(P) Peste 3.500 de parteneri din Retail şi E-commerce utilizează platformele DocProcess

Continuitatea business-ului şi agilitatea sunt două elemente esenţiale în această perioadă, dar şi pe viitor. Este foarte probabil ca anumite comportamente de consum dar şi modul de a lucra să se stabilizeze şi după criză, iar atunci, transformarea digitală este singura cale prin care companiile pot face faţă provocărilor.

Toate produsele software ale DocProcess pot fi utilizate de clienţi din orice industrie, aceste produse adresând automatizarea fluxurilor din departamentele de achiziţii, vânzări, logistică şi financiar-contabil.

Pe verticalele de retail şi e-Commerce (alimentar, IT&C, DYI) DocProcess are o expertiză foarte largă, aceştia fiind primii clienţi ai companiei, ce alcătuiesc şi astăzi aproximativ 70% din baza de parteneri. Deci putem spune că toate produsele DocProcess – de la platforma de automatizare DocXchange, la arhiva electronică şi până la contract management, au evoluat pe nevoile acestor clienţi. Pe de altă parte, DocProcess are în portofoliu şi clienţi din alte sectoare esenţiale, inclusiv companii care furnizează servicii medicale, profesionale cât şi din industrie sau agricultură.

DocXchange – platformă de automatizare Purchase-2-Pay şi Order-2-Cash

DocXchange este o platformă de intermediere şi digitalizare a proceselor de business în cadrul unui ecosistem de parteneri cum ar fi furnizori, cumpărători, bănci, transportatori şi operatori logistici etc. Platforma facilitează schimbul de documente între parteneri, 100% în format digital.

Platforma DocXchange se poate integra cu orice ERP sau alt sistem de informaţii disponibil, astfel încât se elimină bariera tehnologică dintre parteneri. Platforma funcţionează în cloud, fiind accesibilă de pe orice device, indiferent dacă angajatul lucrează de la birou sau de acasă.

Spre exemplu, platforma facilitează schimbul electronic de documente dintre un retailer şi furnizorii săi. Retailerul trimite comenzi în format electronic către furnizorii săi prin intermediul platformei DocXchange, apoi furnizorii au posibilitatea să îşi vadă comenzile, să le confirme şi să le integreze în ERP-ul lor, totul în mod automat, fără muncă manuală.

Ulterior, furnizorii pot emite la fel de simplu facturi către retailerul în cauză. Mai mult, toate aceste facturi sunt controlate din punct de vedere fiscal precum şi conform unui număr de reguli de business (în mod normal 70-150 puncte de validare pe o singură factură), astfel încât doar facturile corecte ajung în ERP-ul retailerului.

Spre exemplu, pentru un client DocProcess din zona de retail, platforma DocXchange a crescut productivitatea per angajat din departamentul de contabilitate, de la o medie de 1000 facturi prelucrate lunar, la 400.000 de facturi/angajat.

 

Beneficii pentru parteneri: ► datele din documente sunt 100% corecte, platforma realizând controale automate şi evitând erorile generate de muncă manuală, neatenţie etc; ► documentele ajung către fiecare parte în mai puţin de 5 secunde de la emitere; ► situaţiile financiare sunt actualizate în timp real, ceea ce înseamnă că managementul poate să ia decizii informate, în baza unor date reale şi complete. ► studiile independente arată ca prelucrarea unei facturi corecte pe suport hârtie costă o companie între 8 - 15 eur/buc, în funcţie de ţară. În România acest cost este undeva la 8 eur/buc. Prin digitalizarea şi automatizarea completă oferită de DocXchange, costurile de prelucrare se reduc la 1-2 eur/factură; ► susţinerea cash-flow-ului furnizorilor mici şi medii: doar 45% din facturile pe hârtie sau în format pdf trimise pe email sunt plătite la timp, faţă de 95% din facturile electronice. Prin permiterea controlului în timp real al facturii se poate profita de avantajele soluţiilor de finanţare a lanţului de aprovizionare (reduceri pentru plăţi timpurii, reverse factoring, factoring) care devin fezabile la un alt nivel.

 

DxArchive – platforma de management şi arhivare în cloud

DxArchive permite stocarea automată a documentelor financiar-contabile şi logistice (comenzi, recepţii, facturi) dar şi a oricărui alt tip de document. De asemenea, versiunea standard a produsului vine cu o serie mare de metadate standard, ceea ce facilitează extrem de mult identificarea documentelor, din orice locaţie, chiar şi atunci când se lucrează de acasă.

