Interviuri video şi softuri de recrutare: Ce tehnologii moderne folosesc oamenii din HR pentru a atrage cei mai buni angajaţi de la concurenţă

Autor: Adelina Mihai 01.08.2011

Instrumentele software de recrutare au un loc tot mai important în rândul tehnicilor folosite de departamentele de resurse umane ale companiilor, având o eficienţă mai mare din punctul de vedere al costurilor şi al timpului alocat gestionării CV-urilor. Softurile specializate sunt folosite şi în recrutarea executivilor de top, iar firmele de head-hunting au adus pe piaţa locală platforme de tip ERP (enterprise resource planning) cu ajutorul cărora le prezintă companiilor-client o parte din interviurile susţinute cu candidaţii, economisind astfel timp.

Irina Pinţoi, Managing Partner în cadrul filialei locale a firmei de executive search Talentor, spune că noile instrumente folosite în recrutare sunt benefice atât pentru angajator, care poate să vadă modul în care se comportă şi cum răspunde la întrebări candidatul, cât şi pentru candidaţi, care pot profita de faptul că se pot "vinde" mai bine chiar înainte de a avea o discuţie cu reprezentantul companiei angajatoare.

"La începutul proiectului, clientul ne furnizează 2-3 întrebări definitorii pentru profilul căutat, iar în timpul interviului cu candidaţii, întrebările sunt adresate şi filmate, iar filmul - a cărui durată nu depăşeşte 4- 5 minute - este încărcat în interfaţa folosită de firma de recrutare şi client", a spus Irina Pinţoi. Talentor este filiala locală a unui grup finlandez de recrutare prezent în peste 15 ţări, care a avut anul trecut o cifră de afaceri de aproximativ 200.000 de euro pe piaţa locală.

Platformele ERP (enterprise resource planning - planificarea resurselor întreprinderii) reprezintă instrumente software care asigură transparenţa informaţiilor dintr-o organizaţie prin intermediul unor platforme online. Adesea managerii care urmează programe de MBA sunt învăţaţi cum să implementeze astfel de soluţii pentru a eficientiza activitatea companiei pe care o conduc.

Un proiect de recrutare la nivel de management durează, în medie, între 4 şi 7 săptămâni de la primul interviu cu candidatul şi depinde de gradul de dificultate al poziţiei.

În prima fază a recrutării, head-hunterul creează împreună cu compania-client o descriere a profilului căutat, iar apoi începe construirea unei liste lungi de candidaţi (aici sunt incluşi toţi specialiştii din domeniu cunoscuţi de către consultanţii firmei de recrutare, contactele de pe reţeaua de socializare de business LinkedIn, dar şi managerii care ocupă poziţii similare la firmele concurente). După contactarea candidaţilor şi intervievarea acestora, compania- client poate viziona prin intermediul platformei ERP lista scurtă a candidaţilor recomandaţi de head-hunter şi poate viziona CV-urile acestora cu experienţa profesională relevantă pentru postul vizat, dar şi filmul în care aceştia răspund la întrebările stabilite anterior de angajator. Platforma mai cuprinde şi o secţiune de comentarii, prin care atât head-hunterul, cât şi angajatorul îşi pot spune părerea despre fiecare candidat, de tipul" recomandăm să-l chemaţi la interviu" sau "are abilităţi de management foarte bune, însă nu ştim cum stă cu abilităţile de management". Timp se mai economiseşte şi dacă head-hunterul încarcă în interfaţa folosită de client profiluri de candidaţi despre care angajatorul respectiv nu a avut referinţe bune sau dacă vrea să trateze cu prioritate anumiţi candidaţi pentru că au auzit lucruri bune despre ei.

"Partea filmată a interviului este cea cu 2-3 întrebări pe care clientul le consideră relevante pentru poziţia căutată şi sunt fie întrebări de personalitate, de management sau tehnice, pentru a vedea dacă acel candidat stăpâneşte sau nu domeniul. Aceste întrebări le adresăm în timpul interviului, avem o cameră video pe masă şi informăm candidatul la începutul interviului că o parte a acestuia va fi filmată", a mai spus Pinţoi.

