Ana Sebov şi Sirshar Qureshi, PwC: Ce trebuie avut în vedere în pregătirea cererilor de despăgubiri şi daune asociate crizei COVID-19

După aproape două luni de lockdown, majoritatea statelor au anunţat relaxarea restricţiilor şi reluarea treptată a activităţilor sociale şi economice. Criza generată de pandemia de coronavirus a generat şi va continua să genereze pierderi imense organizaţiilor care au trebuit să-şi restrângă sau să-şi sisteze activitatea. Printre cele mai afectate companii sunt cele din domeniile HoReCa, transporturi de persoane, construcţii şi imobiliare, comerţ tradiţional nealimentar, fashion. Reducerea cererii şi a încasărilor, sincopele la nivelul lanţului logistic, anulările şi întârzierile de comenzi, prelungirea duratelor de execuţie şi a termenelor de plată, costurile suplimentare sunt doar câteva din motivele care vor sta la baza cererilor de despăgubiri şi daune.

În aceste condiţii, toate companiile afectate pot să aibă în vedere mecanisme de recuperare a pierderilor suferite, iar în acelaşi timp trebuie să considere potenţiale solicitări de pierderi care li se vor adresa, rezultând în presiuni mari pe finanţele firmelor, asigurătorilor, dar şi ale statului.

Mai exact, solicitările pot fi făcute de la parteneri de afaceri, în cadrul poliţelor de asigurare, de la guverne ca urmare a decretelor şi / sau măsurilor luate sau în cadrul tratatelor bilaterale de investiţii.

Din punct de vedere al mecanismelor care vizează recuperarea pierderilor, fie ele pierderi efective (damnum emergens) sau beneficiii nerealizate (lucrum cessans), există în general obligaţia părţii vătămate de a demonstra pierderile suferite – mai exact, apariţia/existenţa şi cuantumul pierderilor, precum şi legătura de cauzalitate dintre pierdere şi evenimentul care a generat pierderea sau încălcarea de obligaţii (de exemplu, ce pierderi au fost cauzate ca urmare a măsurilor guvernamentale, în cazul solicitărilor de despăgubiri de la guvern). De asemenea, partea vătămată va trebui să demonstreze că a întreprins măsuri rezonabile pentru diminuarea pierderilor suferite şi să arate dacă aceste pierderi au fost compensate integral sau parţial prin alte modalităţi.

La acest moment, lichiditatea şi gestionarea fluxurilor de numerar este cea mai mare problemă a companiilor, însă ele trebuie să aibă în vedere pregătirea din timp a etapei de remediere, să strângă dovezi în legătură cu potenţialele pierderi, deoarece ulterior, poate fi dificilă, dacă nu imposibilă, reconstituirea şi identificarea tuturor informaţiilor relevante.

5 paşi pentru cuantificarea pierderilor

Mecanismele legale ar putea fi neclare la acest moment, însă este important de ştiut care sunt paşii care trebuie urmaţi pentru cuantificarea şi susţinerea economică a pierderilor. Procesul de cuantificare a pierderilor este similar, indiferent de tipologia lor, şi trebuie iniţiat din timp:

1. Analiza contractelor care pot conduce la solicitări de recuperări de pierderi efective sau de beneficii nerealizate, sau pot da naştere unei obligaţii de a compensa un partener contractual. De asemenea, este important să se examineze clauzele contractelor care fac referire la situaţii de genul celei curente şi care ar putea conduce la limitarea sau anularea dreptului la despăgubiri.

2. Identificarea documentelor necesare pentru sustinerea pierderilor, precum şi a termenelor de depunere a cererii/cererilor de recuperare de pierderi/cererii de despăgubire, inclusiv a documentaţiei aferente. Dacă nu este clar ce informaţii sunt necesare, aceste aspecte trebuie discutate cu compania de asigurări sau brokerul de asigurări, dacă este cazul, şi cu un consilier juridic.

3. Definirea unor procese interne care să asigure stocarea într-un loc sigur a informaţiilor necesare. Este mai prudent să existe mai multe date, decat sa lipseasca documente relevante.

