(P) Fullscreen Digital implementează la Enel soluţii UiPath pentru automatizarea managementului contractelor

Compania locală Fullscreen Digital, specializată în furnizarea de soluţii tehnologice pentru digitalizare, lucrează în prezent la un proiect amplu de automatizare a operaţiunilor locale ale grupului italian de utilităţi Enel - unul dintre cei mai mari jucători de pe piaţa de distribuţie şi furnizare de energie din România, primele procese vizate fiind cele din zona de management al contractelor şi de procesare de date în relaţia cu diverşi operatori de distribuţie de electricitate. Demarat în toamna anului trecut, proiectul a fost realizat cu ajutorul tehnologiei RPA (Robotic Process Automation), pusă la dispoziţie de UiPath - companie lansată în România care a devenit lider global în RPA enterprise software.

RPA înseamnă automatizarea proceselor repetitive, bazate pe reguli precise, operate de un angajat pe computer, făcându-se apel la roboţi software. Aceştia pot fi configuraţi pentru a deschide aplicaţii şi programe, a manipula şi procesa date, înlocuind astfel munca manuală, de rutină a personalului uman.

„Am decis să utilizăm tehnologia RPA pentru a atinge două obiective importante: să îmbunătăţim experienţa clienţilor şi să reducem ponderea activităţilor repetitive ale colegilor noştri, pentru ca aceştia să se poată concentra pe operaţiunile cu mai mare valoare adăugată. Primul proiect-pilot a fost implementat în 2018 pentru companiile noastre de furnizare Enel Energie şi Enel Energie Muntenia şi a vizat  zonele de management al contractelor şi procesarea de date în relaţia cu diverşi operatori de distribuţie de electricitate. Cel mai vizibil efect imediat a fost viteza de introducere a datelor referitoare la un contract, întrucât timpul s-a redus de la aproximativ 5 minute pe contract - intervalul mediu necesar pentru a introduce datele manual - la mai puţin de o secundă. Efectul este cu atât mai mare dacă ne gândim la volumele masive de date cu care lucrăm”, a declarat Carlos Luque Larena, head of digital solutions în cadrul Enel România.

Foto: Carlos Luque Larena

Grupul de energie are peste 3 milioane de clienţi în România pentru serviciile de furnizare de electricitate şi gaze naturale, iar activitatea care acum se realizează prin procese automatizate însemna un cost de circa 300.000 de euro pe an în ore de muncă. „În plus, a fost eliminată şi posibilitatea apariţiei erorilor umane.”

Implementarea soluţiilor RPA pentru automatizarea primelor procese din cadrul proiectului pentru Enel a durat trei luni, echipa Fullscreen Digital implicată în proiect numărând opt persoane.

„Primul proces automatizat la Enel a fost cel de reînnoire a contractelor şi a durat o lună, de la faza de definire până la livrare. În prezent, avem mai multe proiecte în desfăşurare pentru Enel, în diferite stadii de implementare. Ne propunem să automatizăm cât mai multe procese până în 2020”, a precizat Vlad Bomboe, director tehnic în cadrul Fullscreen Digital. Compania a început să implementeze soluţii de tip RPA începând din octombrie 2018, iar până acum a realizat peste 20 de proiecte.

Ce presupune însă mai exact implementarea unor soluţii RPA în cadrul unei companii? „Viziunea noastră asupra unui proiect RPA se bazează pe structurarea acestuia în următoarele faze: analiza de business, definire, proiectare, dezvoltare şi livrare. Începem cu o sesiune iniţială de dezbateri, după care continuăm cu partea de analiză a businessului, în urma căreia obţinem o imagine de ansamblu a tuturor proceselor şi a modului în care pot fi optimizate prin automatizare RPA”, a explicat Vlad Bomboe, adăugând că în acea etapă se şi „cartografiază” toate procesele şi se stabilesc obiectivele. „Documentarea se face în cele mai mici detalii, prin exemplificare detaliată ce poate cuprinde capturi de ecran sau înregistrări video. Apoi se trece la partea de definire şi proiectare a fiecărui proces, în care se realizează o diagramă a fluxului de lucru şi se estimează indicatorii de performanţă pentru procesul de automatizare: viteză şi rezultate.

În etapa ulterioară, de dezvoltare, se configurează roboţii, după care se realizează implementarea şi testarea procesului de automatizare. Etapa finală cuprinde prezentarea proiectului-pilot, realizându-se totodată şi optimizarea procesului de automatizare, iar după aprobarea acestuia în mediului de test, se trece la implementarea în mediul de producţie.”

Care au fost rezultatele implementării primelor procese de automatizare în cadrul Enel?

Automatizarea activării contractelor a dus la salvarea a 973 de ore pentru angajaţii Enel, în timp ce prin automatizarea cererilor de reînnoire contracte s-au salvat 7.248 de ore. Astfel, timpul de procesare a datelor s-a redus de la două săptămâni la cinci minute.

„Echipa de suport s-a dedicat cazurilor complexe, lăsând roboţii software să facă munca repetitivă, astfel că avansul de eficienţă s-a referit concret la reducerea semnificativă a timpilor de execuţie a activităţilor iterative şi la eliminarea erorilor umane. Productivitatea colegilor este mult mai bună atunci când se pot  dedica cazurilor mai complexe, ceea ce înseamnă şi îmbunătăţirea experienţei clienţilor”, a menţionat Carlos Luque Larena. El a subliniat faptul că implementarea tehnologiei RPA nu a afectat în niciun fel numărul angajaţilor Enel, acesta nefiind nici scopul şi nici rezultatul proiectului. „Ce s-a schimbat a fost faptul că acum putem aloca eforturile noastre mai bine, pentru a ne putea concentra pe atenţia acordată clienţilor şi pentru ca colegii noştri să poată dedica mai mult timp activităţilor pentru care automatizarea ar fi mult prea complexă şi în care ei aduc valoare.”

Enel va continua să investească în automatizarea proceselor de lucru. „Intenţionăm să folosim tehnologia RPA în toate zonele unde aceasta poate aduce beneficii, prioritare fiind, evident, activităţile unde au loc operaţiuni repetitive, cu multă muncă manuală. Avem mai multe procese în analiză acum. De exemplu, ne uităm la procesul de alocare a sesizărilor şi reclamaţiilor, asftel încât acestea să poată fi alocate imediat colegilor, în funcţie de zonele de responsabilitate, pentru a fi soluţionate mai rapid, a punctat reprezentatul Enel.

Grupul Enel se află într-un proces amplu de transformare digitală, una dintre activităţile vizate fiind şi citirea automată a indexurilor contoarelor de energie electrică. Astfel, companiile de distribuţie din cadrul grupului Enel au început deja instalarea de contoare inteligente, iar acolo unde acestea sunt deja în funcţiune, citirea indexului este realizată automat.

„Procesul de citire a contoarelor este unul specific industriei de energie, însă în general, din experienţa echipelor noastre care au făcut implementări de RPA pentru mai mult de 2.500 de clienţi, orice organizaţie, indiferent de mărime, obţine invariabil aceleaşi rezultate: reducerea timpului dedicat sarcinilor repetitive, eficientizarea fluxurilor de lucru, eliminarea greşelilor făcute de oameni şi sporirea satisfacţiei clienţilor şi a angajaţilor”, a precizat Răzvan Atim, director de vânzări în cadrul UiPath pentru regiunea Europei de Est.

Foto: Răzvan Atim

La nivel global, UiPath a realizat proiecte RPA pentru zeci de companii din energie, precum GE şi EDF Energy.