Resurse umane "standard". Hartia si dosarele, instrumente clasice folosite in recrutarea si evaluarea de personal, pierd tot mai mult teren in fata software-urilor specializate. Motivul? Economie de timp si spatiu, precum si o sistematizare mai buna a intrarilor, exit-urilor si a evolutiei angajatilor din organizatie.
Desi HR-ul este un domeniu soft, in care se lucreaza cu oameni si unde pare destul de dificil de standardizat procese cum sunt angajarea sau evaluarea, specialistii spun ca in lipsa unor pattern-uri, compania se poate regasi in fata unor blocaje datorate volumului mare de munca si de date care trebuie procesate.
"Utilizarea de aplicatii software pentru procesele de resurse umane este imperativa in cazul companiilor mari si in special pe activitati ce tin de latura administrativa, evidente angajati, contracte de munca, salarizare. Pentru celelalte procese, recrutare si training, suportul aplicatiilor este folosit in cazul companiilor specializate pe servicii de resurse umane si mai putin in cazul companiilor. Prezenta mai scazuta a solutiilor software pentru aceste procese este intalnita atat pe plan locat, cat si pe plan international", este de parere Larisa Condriuc, consultant in cadrul companiei specializate in resurse umane Manpower. Motivele ponderii inca scazute a acestor solutii, spune Condriuc, pot fi oferta limitata in domeniu, dar si nevoia unui grad mare de personalizare a aplicatiilor de la o companie la alta.
Probabil ca principalul argument in momentul alegerii unei aplicatii software in procesele de recrutare este economia de timp. Pe de alta parte, la final, cand se trage linie, se pare ca si costurile scad considerabil. De exemplu, in sistemul clasic, care presupune, evident, folosirea creionului si a hartiei, si prelucrarea manuala de date, procesul de evaluare anual pentru 150 de angajati ar dura trei luni. "Cu costuri totale, timp exprimat in salariu tarifar orar, consumabile, hartie, costuri logistice pentru multiplicari si transport, mult mai mari decat in cazul utilizarii unui software specializat", precizeaza Alina Radulescu, HR senior consultant in cadrul grupului RTC.
In RTC, sistemul de evaluare este gestionat prin proiecte dedicate si adaptate pe firme, divizii, niveluri ierarhice si categorii de posturi. Solutia gasita la nivel de grup pentru o evaluare mai rapida se numeste EvalRoom si a fost creata chiar de catre RTC - HR Consultanta in parteneriat cu personalul de la Bistec-SBsol. "Dezvoltarea sa a durat aproaximativ sase luni pentru prima versiune si inca patru luni pentru cea de-a doua versiune. In crearea lui au fost implicate sase persoane din zona IT si trei din HR", explica Alina Radulescu. Investitia din partea RTC s-a ridicat, pana in prezent, la 25.000 de euro, estimandu-se ca pana in final sa ajunga la o cifra de 35.000 de euro.
In cazul EvalRoom, completarea datelor de catre evaluati si evaluatori se realizeaza online. Conditia tehnica este ca utilizatorul sa aiba un calculator cu conexiune Internet si o adresa de mail pentru contact. Toti cei implicati in evaluare au un cont deschis in aplicatie unde primesc toate instrumentele, chestionare si teste, si detaliile de completare. Atunci cand sunt inclusi in calitate de evaluati sau evaluatori intr-un proiect, primesc pe mail o invitatie de accesare a EvalRoom. Transmiterea unui chestionar de evaluare dureaza aproximativ 3 minute, completarea unui chestionar de evaluare, aproximativ 10 minute, iar procesarea datelor este instantanee. "Inainte dura de la o zi la sapte zile transmiterea unui chestionar, completarea tot aproximativ 10 minute, returul chestionarului completat, de la o zi la sapte zile, iar prelucrarea, 3-4 ore pe chestionar", povesteste Radulescu.
Rezultatele evaluarii sunt folosite, confrom Alinei Radulescu, pentru stabilirea salariului. Calificativele de evaluare sunt parte integranta din grila de salarii si sistemul de promovari in firme si in grup. De asemenea, contribuie la definirea corecta si exacta a nevoilor de training, la masurarea si cresterea continua a rezultatelor profesionale individuale, la motivarea celor mai buni angajati si la identificarea celor mai putin pregatiti.
Evaluarea joaca un rol important in motivarea angajatilor, in urmarirea evolutiei lor profesionale, cat si in atingerea obiectivelor companiei angajatoare.
"Aceasta practica este de obicei intalnita in mediile organizationale corporatiste si este aplicata cu periodicitate, dupa o luna sau trei de la inceputul colaborarii, la sfarsitul unui an de activitate, sau intermediar, dupa sase luni de activitate", mentioneaza Diana Stan, consultant la Manpower.
Pentru un grup cu aproximativ 4.000 de angajati, in peste 70 de companii, este importanta, conform celor de la RTC, pastrarea unui istoric al pasilor de dezvoltare pentru fiecare dintre ei.
"Am adaugat functionalitati care sa urmareasca participarea la training-uri a angajatilor si a evaluarii acestora. Plus posibilitatea de modelare a testelor, chestionarelor si rapoartelor pentru a aduce acuratete evaluarilor", precizeaza Mihai Grapan, directorul departamentului de consultanta si implementare al RTC. "Am adaugat elemente de securitate imbunatatite pentru ca domeniul pentru care am dezvoltat solutia lucreaza cu date personale cu un puternic caracter de confidentialitate", adauga el.
