Lipsa de fonduri şi de personal a dus la o situaţie critică la Arhivele Naţionale, principalele probleme fiind sediile degradate, care nu permit arhivarea corectă a documentelor, lipsa unui sistem informatic şi implicit a unei baze de date, salvarea a sub 5% din documente pe microfilm şi scăderea continuă a numărului de documente restaurate, se arată în ultimul raport al Curţii de Conturi.
În prezent, Fondul Arhivistic Naţional, în cantitate de 920.300 metri liniari documente, grupat pe fonduri şi colecţii, se află în proporţie de 64% la creatorii şi deţinătorii de documente (586.000 metri liniari de documente), din cauza faptului că ANR nu are capacitatea de a prelua aceste documente.
De asemenea, raportul arată că ANR nu are posibilitatea de a monitoriza vânzarea pe piaţă a documentelor cu valoare istorică, din cauza lipsei mijloacelor şi a resurselor necesare, situaţie care a condus la imposibilitatea completării unor colecţii istorice, iar documentele respective se află în colecţii private.
Deşi există un Sistem Informatic Integrat pentru gestiunea serviciilor oferite clienţilor Arhivelor Naţionale (SIIAN) suficient de performant, dar care funcţionează numai la nivelul a 25 de judeţe, în prezent ANR nu dispune de o bancă de date a documentelor (aflate în depozitele proprii şi la creatorii şi deţinătorii de documente).
Starea clădirilor de arhivă este, în multe cazuri, critică, necesitând lucrări de reparaţii capitale, şi nu asigură condiţii corespunzătoare de conservare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional, existând riscul de distrugere/degradare a acestora.
În plus, deşi cantitatea de documente identificate în vederea restaurării, recondiţionării şi legării este în continuă creştere, cantitatea totală anuală de documente restaurate a fost în scădere continuă (67.100 file restaurate în anul 2015 faţă de 99.600 file restaurate în anul 2007), din cauze ce ţin de reducerea numărului de personal, a numărului de laboratoare de restaurare în structura teritorială, a bugetului alocat desfăşurării activităţii de conservare, de dotarea învechită a laboratoarelor.
Curtea de Conturi a anunţat că mai puţin de 5% din documente au fost protejate prin trecere pe film (microfilmarea) a informaţiilor, ceea ce creşte riscul de pierdere sau distrugere.
În ceea ce priveşte resursele financiare, ANR nu are un buget unitar şi clar precizat, structurile organizatorice funcţionează, pe de-o parte, cu ANR ca ordonator de credite pentru aparatul central, Serviciul Municipiului Bucureşti şi Biroul Judeţean Ilfov, iar, pe de altă parte, cu Inspectoratul General al Poliţiei Române, prin inspectoratele judeţene de poliţie, ca ordonatori de credite pentru celelalte 40 de structuri judeţene.
Această modalitate de finanţare nu a asigurat desfăşurarea în condiţii normale a activităţii serviciilor şi birourilor teritoriale ale ANR, resursele financiare alocate pentru bunuri, servicii şi lucrări au fost de până la 25% din totalul solicitat.
