică. Schimbările în ceea ce priveşte forţa de muncă pun presiuni fără precedent asupra infrastructurii. CIO ar trebui să aibă o perspectivă clară asupra sistemelor şi aplicaţiilor care sunt cel mai dificil de stabilizat. Strategia include planificarea scenariului, crearea unei surse de rezervă pentru hardware-ul critic şi o perspectivă asupra efectelor secundare şi terţiare.La rândul lor, operatorii de telecomunicaţii, unii dintre cei mai importanţi facilitatori ai acestor transformări, trebuie să-şi pregătească reţelele pentru vârfurile de trafic. Cu reţelele de internet mai intens utilizate de acasă, CIO din acest sector ar trebui să reverifice capabilităţile de transport ale datelor şi să le dimensioneze corespunzător. Din fericire, confirmat şi de raportul nostru “The rise of digital challengers: Perspective on Romania”, ţara noastră este un lider european în furnizarea serviciilor de acces la Internet prin bandă largă ultrarapidă.
  1. Facilitaţi schimbarea proceselor de business. Stresul suplimentar pe care-l întâmpină diferitele sisteme IT poate proveni de la vârfurile de trafic ale unor canale precum: call centere, help desk, website-uri şi aplicaţii pentru consumatori. CIO trebuie să îmbunătăţească capacitatea reţelelor pentru a face faţă traficului crescut şi să pună în funcţiune instrumente de self support pentru clienţi. De asemenea, pot extinde anumite sisteme pentru a le permite angajaţilor din zona de customer service să lucreze remote şi să grupeze cererile clienţilor pentru a identifica şi rezolva problemele acestora din timp.
 

Aceeaşi regulă generală se aplică şi companiilor mai mici, care nu au un CIO, ci doar o echipă IT sau un specialist din această zonă. Acestea ar trebui să asigure tranziţia lină a echipei de la aplicaţiile şi dispozitivele de birou la lucrul de acasă.

 

De asemenea, atunci când este cazul, aceştia ar trebui să asiste şi să susţină echipa digitală în timpul tranziţiei la cât mai multe operaţiuni online, asigurând astfel continuitatea operaţionalăşi a vânzărilor. În această privinţă, adaptarea modelelor de afaceri prin care se utilizează instrumentele digitale pentru creşterea veniturilor atât întreprinderile mici şi mijlocii (IMM-uri) cât şi cele mari din România sunt în urma ţărilor care conduc din perspectiva digitală. Vedem o pondere semnificativ mai mică a companiilor din ţară care se ocupă de vânzări online, precum şi de comerţ electronic peste hotare, detaliu reflectat, de asemenea, în raportul “The rise of digital challengers: Perspective on Romania”.

 

Începeţi să anticipaţi ce va urma

 
  1. Rămâneţi concentraţi asupra priorităţilor-cheie. În această situaţie deosebit de stresantă, instinctual ar fi să elimini anumite programe de transformare şi dezvoltare şi să te concentrezi doar pe elementele de bază. Este însă important să vedem această criză actuală ca pe un moment de răscruce în acest ecosistem competitiv. Ştim din  crizele anterioare că acele companii care s-au concentrat doar pe reduceri de costuri s-au situat într-o poziţie dezavantajată faţă de cele care au redus judicios, dar au şi investit în acelaşi timp. CIO şi echipele de digitalizare ar trebui să rămână fideli obiectivelor de transformare mai amplă pe care le desfăşoară cu ajutorul datelor, cloud-ului şi a unei abordări agile.

În România, lacunele sunt evidente dacă ne uităm la indicatorii care măsoară gradul în care companiile îşi eficientizează şi automatizează procesele. Mai mult, raportat la alte ţări europene, o pondere semnificativ mai mică atât a IMM-urilor, cât şi a marilor companii din ţara noastră folosesc instrumente cloud sau soluţii digitale pentru a analiza big data. Aceasta este o provocare actuală, dar şi o oportunitate de a reorienta proiecte şi modele de afaceri într-o altă direcţie.

 
  1. Rămâneţi concentraţi asupra clienţilor. Comportamentul clienţilor se schimbă radical. Cel puţin câteva dintre aceste schimbări vor fi permanente. În plus, este probabil să întâmpinaţi o cerere neaşteptat de mare după ce a trecut cea mai dificilă parte din criză. Un studiu McKinsey despre consumatorii chinezi arată că mai mult de 80% dintre ei se aşteaptă să revină la nivelurile de cumpărare de dinaintea crizei şi probabil aceştia vor continua să cumpere online. Liderii ar trebui să accelereze investiţiile care să genereze o distanţare competitivă pentru companiile lor.
  1. Înţelegeţi “noua normalitate”. Considerăm că sfârşitul crizei nu va însemna întoarcerea la business as usual. Date fiind caracteristicele acesteia, criza curentă demonstrează, fără o urmă de îndoială, importanţa crucială a tehnologiei şi a canalelor digitale pentru aproape orice organizaţiei sau companie. CIO trebuie să înţeleagă ce înseamnă această schimbare şi cum poate arăta noul model de operare bazat pe tehnologie. Aceştia vor trebui să îşi îmbunătăţească activităţile de zi cu zi, astfel încât organizaţia să se poată orienta către sarcinile esenţiale într-un moment de criză.
 

Ştim că, în multe zone, situaţia se poate înrăutăţi, înainte de a se îmbunătăţi. Cu toate acestea, credem că responsabilii cu tehnologia informaţiei care gestionează eficient lucrurile pot deveni lideri în inovaţie şi nu doar manageri eficienţi ai unei probleme.

 

Alexandru Filip este  Partener Coordonator al biroului McKinsey & Company România şi Leader of McKinsey DnA (Digital and Advanced Analytics) Practice în Europa Centrală

Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels

AFACERI DE LA ZERO