Pentru a evita situaţiile în care candidaţii ar putea avea probleme cu angajatorul actual dacă acesta ar afla că îşi caută de lucru în altă parte, firma de recrutare transmite user-ul şi parola de acces la profilurile candidaţilor numai unei singure persoane din companie, prin SMS.

"Există clienţi care pun întrebări legate de etică. Spre exemplu, în cazul celor care activează în sectorul farma, clienţii îi întreabă pe candidaţi cum ajung să-i contacteze pe cei de la minister pentru a semna un contract. Există candidaţi care spun plini de mândrie că, dacă angajatorul le alocă un buget de protocol în valoare de x euro, se rezolvă. Sunt clienţi care nu acceptă aşa ceva şi dacă văd un astfel de răspuns filmat, ne spun că nu are rost să-i mai vadă la interviu", a mai spus Pinţoi.

Cei mai deschişi candidaţi la interviurile de recrutare sunt însă oamenii din domeniul IT, care lucrează mai mult cu americanii, dar şi oamenii de vânzări, care aplică ceea ce fac la job şi atunci când vor să devină mai "angajabili".

Peste 50 de firme fac recrutări interne şi externe printr-un soft

Producătorul de software Totalsoft a dezvoltat de câţiva ani o soluţie de recrutare prin care angajaţii din departamentele de HR sunt ajutaţi să identifice cei mai potriviţi candidaţi şi să gestioneze o bază mare de CV-uri, care înregistrează candidaţi interni şi externi, care sunt selectaţi după anumite criterii. Peste 50 de companii - printre care se află multinaţionale de talia Orange, British American Tobacco, BRD sau UniCredit Ţiriac - folosesc această soluţie software de recrutare, cu ajutorul căreia gestionează fluxul de angajări şi stochează automat CV-urile candidaţilor care au aplicat pentru un job pentru care nu erau calificaţi, dar care poate vor fi eligibili în viitor pentru o altă poziţie.

"Soluţia se adresează firmelor care fac recrutare cu resurse proprii. O companie care are nevoie de un candidat care să aibă o experienţă de 5 ani pe o poziţie similară sau care să aibă recomandări ale foştilor angajatori va putea selecta numai acei candidaţi care corespund acestor criterii. În plus, dacă rolul scos la concurs este atât de important astfel încât zece persoane trebuie să vadă profilul candidatului înainte de interviu, fiecare din cele 10 persoane va putea contribui la descrierea jobului şi va adăuga criterii de selecţie", susţine Alexandru Savin, Product Marketing Manager, Charisma HCM& Medical în cadrul Totalsoft, o companie cu afaceri de aproape 22,5 milioane de euro anul trecut. Soluţia de recrutare a TotalSoft este o parte componentă a Charisma HCM, o soluţie de management a resurselor umane care cuprinde şi module de salariazare sau de medicina muncii.

"Este totuşi foarte puţin probabil ca această soluţie să înlocuiască interviurile faţă în faţă, pentru că doar facilitează atragerea, profilarea şi selecţia angajaţilor. Pentru cei care nu vor să implementeze permanent soluţia există posibilitatea să se aboneze pe o lună sau două atunci când au fluxuri mari de recrutare", a mai spus Savin.

Ce spun candidaţii despre noile metode de recrutare?

Dan M., 32 de ani, consultant în cadrul uneia dintre cele mai mari companii de consultanţă în management, s-a angajat după ce a susţinut două interviuri de angajare cu country managerul companiei şi cu numărul 2 în companie şi după ce a promovat un test destul de dificil.

