Managerii au găsit soluţia pentru a transforma timpul de călătorie în timp de lucru: videoconferinţa

Reducerile de costuri i-au împins pe managerii companiilor locale să folosească din ce în ce mai des videoconferinţele pentru a participa la întâlnirile regionale, eliminând astfel din bugetul lunar biletul de avion sau factura de cazare la un hotel de patru sau cinci stele. Singurul cost important în cazul videoconferinţei este aparatura, al cărei preţ variază între 14.000 de dolari şi 350.000 de dolari, scrie revista BUSINESS Magazin.

"Pentru început vom intra în legătură directă cu o colegă din Bulgaria şi cu un coleg care se află cu două etaje mai jos. Vreau să vă arăt cum funcţionează sistemul."

Aşa a început săptămâna trecută Cristian Popescu, directorul general al Cisco România, demonstraţia unei videoconferinţe. Discuţia a avut loc într-o sală special amenajată pentru asemenea tip de întâlniri - pereţii de culoare crem erau izolaţi fonic, suprafaţa unuia dintre ei fiind pe jumătate acoperită de un ecran. Pe masa din faţa ecranului se afla dispozitivul, de forma unui telefon fix, ce permite conectarea participanţilor la videoconferinţă aflaţi în locuri diferite.

Aici se întâlnesc managerii Cisco România pentru a comunica cu filialele din străinătate şi a ţine legătura cu clienţii şi partenerii. La început, în anul 2007, compania a introdus sistemul de teleprezenţă doar intern, între sucursale, pentru ca mai apoi să se extindă şi la celelalte categorii. "Într-o videoconferinţă, după cinci minute, participanţii încep să uite că se află în faţa ecranului şi au senzaţia de întâlnire faţă în faţă", apreciază Popescu, socotind că la nivelul lunii trecute Cisco a avut peste 30.000 de conferinţe de teleprezenţă la nivel mondial.

"Eu unul particip de zece ori pe săptămână la acest tip de întâlniri. Deşi în ultima perioadă am călătorit mai puţin în interes de serviciu, nu îmi pare rău, pentru că deplasările înseamnă pierdere de timp şi lipsă de productivitate", completează directorul Cisco. Alexandru Mina, coordonator de comunicare al Panasonic România, afirmă în schimb că el nu călătoreşte mai puţin de când foloseşte sistemul de teleprezenţă. "Videoconferinţele vin doar ca o completare a deplasărilor - ne ajută să verificăm datele, să aducem îmbunătăţiri. Nu au niciun dezavantaj", comentează Mina.

El ţine să sublinieze diferenţa dintre teleconferinţă şi videoconferinţă, ca grad de eficienţă a comunicării: "Prima este impersonală, substituie cu greu comunicarea faţă în faţă, în timp ce a doua te ajută să vezi persoanele cu care vorbeşti, reacţiile şi gesturile lor. Eu particip la videoconferinţe de două-trei ori pe săptămână, însă la nivel de companie au loc şi trei-patru videoconferinţe zilnic".

Şi cei de la Procter & Gamble România au început să folosească sistemul de videoconferinţe din 2007, pentru întâlnirile interne în cadrul P&G. În prezent, utilizarea acestui sistem s-a extins, inclusiv pentru diverse întâlniri cu parteneri externi.

"Avantajele utilizării sistemului sunt foarte variate", susţine Cornelia Sofronie Piţigoi, external relations manager la Procter & Gamble România, referindu-se la îmbunătăţirea productivităţii, a colaborării între echipe care se află în locuri diferite, dar şi la reducerea la nivel global a emisiilor de carbon (se reduce numărul călătoriilor) şi nu în ultimul rând din punct de vedere personal: reducerea numărului de ore petrecute în călătorii de afaceri (mai mult timp dedicat familiei).

Conform mai multor manageri cu care am discutat, creşterea productivităţii s-a dovedit pentru ei unul dintre cele mai importante câştiguri aduse de sistemul de teleprezenţă. Timpul de călătorie, care de cele mai multe ori generează costuri mari, poate fi transformat în timp de lucru. În cazul Cisco, spre exemplu, de la introducerea sistemului în 2007 şi până în prezent au fost economisiţi peste 550 de milioane de dolari. Şi Computer Generated Solutions (CGS), companie de externalizare de servicii de relaţii cu clienţii, a redus cu 30-40% costurile de când a adoptat sistemul de videoconferinţe.

"Noi facem zilnic videoconferinţe ca să comunicăm cu colegii de la Braşov. Aşa păstrăm o relaţie apropiată cu cei de acolo", a spus Vladimir Sterescu, director general la CGS, firmă al cărei sistem de videoconferinţe a fost procurat de la compania americană Polycom, prezentă pe piaţa românească din anul 2007. La nivel global, Polycom a avut anul trecut venituri de 967 de milioane de dolari, faţă de peste un miliard de dolari în anul 2008.

Singurul dezavantaj al sistemului de videoconferinţă este, potrivit lui Mina şi Sterescu, costul aparaturii, care este cuprins între 14.000 şi 350.000 de dolari.

"Acolo unde însă cumpărarea unui sistem de teleprezenţă se poate amortiza rapid într-o companie (avem unele care şi-au amortizat investiţia în şase luni), este un mod de a reduce clar costurile", afirmă directorul Cisco, adăugând că situaţia economică actuală face ca toate afacerile să îşi pună problema eficienţei. Vladimir Sterescu admite că scopul iniţial al utilizării sistemelor de videoconferinţă a fost de a reduce cheltuielile. "Dar teleprezenţa este şi instrumentul cu cel mai mare impact atunci când vine vorba de colaborarea în companii", consideră Popescu.

Deşi au fost diferite încercări la nivelul anilor 1960 de a impune videotelefonia, tehnologia la vremea aceea nu a permis ca rezultatul să fie performant. Astăzi comunicarea video e un fapt comun, indiferent că este pe calculator sau pe telefonul mobil.

În România, interesul pentru sistemele de videoconferinţe a fost până acum comparabil cu ce s-a întâmplat la nivel internaţional, cu nuanţa că în ce priveşte întreprinderile mici, managerii acestora sunt mai reticenţi, deoarece bugetul lor este foarte redus, conform şefului Cisco România.