4. Dacă solicitarile de despăgubiri includ beneficiii nerealizate sau pierderi indirecte/derivate, este recomandată contractarea din timp a serviciilor unui expert şi consultarea lui cu privire la  documentele necesare pentru determinarea pierderilor/solicitărilor de despăgubiri/daune. Documentele justificative necesare pot varia în funcţie de metoda de calcul aplicată, care poate varia de la caz la caz. De asemenea, trebuie luată în considerare perioada pierderilor şi dacă exista pierderi permanente care trebuie să fie evaluate.

5. Cererea de despăgubiri/recuperare pierderi trebuie realizată în timp util, în termenii contractuali, termenii specificaţi în poliţe şi/sau regulamentul aplicabil. De asemenea, cererea trebuie pregătită cât mai minuţios posibil şi este recomandabil să fie făcută împreună cu consilierii juridici.

Studiu de caz - HoReCa

Sectorul HoReCa este unul dintre cele mai afectate de această criză, cifrele de afaceri în acest domeniu fiind aşteptate să scadă cu peste 50% în acest an, iar executarea contractelor va fi controversată. În acest context, firmele din domeniu se vor confrunta cu siguranţă atât cu cereri de despăgubiri, cât şi de solicitari de daune. 

Pentru o mai bună înţelegere prezentăm cazul unei companii care operează un hotel şi un restaurant de lux, care vizează în principal clienţi străini. Pe lângă oaspeţii hotelului, restaurantul hotelului a fost deschis şi altor clienţi, care reprezentau aproximativ 50% în vânzări. Compania a suferit pierderi financiare semnificative, ca urmare a măsurilor extraordinare impuse după declanşarea COVID-19: hotelul a fost închis şi toate rezervările au fost anulate, restaurantul a trebuit închis pentru public, rezultând o scădere a vânzărilor şi, în plus, restaurantul a trebuit să arunce sau să doneze o parte din stocul pe care nu-l putea folosi.

Pentru a atenua scăderea vânzărilor, restaurantul a început să ofere clienţilor săi posibilitatea de a comanda mâncare cu livrare la domiciliu, însă acestea generează doar aproximativ 30% din veniturile de dinainte de criză. Din cauza restrângerii activităţilor comerciale, compania şi-a redus achiziţiile de bunuri şi servicii, precum şi costurile cu forţa de muncă, prin disponibilizări şi concedii impuse. Revenind la relaţiile contractuale, compania are un contract cu furnizorul principal de produse alimentare, iar în acesta este prevăzută o valoare minimă de produse ce trebuie achiziţionate lunar, iar în caz contrar, furnizorul are dreptul să solicite plata unei penalităţi.

Ce documentaţie trebuie avută în vedere pentru pregătirea solicitărilor de despăgubiri şi daune?

În acest caz este foarte importantă documentarea:

• costului produselor perisabile / expirate care nu mai sunt utilizabile din cauza limitării / închiderii activităţilor comerciale, inclusiv dovada eliminării / donaţii;
• costurilor suplimentare care nu ar fi avut loc dacă nu ar fi fost criza (cerinţe sporite de curăţenie, necesităţi de dezinfectare, achiziţia de echipamente de protecţie);
• rezervărilor anulate şi extraselor bancare care confirmă restituirea depozitelor;
• penalităţilor, sancţiunilor, dobânzii pentru întârzieri la plata, inclusiv consecinţele nerespectării angajamentelor/obligaţiilor bancare (bank covenants);
• sancţiunilor din partea partenerilor comerciali în legătură cu/cauzate de criză;
• dobânzilor pentru întârzieri la plata, inclusiv consecinţele nerespectării angajamentelor/obligaţiilor bancare (bank covenants);
• planurilor de afaceri şi de marketing, bugetelor companiei înainte şi după criza, precum şi cash-flow-ul companiei înainte, în timpul şi după criza ;
• măsurilor luate în vederea atenuării efectelor crizei, dar şi impactul măsurilor statului asupra limitării pierderilor cauzate de criză, etc.

 Material de opinie realizat de Ana Sebov, Forensic Leader, PwC România şi Sirshar Qureshi, Partener Forensic PwC Europa Centrală şi de Est