Opinie Filip&Company: Angajatorii pot folosi datele GPS pentru a dispune concedierea, în anumite condiţii

Conform unei hotărâri recente a Curţii Europene a Drepturilor Omului („CEDO”), aceasta a considerat că nu a avut loc o încălcare a dreptului la viaţă privată a angajatului (art. 8 din Convenţia europeană a drepturilor omului) în contextul utilizării de către angajator a anumitor date rezultate din monitorizarea printr-un sistem GPS instalat pe maşina de serviciu, pentru a dispune concedierea acelui angajat.

Pentru a lua această hotărâre, CEDO a ţinut cont de particularităţile speţei, de unde rezulta că angajatorul asigurase anterior o informare corespunzătoare cu privire la instalarea sistemului de monitorizare GPS, iar datele prelucrate fuseseră limitate la minimul necesar pentru atingerea scopului legitim urmărit de angajator, respectiv de a monitoriza cheltuielile societăţii.

Sumarizăm elementele cheie ce au stat la baza hotărârii CEDO şi includem recomandările esenţiale de care trebuie să ţină cont acei angajatori care folosesc sisteme de monitorizare GPS pe maşinile de serviciu utilizate de angajaţi.

Starea de fapt

Hotărârea Florindo de Almeida Vasconcelos Gramaxo v. Portugalia din 13 decembrie 2022 priveşte situaţia în care un angajatorul a instalat pe maşinile de serviciu ale reprezentanţilor medicali sisteme de monitorizare GPS, destinate în principal să monitorizeze distanţa parcursă de angajaţi în desfăşurarea activităţilor profesionale ale acestora. În paralel, era necesar ca angajaţii respectivi să completeze anumite date legate de călătoriile lor şi într-o aplicaţie de Customer Relationship Management (CRM).

În urma corelării informaţiilor colectate prin sistemul GPS şi cele introduse de angajat în aplicaţia CRM, a rezultat că acesta a majorat artificial distanţele parcurse în interes de serviciu aşa încât să reducă proporţia călătoriilor în interes personal. Scopul pentru care angajatul procedase în acest mod era evitarea rambursării anumitor costuri stabilite pentru deplasările în interes personal, care, deşi erau permise, rămâneau în sarcina angajatului.

Prin urmare, angajatul a fost concediat pentru pentru creşterea artificiala a distanţelor parcurse în interes profesional pentru a ascunde deplasările private şi pentru că nu a respectat programul de lucru. În plus, acesta interferase cu operarea sistemului GPS în weekend.

Angajatul a atacat decizia de concediere, însă instanţele naţionale învestite au considerat că decizia a fost legală, atât în primă instanţă, cât şi în calea de atac (chiar dacă instanţa de apel lăsase de-o parte motivul privind monitorizarea respectării programului de lucru, pentru particularităţi ce ţin de legislaţia muncii acel stat). Anterior primirii deciziei de concediere, angajatul depusese şi o plângere la autoritatea naţională de protecţie a datelor cu privire la utilizarea sistemului GPS, însă plângere i-a fost respinsă, iar angajatul nu a contestat în instanţă soluţia primită.

1. Aspecte relevante în cadrul hotărârii

CEDO a concluzionat că, raportat la deciziile instanţelor de judecată naţionale, în cauză nu a existat o încălcare a dreptului la viaţă privată din perspectiva obligaţiilor pozitive ale statului. Pentru a ajunge la această concluzie, CEDO a avut în vedere următoarele aspecte cheie:

