Utilizate cu succes de companiile private pentru reducerea costurilor şi eficientizarea proceselor, centrele de servicii partajate ar putea reprezenta soluţia pentru reforma structurală a administraţiei publice din România. Reforma administraţiei publice centrale şi locale este unul dintre punctele cheie în Pachetul 3 de măsuri prin care Guvernul României îşi propune să facă reforme în sistemul public ca să eficientizeze cheltuielile publice şi să reducă deficitul bugetar.
Ineficienţa administraţiei - o realitate costisitoare în România
Recent premierul a declarat că reducerea cheltuielilor în administraţia locală şi centrală este o necesitate, inclusiv prin diminuarea personalului la nivelul autorităţilor locale, şi nu doar a unor posturi neocupate, dar, în multe cazuri, anumite funcţiuni riscă să rămână descoperite.
Astăzi, aproape toate instituţiile publice din România – fie că este vorba de ministere, agenţii guvernamentale, primării, spitale sau şcoli – au propriile departamente de contabilitate, resurse umane, achiziţii sau IT. Această fragmentare duce la costuri redundante, procese neuniforme, lipsă de control centralizat şi diferenţe majore de calitate între instituţii similare. În acest context, considerăm că una dintre cele mai coerente şi sustenabile soluţii structurale aflate la dispoziţia Guvernului pentru reducerea costurilor şi eficientizarea administraţiei publice este implementarea centrelor de servicii partajate (Shared Service Centers – SSC).
Consolidarea unor funcţii suport în centre specializate, care deservesc simultan mai multe instituţii, poate genera câştiguri de productivitate şi reduceri de costuri cu personalul şi tehnologia, dar poate susţine în acelaşi timp şi impunerea unor standarde uniforme de performanţă şi remunerare pentru poziţii similare la nivelul administraţiei publice. Beneficiile nu sunt teoretice, fiind demonstrate în ţări care au trecut deja prin procese similare de reformă.
Cum ar putea funcţiona centrele de servicii partajate în administraţia din România
Un centru de servicii partajate presupune consolidarea funcţiilor suport (financiar, HR, achiziţii, IT) într-o structură comună, cu procese standardizate şi sisteme integrate. Acest centru devine „furnizorul intern” de servicii pentru mai multe instituţii – de exemplu, toate primăriile dintr-un judeţ, toate şcolile dintr-un sector sau toate spitalele din subordinea unei primării mari.
Aplicat în România, acest model ar putea transforma radical modul în care statul îşi gestionează resursele. De exemplu, toate spitalele aflate în subordinea Primăriei Municipiului Bucureşti ar putea utiliza un singur sistem ERP, un singur departament de payroll şi o echipă unică de achiziţii. În loc să existe 19 departamente financiare şi zeci de contracte IT separate, s-ar realiza economii substanţiale de scară, alături de o creştere evidentă a transparenţei şi a calităţii serviciilor interne.
Aceeaşi abordare ar putea fi aplicată la nivel local: mai multe primării mici dintr-o regiune de dezvoltare ar putea utiliza un centru comun pentru contabilitate, achiziţii şi salarizare. Pentru comunităţile rurale, unde resursele umane calificate sunt limitate, un astfel de model ar aduce nu doar economii, ci şi profesionalizarea serviciilor publice.
Serviciile partajate în administraţie – un model testat cu succes in Europa
Deşi asociate mai ales cu mediul privat, centrele de servicii partajate au fost adoptate în administraţia publică încă din anii 1990, în ţări precum Australia şi Canada, iar în ultimii 30 de ani au devenit tot mai populare fiind implementate cu succes şi în ţări europene precum Marea Britanie, Irlanda, Danemarca, Finlanda, Estonia sau Polonia.
Cel mai frecvent, serviciile partajate în administraţie acoperă trei domenii: (1) servicii legate de payroll, contabilitate şi servicii generale de HR, (2) servicii IT şi (3) achiziţii publice.
Conform unui raport al Comisiei Europene despre implementarea centrelor de servicii partajate în administraţia publică, acestea vin cu trei beneficii importante: reduceri de costuri prin economii de scară şi eliminarea posturilor duplicate, îmbunătăţirea serviciilor interne din administraţie prin specializarea personalului, şi eliberarea de resurse la nivelul instituţiilor deservite de aceste centre, resurse care pot fi utilizate pentru îndeplinirea scopului lor de bază.
