În data de 8 mai 2020 a intrat în vigoare ordonanţa de urgenţă nr. 62/2020 pentru reglementarea unor măsuri în domeniul societăţilor, în vederea desfăşurării reuniunilor organelor statutare (în continuare „OUG”), aplicabilă inclusiv adunărilor generale convocate pe durata săarii de urgenţă, dar care sunt întrunite ulterior încetării acestei stări, precum şi adunărilor generale convocate şi întrunite în primele 2 luni după încetarea stării de urgenţă. OUG are în vedere situaţia societăţilor de tip închis şi cuprinde o serie de reguli care urmăresc flexibilizarea prevederilor Legii nr. 31/1990 privind societăţile, republicată, cu modificarile şi completările ulterioare (în continuare „Legea Societăţilor”).
Deşi această măsura este bine-venită (şi de prea mult timp aşteptată), se impune analiza atentă a prevederilor OUG, pentru a vedea în ce masură acestea reprezintă un sprijin efectiv pentru societăţi, în sensul flexibilizării desfaşurării reuniunilor organelor statutare prin mijloace accesibile şi eficiente şi care sunt problemele practice pe care le poate ridica OUG.
- Posibilitatea desfăşurării adunărilor generale cu participarea fizică a acţionarilor/asociaţilor
OUG nu interzice ţinerea unei adunări generale prin prezenţa fizică a asociaţilor/acţionarilor, dar introduce o serie de reguli cu privire la desfăşurarea adunărilor exclusiv prin corespondenţă, respectiv prin mijloace electronice de transmisie a datelor. Se încurajează astfel utilizarea acestor mijloace alternative, care pot fi utilizate chiar dacă actul constitutiv nu le prevede sau chiar le interzice.
Desigur, în cazul în care societăţile vor opta pentru ţinerea adunărilor cu prezenţa fizică a asociaţilor/acţionarilor, se vor lua toate măsurile pentru respectarea regulilor impuse de autorităţi pentru prevenirea infectării cu virusul SARS-CoV-2. OUG nu vine cu propuneri concrete privind astfel de măsuri, societăţile fiind responsabile cu asigurarea respectării restricţiilor. Dintre măsurile deja implementate în practică, menţionăm urmatoarele:
- punerea la dispoziţia asociaţilor/acţionarilor a unui număr de telefon/adresă de e-mail la care persoanele în cauză să îşi anunţe prezenţa fizică la adunare - în acest caz, societatea va avea mai mare previzibilitate cu privire la numărul de persoane care se vor prezenta la adunare şi va putea adapta măsurile organizatorice;
- pregătirea unui regulament pentru desfăşurarea adunării, care să fie publicat în ziua adunării la locul convocării şi prin care să se stabilească reguli stricte de acces şi de vot în cadrul adunării;
- evitarea formării oricărui grup mai mare de 3 (trei) persoane, prin invitarea participanţilor în camere diferite, asigurarea distanţei minime de 2 (doi) metri între participanţi, inclusiv punerea la dispoziţia participanţilor a echipamentului de protecţie (mănuşi şi mască);
- acordarea de către mai mulţi acţionari/asociaţi de mandate acelorşi reprezentanţi.
De asemenea, deşi OUG nu restricţionează- dreptul acţionarilor/asociaţilor de a se prezenta la adunările generale, este discutabil în ce măsură aceştia o pot face, din perspectiva completării declaraţiei pe proprie răspundere care să justifice deplasarea (cât timp aceasta rămâne obligatorie).
- Noi alternative de convocare a adunărilor generale ale asociaţilor/acţionarilor
OUG reglementează convocarea prin „orice mijloace de comunicare la distanţă”, care să asigure transmiterea textului către asociaţi/acţionari.
Această modalitate de convocare este însă condiţionată de comunicarea în scris de către fiecare acţionar/asociat a datelor care pot fi folosite pentru transmiterea convocării (adresa poştală, adresă de poştă electronică, numarul de telefax sau alte coordonate la care poate primi corespondeşta). OUG nu detaliază procedura prin care administratorii pot colecta aceste informatii, în schimb prevede ca pot fi folosite adresele înscrise în registrul acţionarilor/asociaţilor. În practică, aceste informaţii nu sunt însă mereu actualizate, astfel că acest mijloc de convocare poate să nu asigure pe deplin respectarea drepturilor acţionarilor/asociaţilor. Prin urmare, societatea va trebui să pună la punct o procedură concretă de convocare prin intermediul acestor mijloace alternative, ceea ce se poate dovedi dificil sau chiar imposibil în cazul societăţilor cu un număr mare de acţionari.
- Reglementarea adunărilor generale ţinute exclusiv prin corespondenţă, respectiv prin mijloace electronice de comunicare la distanţă
- Adunări ţinute exclusiv prin corespondenţă
Adunările generale ţinute exclusiv prin corespondenţă presupun simpla întocmire a unui proces-verbal al adunării de către preşedintele consiliului de administraţie ori administratorul cu puteri de reprezentare, respectiv preşedintele directoratului ori persoana împuternicită de acesta, împreună cu un secretar tehnic. Votul prin corespondenţă al asociaţilor/acţionarilor se va transmite fie prin scrisoare recomandată, poştă sau curier ori scrisoare transmisă pe cale electronică având încorporată, ataşată sau logic asociată semnatura electronică.
- Adunări ţinute prin mijloace electronice de comunicare la distanţă
În cazul societăţilor care optează pentru ţinerea adunărilor prin mijloace electronice de comunicare directă la distanţă (i.e., teleconferinta sau videoconferinta), trebuie îndeplinite mai multe condiţii, precum asigurarea accesului cât mai facil la conferinţă, posibilitatea identificării participanţilor şi posibilitatea verificării ulterioare a modului în care s-a votat, cu respectarea caracterului secret al votului, acolo unde este reglementat acest tip de vot.