• faptul că angajatorul a informat angajatul: (i) cu privire la existenţa sistemului GPS şi faptul că acesta era destinat să monitorizeze distanţele parcurse în desfăşurarea activităţilor angajaţilor; şi (ii) cu privire la posibilitatea iniţierii unor proceduri disciplinare împotriva angajaţilor în cazul în care ar exista discrepanţe între datele de kilometraj furnizate de sistemul GPS şi datele furnizate de angajat prin aplicaţia CRM;
• prin faptul că instanţa de apel a luat în considerare doar date de geolocalizare privind distanţele parcurse, a fost considerat că ingerinţa în dreptul la viaţă privată a angajatului a fost limitată la minimul necesar pentru atingerea scopului legitim urmărit de angajator, respectiv de a monitoriza cheltuielile societăţii;
• informaţiile rezultate din sistemul GPS au fost disponibile doar persoanelor responsabile cu alocarea şi aprobarea vizitelor şi cheltuielilor, circulaţia acestor informaţii fiind foarte limitată;
• angajatul nu a contestat în instanţă respingerea plângerii depuse la autoritatea naţională de protecţie a datelor cu privire la sistemul GPS.

În concluzie, CEDO a apreciat că instanţa de apel a realizat un examen de proporţionalitate echilibrat între dreptul solicitantului la respectarea vieţii sale private şi dreptul angajatorului de a asigura buna funcţionare a societăţii, ţinând cont de scopul legitim urmărit de societate, şi anume dreptul de a-şi monitoriza cheltuielile.

2. Recomandări

Atunci când angajatorii decid să implementeze sisteme de monitorizare GPS pe maşinile de serviciu ale angajaţilor lor ar trebui să ţină cont de obligaţiile care le revin în temeiul legislaţiei privind protecţia datelor cu caracter personal, evidenţiate şi de hotărârea CEDO.  

Pe scurt, angajatorii ar trebui:

• să informeze angajaţii în mod complet cu privire la existenţa sistemelor GPS, scopurile în care vor putea fi utilizate datele, precum şi celelalte informaţii necesare conform Regulamentului general privind protecţia datelor (GDPR);
• să se asigure că datele colectate prin sistemele GPS, prelucrate de societate, sunt limitate până la minimul necesar, stabilit prin raportare la scopul pentru care sunt colectate;
• să se asigure că au fost stabilite măsuri tehnice şi organizatorice adecvate pentru protecţia datelor (de ex., limitarea accesului la informaţii doar pentru persoanele care trebuie să le cunoască în exercitarea atribuţiilor, securitatea tehnică a sistemului GPS etc.);
• să analizeze relaţia cu furnizorul sistemului GPS pentru a determina dacă este necesară încheierea unui contract privind prelucrarea datelor (de ex. atunci când acesta acţionează ca persoană împuternicită);
• atunci când temeiul prelucrării datelor este interesul legitim al societăţii, societatea va trebui să realizeze şi o analiză prin care să justifice interesul său urmărit prin implementarea sistemului GPS prin raportare la interesele sau drepturile şi libertăţile fundamentale ale angajaţilor (de exemplu, controlul cheltuielilor, atunci când există suspciuni că foile de parcurs ar fi neconforme prin raportare la distanţele dintre punctele între care are loc deplasarea, sau necesitatea derulării unei cercetări disciplinare pentru sancţionarea abaterilor de la disciplina muncii).

De asemenea, angajatorul ar trebui să analizeze şi aplicarea legii naţionale privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului general privind protecţia datelor (Legea 190/2018), care prevede anumite cerinţe suplimentare atunci când are loc o monitorizare a angajaţilor în baza intereselor legitime ale angajatorului. Aceste cerinţe privesc, în principal, consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor angajaţilor, inexistenţa unor modalităţi mai puţin intruzive pentru atingerea scopului urmărit de angajator (în linie şi cu principiile stabilite de CEDO în cauza Bărbulescu contra României) şi stabilirea unei durate de stocare a datelor proporţională şi limitată.

În concluzie, apreciem că examenul efectuat de CEDO este unul just, iar concluziile care rezultă din analiza Curţii pot fi folosite de angajatori pentru a implementa sisteme de monitorizare de tip GPS pe maşinile de serviciu mergând până la utilizarea datelor rezultate din respectivele sisteme atât în proceduri disciplinare, cât şi în faţa instanţelor de judecată, cu îndeplinirea obligaţiilor legale corespunzătoare.

Autori: Cristina Tudoran (counsel), Diana Gavra (senior associate)