De exemplu, Olanda a aprobat în 2003 înfiinţarea unui centru de servicii partajate pe zona de HR care să deservească toate departamentele administraţiei centrale după ce estimările iniţiale au indicat economii de 40 de milioane de euro pe an. În Estonia, una dintre cele mai avansate ţări din Europa în privinţa implementării centrelor de servicii partajate în administraţie, înfiinţarea unui centru unic pentru servicii de contabilitate şi payroll în 2015 a determinat reduceri de costuri de 30% în primul an de funcţionare.
În Polonia, funcţionează cu succes un centru de achiziţii publice. Prin achiziţia centralizată de servicii de telecomunicaţii pentru 600 de unităţi administrative, acest centru a obţinut în perioada 2012-2015 economii de circa 60% faţă de cheltuielile estimate pe baza tarifelor din piaţă. Acelaşi centru a generat economii de 45% la achiziţia de energie electrică pentru 100 de instituţii publice.
Beneficii concrete pentru buget şi pentru calitatea guvernării
Implementarea centrelor de servicii partajate în administraţia publică ar aduce o serie de beneficii concrete, cele mai importante fiind:
- Reducerea cheltuielilor de personal. Prin consolidarea funcţiilor suport, acelaşi volum de activitate poate fi acoperit de un număr semnificativ mai mic de angajaţi, fără a afecta calitatea. Studiile arată că reducerea personalului administrativ poate depăşi 15–20% în primii trei ani de la implementare.
- Scăderea costurilor de achiziţie. Achiziţiile centralizate conduc la contracte-cadru mai avantajoase, volum mai mare şi preţuri mai mici. O unitate centrală de achiziţii, care să deservească mai multe ministere sau autorităţi locale, ar putea economisi sute de milioane de lei anual, doar prin reducerea fragmentării procesului şi prin negocierea unitară cu furnizorii.
- Creşterea transparenţei şi reducerea riscurilor de corupţie. Prin centralizarea achiziţiilor publice, procesul devine standardizat, iar deciziile de achiziţie se bazează pe reguli clare, nu pe interpretări individuale. Automatizarea fluxurilor şi auditarea centralizată reduc semnificativ riscul de abuzuri.
- Investiţii eficiente în tehnologie. În loc ca fiecare instituţie să achiziţioneze licenţe software separate, un sistem unificat permite optimizarea cheltuielilor IT şi interoperabilitatea datelor între entităţi. Aceasta este o condiţie esenţială pentru digitalizarea administraţiei, pe care premierul Ilie Bolojan a subliniat-o recent ca prioritate guvernamentală.
- Reorientarea managementului către politici publice. Managerii instituţiilor nu ar mai fi nevoiţi să consume timp şi resurse pentru probleme administrative (salarii, contracte, achiziţii minore), ci s-ar putea concentra pe obiectivele de fond, respectiv dezvoltare locală, educaţie, sănătate publică, inovare.
Primii paşi spre reformă
Implementarea unui astfel de model nu este simplă şi presupune voinţă politică, management al schimbării şi un cadru legislativ clar. Este inevitabil ca o astfel de iniţiativă de schimbare la nivel structural a administraţiei publice să întâmpine o rezistenţă puternică, fie din teama de pierdere a controlului, fie din inerţia unui sistem administrativ construit pe autonomie instituţională.
Pentru a valida modelul, România ar putea începe cu proiecte-pilot, cum ar fi un centru regional pentru salarizare şi contabilitate care să deservească mai multe primării dintr-un judeţ sau un centru de achiziţii comun pentru spitalele din Bucureşti. Rezultatele rapide ar demonstra eficienţa modelului şi ar crea încrederea necesară pentru o extindere la nivel naţional.
Reducerea cheltuielilor publice nu poate veni doar din tăieri sau îngheţări de posturi, ci din reformarea structurală a modului în care sunt furnizate serviciile interne ale statului. Centrele de servicii partajate nu sunt o soluţie miraculoasă, dar reprezintă un pas către o administraţie publică modernă, eficientă şi orientată către cetăţean.
Aşa cum în mediul privat, marile corporaţii au descoperit de peste două decenii avantajele partajării serviciilor interne, este timpul ca şi statul român să împrumute această logică de eficienţă. Un guvern agil nu înseamnă doar un guvern digital, ci unul care ştie să facă mai mult cu mai puţin.