Soluţia DxArchive este mult mai eficientă în comparaţie cu arhivarea fizică a documentelor deoarece arhivarea fizică presupune costuri de stocare, deseori, în locaţii mai accesibile din punct de vedere al chiriei, dar departe de sediul companiei. Aceasta înseamnă că informaţiile esenţiale de business sunt la distanţă, şi dificultatea accesării lor poate aduce prejudicii în contextul în care cu toţii trebuie să fim mai agili pe timp de criză.

Beneficii: ► implementare rapidă în 3-4 săptămâni; ► flexibilitate foarte mare – platforma deserveşte de la clienţi de talie enterprise cu un volum de 40 milioane de documente, până la clienţi foarte mici cu 50-100 documente; ► datele sunt accesibile din orice locaţie şi la orice oră; ► permite luarea deciziilor de business în timp real; ► deţine peste 20 de metadate implicite şi sistem avansat de căutare şi filtrare, cu o experienţă de utilizare de top.

 

DxContract – soluţie de contract management in cloud

 

DxContract este o soluţie de contract management ce elimină necesitatea utilizării contractelor pe hârtie şi simplifică urmărirea, administrarea şi evaluarea contractelor. Practic, companiile pot înlocui crearea contractelor pe hârtie ce parcurg un flux de aprobare intern foarte lung, cu un flux complet digital, cu roluri şi permisiuni bine definite, cu notificări către fiecare parte.

În plus, platforma permite urmărirea contractelor în timp real, gestiunea termenelor dar şi a termenilor contractuali, astfel încât companiile pot realiza evaluarea furnizorilor sau a clienţilor. DxContract se integrează nativ cu DocXchange astfel încât orice termen din contract poate fi urmărit la nivel de date de livrare, preţuri, cantităţi, coduri de produs, în zona operaţională (comenzi, facturi).

Din nou, hârtia este inamicul. Semnarea contractelor pe hârtie, de către mai multe persoane care activează de acasă, se dovedeşte a fi nefezabilă. Mai mult, în contextul perturbării lanţurilor logistice, companiile trebuie să se adapteze rapid, sa aducă noi furnizori, sau să schimbe anumite condiţii comerciale pe contractele în curs. Realizarea acestor operaţiuni pe hârtie este foarte instabilă şi predispusă la greşeli.

Cu DxContract, fiecare angajat cu drepturi poate solicita online realizarea unui nou contract şi poate urmări negocierea şi aprobarea lui, precum şi semnarea lui electronică. Astfel se câştigă timp preţios în procesul de contractare iar departamentul de Procurement are vizibilitate perfectă pe stadiul tuturor contractelor şi al furnizorilor.

 

Beneficii: ► crearea, negocierea, aprobarea şi urmărirea contractelor companiei 100% digital; ► suportă semnătura digitala avansata; ► asigurarea unei trasabilităţi perfecte; ► urmărirea contractelor în execuţie se realizează automat, cu modul de notificări; ► integrare nativă cu platforma DocXchange pentru a permite controlul datelor din contract la nivel de comenzi, avize şi facturi; ► include arhivarea contractelor pe durata de viaţă a acestora.

 

DxCatalog – soluţie de armonizare master data

DxCatalog, soluţia DocProcess de armonizare master permite furnizorilor şi cumpărătorilor să fie extrem de agili. Ştim din experienţă că datele produselor comercializate pot diferi destul de mult între ERP-ul furniozului şi cel al cumpărătorului, astfel încât, dacă datele nu sunt aliniate, recepţiile de marfă sau facturile nu se pot reconcilia. Spre exemplu, dacă un produs are un mod de ambalare la bax iar retailerul comandă la bucată, pot apărea erori semnificative atât de cantitate cât şi de preţ.

 

Beneficii: ► Comenzi plasate şi prelucrate corect, în timp real ► Recepţii realizate corect ► Reducerea erorilor pe facturi şi reconcilierea automată a acestora cu comenzile şi recepţiile ► Vânzări şi plăţi accelerate datorită lipsei erorilor de comunicare la nivel de produse

Beneficii: ► crearea, negocierea, aprobarea şi urmărirea contractelor companiei 100% digital; ► suportă semnătura digitala avansata; ► asigurarea unei trasabilităţi perfecte; ► urmărirea contractelor în execuţie se realizează automat, cu modul de notificări; ► integrare nativă cu platforma DocXchange pentru a permite controlul datelor din contract la nivel de comenzi, avize şi facturi; ► include arhivarea contractelor pe durata de viaţă a acestora.