Nevoia unui astfel de sistem informatic a aparut odata cu dezvoltarea departamentului de evaluare din cadrul grupului si implicit a proiectelor de evaluare derulate. "Solutia EvalRoom o folosim din aprilie 2006 si am evaluat cu ajutorul sau aproximativ 1.700 de persoane din zone de activitate diferite: logistica, retail, distributie, IT", declara Radulescu.
Instrumentul folosit de RTC a ajuns deja la a treia versiune. "Am adaugat flexibilitate aplicatiei si am dezvoltat o serie de functionalitati in asa fel incat avantajele sa fie vizibile pentru toate partile implicate", povesteste ea. "Pentru consultantul de resurse umane, a treia versiune de EvalRoom inseamna eliminarea aproape integral a activitatilor repetitive, manuale, dintr-un proiect de evaluare. Nu este un simplu instrument, ci o aplicatie rezultata din regulile proiectelor de evaluare", adauga Mihai Grapan.
Nevoia unei sistematizari a fost simtita si in cadrul companiei Kraft Foods Romania, care are in prezent aproximativ 700 de angajati. Evaluarea personalului se face prin utilizarea unui sistem de management al performantei. Specific acestuia este faptul ca se concentreaza nu numai pe evaluarea performantei, ci si pe toate aspectele care pot sa conduca la o performanta mai buna.
"Dincolo de evaluarea performantelor, vorbim si despre planurile concrete de dezvoltare profesionala a angajatului, despre planurile de cariera care sunt integrate in planul acesta", declara Cristian Sarboiu, director de resurse umane al Kraft Foods Romania. Si in cadrul companiei Kraft Foods Romania exista o legatura directa intre rezultatele angajatului pentru un an de zile si aspectele de salarizare.
In grupul RTC, sistemul de evaluare este gestionat prin proiecte dedicate si adaptate pe firme, divizii, niveluri ierarhice, categorii de posturi. "Astfel, consultantii nostri construiesc proiectele de evaluare pornind de la obiectivele agreate cu managementul firmelor, pastrand linia generala de la nivelul grupului si structura generala a instrumentelor", adauga Alina Radulescu.
Evaluarea se poate face si clasic, sef-subordonat, autoevaluare, dar si prin evaluari complexe 360 de grade, autoevaluare, sefi, colegi, subordonati, clienti interni, testare de cunostinte profesionale. Evaluarea managementului de pe primele trei niveluri ierarhice este in mod unitar construita la nivelul intregului grup, indiferent de firmele si businessurile in care acestia activeaza.
In ajutorul specialistilor in resurse umane a fost creat Sincron, un instrument pentru managementul pocesului de recrutare dezvoltat de compania Senior Software, folosit in special de catre firmele specializate in recrutare.
"Este una dintre cele mai avansate aplicatii informatice de management al procesului de recrutare pe piata romaneasca, compatibil la integrarea cu sisteme mari de tip Enterprise Resource Planning precum SAP sau Oracle", declara Eleodor Ghenoiu, directorul de comunicare al Senior Software.
Sincron este o aplicatie structurata pe module relationale, ce garanteaza accesul rapid la lista de CV-uri, cautari complexe in baza de date si o utilizare ergonomica. "Arhitectura Sincron permite utilizatorului, operator sau consultant HR, sa intervina in adaptarea aplicatiei pentru cerintele reale aparute in timpul procesului de recrutare", povesteste Ghenoiu. Structura modulara a Sincron cuprinde componente dedicate pentru candidat, proiect, raport, estimare, calendar, comunicare si configurare.
Sincron a fost lansat comercial pe piata romaneasca acum aproximativ sase luni, iar in prezent, gestioneaza managementul recrutarii pentru companii precum Brainspotting, Dynamic HR, Excon Consultanta, ISGPM, Quanta Resurse Umane, Smart Agency si Servier Pharma Romania.
"Disciplina procesului de recrutare a fost studiata cu atentie de echipe combinate de specialisti atat din domeniul recrutarii si resurselor umane, cat si din domeniul IT. Scopul acestui parteneriat strategic a fost de a pune tehnologia in slujba acestui proces, de-al eficientiza si a-l face sa fie flexibil", mentioneaza Eleodor Ghenoiu.
Sincron a fost creat si dezvoltat in 18 luni, de catre o echipa tehnica dedicata dezvoltarii, cu ajutorul unui colectiv de specialisti in recrutare in managementul proceselor de acest tip. Investitia pentru dezvoltarea Sincron se ridica la aproximativ 120.000 de euro. "Procesul de dezvoltare continua si in prezent, pentru a oferi noi facilitati, servicii si upgrade-uri pentru platforma existenta. Versiunea comerciala disponibila in acest moment este 1.3, o noua versiune fiind preconizata pentru vara lui 2007", adauga Ghenoiu.
Din analiza de piata efectuata de echipa Sincron, exista un numar relativ restrans de componente de recrutare, atasate unor module de resurse umane, care insa sunt costisitoare ca pret si nu sunt dedicate specificului tuturor etapelor procesului de recrutare.
"Estimam intreaga piata de aplicatii informatice pentru recrutare la circa 300.000 de euro, la nivelul anului 2007. Din aceasta piata, conform evolutiilor pe care le preconizam, avem in vedere ocuparea unei cote de 60%", precizeaza Eleodor Ghenoiu.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