Deşi OUG nu prevede expres, din raţiuni ce ţin de o mai bună organizare şi transparenta, societăţile ar trebui să işi întocmească o procedură de ţinere electronică a adunării şi de vot electronic şi să o publice pe pagina de internet a societăţii. O astfel de procedură ar trebui să cuprindă inclusiv modul de identificare a participanţilor la şedinţă, de exemplu prin transmiterea înainte de şedinţă a numărului de telefon de pe care aceştia vor accesa conferinţa, împreună cu documentele care atestă calitatea de asociat/acţionar.
Până la acest moment, soluţia identificată ca fiind cea mai simplu de implementat este cea de ţinere electronică a adunării generale prin intermediul unor aplicaţii de mesagerie instant (de exemplu, Skype for Business), aplicaţie care să permită atât participarea online la adunarea generala, cât şi exprimarea votului public sau secret. Altă posibilitate este aceea de a recurge la serviciile unei platforme online care organizează conferinţe, însă aceasta variantă se poate dovedi mai costisitoare.
De asemenea, un sistem de vot electronic trebuie să permita verificarea ulterioară a modului în care s-a votat, ceea ce presupune fie înregistrarea conţinutului audio/video al adunării generale, fie desfăşurarea adunării generale prin intermediul unei platforme online care are funcţia de a înregistra şi prezenta ulterior modalitatea în care s-a votat. O astfel de înregistrare ar trebui să existe inclusiv în cazul votului secret, care s-ar putea exprima într-o conferinţă distinctă în cadrul şedinţei, pe care asociaţii/acţionarii să o acceseze pe rănd, împreună cu un secretar tehnic ce va consemna modul în care a fost exprimat votul secret.
- Desfăşurarea adunărilor generale ale asociaţilor/acţionarilor deja convocate la intrarea în vigoare a OUG
- Adunările generale deja convocate la intrarea în vigoare a OUG şi care urmează să aibă loc
Una dintre cele mai importante prevederi ale OUG este aceea că poate fi schimbat modul de desfăşurare a adunărilor generale ale asociaţilor/actionarilor care au fost deja convocate până la data intrării în vigoare a OUG.
Astfel, organul statutar competent, cu cel puţin 5 zile înainte de data fixată pentru adunare, trebuie să informeze acţionarii/asociaţii cu privire la noul mod de desfăşurare a adunării şi la modalitaţile de exercitare a dreptului de vot. Informarea acţionarilor/asociaţilor va trebui facută cu respectarea exigenţelor OUG privind convocarea, care aşa cum am analizat la punctul 2 de mai sus, se poate dovedi destul de greu de aplicat.
De asemenea, organul statutar competent poate modifica data, ora şi locul adunării generale cu cel puţin 5 zile înainte de data fixata pentru adunare, însă numai dacă există motive temeinice care ţin de împrejurările excepţionale ca urmare a măsurilor luate de autorităţi împotriva răspândirii virusului SARS-CoV-2 şi cu respectarea exigenţelor OUG privind convocarea. În situaţii excepţionale, convocarea deja facută se poate revoca.
- Adunările generale care au avut loc după instituirea stării de urgenţă şi până la intrarea în vigoare a OUG
În cazul acestor adunări generale, OUG prevede că hotărârile adoptate nu pot fi anulate pentru nerespectarea modalităţilor de desfăşurare şi exercitare a dreptului de vot, dacă s-au desfăşurat cu acordul tuturor acţionarilor/asociaţilor, într-una dintre modalităţile prevăzute de OUG.
Această prevedere nu ţine însă cont de situaţia societăţilor care au un număr considerabil de acţionari şi în cazul cărora este foarte dificil, dacă nu imposibil de obţinut acordul tuturor acţionarilor. Având în vedere perioada îndelungată de la data instituirii stării de urgenţă şi până la data intrării în vigoare a OUG, este posibil ca multe societăţi să fi recurs la desfăşurarea adunărilor generale prin corespondenţă sau prin mijloace electronice, deşi actul constitutiv nu le permitea o astfel de metodă, tocmai pentru a respecta pe deplin restricţiile instituite prin ordonanţele militare. În aceste cazuri, dacă adunările nu au fost desfăşurate cu acordul tuturor acţionarilor/asociaţilor, hotărârile sunt supuse riscului de anulare.
- Alte aspecte importante prevăzute de OUG
Alte măsuri prevăzute de OUG în scopul flexibilizării şi simplificării reuniunilor organelor statutare:
- votul prin corespondenţă, precum şi procura, atunci când acţionarii/asociaţii participă prin reprezentant la adunările generale, pot fi transmise astfel încat să fie primite de societate până la data ţinerii şedinţei;
- informaţiile şi documentele vizând problemele înscrise pe ordinea de zi a adunării generale se vor publica pe pagina de internet a societăţii sau, pentru societăţile care nu deţin o pagina de internet, se vor transmite prin poştă electronică asociaţilor/acţionarilor. În plus, acestea pot fi transmise şi prin poştă ori curier, la cererea acţionarilor/asociaţilor;
- termenul de întrunire a adunării generale ordinare a acţionarilor se prelungeşte până la data de 31 iulie 2020;
- pe durata stării de urgenţă, participarea la reuniunile organelor colective de administrare, supraveghere şi/sau ale directoratului, se poate face şi prin intermediul mijloacelor de comunicare directă la distanţa, indiferent de obiectul deciziei.