"M-au chemat la interviu după ce le-am trimis un e-mail de prezentare. Am susţinut câte un interviu cu fiecare dintre ei, în zile şi săptămâni diferite, în care îmi dădeau să rezolv studii de caz. Înainte să le scriu, ştiam că acesta era domeniul în care vreau să lucrez, ştiam ce fac ei, ce proiecte majore au avut şi ce clienţi", spune Dan, care lucrează de mai bine de doi ani în această companie. În prezent, el se ocupă şi de recrutarea specialiştilor care vor să obţină un post în cadrul companiei şi raportează direct country managerului companiei.

"Nu prea am încredere în metodele moderne de recrutare, cred că cele mai bune rămân interviurile faţă în faţă cu angajatorul şi testele prin care se măsoară abilităţile tehnice ale candidaţilor. O componentă importantă în recrutare, care din păcate nu prea se practică în România, o reprezintă recomandările de la fostul angajator. Dacă un candidat nu poate obţine o recomandare de la fostul angajator, atunci poate apărea o problemă, pentru că este posibil ca omul pe care vrei să-l aduci în companie să-ţi facă necazuri", a adăugat Dan. El crede că, indiferent de metodele de recrutare - moderne sau tradiţionale -, unul dintre rolurile principale ale unui CEO este să-şi aleagă echipa din prima linie de management, iar selecţia ar trebui să se bazeze pe rezultatele demonstrate anterior de candidat.

Indiferent dacă se duc la interviu cu un consultant de la o firmă de executive search sau cu un reprezentant al companiei angajatoare, specialiştii îi sfătuiesc pe candidaţi să fie mai sceptici atunci când o companie concurentă îi "vânează" şi este prea generoasă în ofertă. "Au fost cazuri în care companii renumite au ofertat în alb poziţii atunci când şi-au propus o schimbare de strategie. Nu a existat niciun fel de negociere, pentru că exact pe oamenii respectivi îi voia compania. Acei executivi au fost aduşi în companie, au pus pe picioare lucruri, după care compania a spus că nu-şi mai permite să plătească acel salariu şi că va trebui să-l reducă. Candidaţii trebuie să-şi pună mari semne de întrebare atunci când o companie aruncă cu bani", a adăugat Pinţoi.

De ce folosesc companiile softurile de recrutare

Se elimină introducerea de date şi transmiterea răspunsurilor şi permite focalizarea pe selectarea, intervievarea şi negocierea cu candidaţii; timpul necesar procesului de angajare scade cu până la 35%.
Responsabilii de recrutare şi managerii direcţi pot vizualiza stadiul recrutării, lista scurtă de candidaţi, profilurile lor, având acces rapid la istoricul fiecărui candidat.
CV-urile postate pe website sunt redirecţionate în modulul de recrutare; în cazul în care candidatul are deja un CV în baza de date şi aplică la un nou job, CV-ul acestuia nu se înregistrează încă odată în bază ci este redirecţionat pe postul respectiv.
Permite importul CV-urilor care provin din alte surse, cum ar fi site-uri specializate (LinkedIn, eJobs, Bestjobs) sau agenţii de recrutare şi permite actualizarea CV-urilor înregistrate deja în sistem.
Recruiterii pot selecta CV-urile după criterii de tipul: nivel limbi străine sau număr de ani de experienţă în domeniu.
Se gestionează automat posturile disponibile şi numărul de poziţii vacante, ţinând cont de posturile vacante la un moment dat, dar şi de poziţiile ocupate.
Candidaţii interni primesc notificări despre interviuri şi rezultatele acestora. În cazul recrutării interne, anumite date din modulele de resurse umane şi salarizare pot fi accesate automat de către echipa de recrutare (ex. pachetul de beneficii actual).
Din lista totală de candidaturi se vor califica în faza următoare doar cei care întrunesc un punctaj minim stabilit în grila de selecţie.
Se înregistrează principalii indicatori ai procesului de recrutare: CV, oferta pentru candidat, numărul de candidaturi şi sursa de provenienţă a acestora, durata procesului de recrutare, numărul de candidaţi selectaţi pentru interviu şi formularul pentru scrisoarea de răspuns.

Sursa: Totalsoft