Desi s-ar putea crede ca pentru omul de afaceri al timpurilor noastre, cu telefon mobil, e-mail si comert electronic la indemana, prezenta fizica la o intalnire de afaceri a devenit mai putin relevanta pentru succesul unei negocieri, pentru incheierea unui contract si depasirea concurentei inca este crucial ca oamenii sa se priveasca in ochi.
Mai mult de atat, in tarile dezvoltate turismul de afaceri este o industrie, tehnologia este privita ca punct de plecare intr-o relatie de afaceri, iar businessmanii folosesc avionul pentru a merge la lucru asa cum romanii iau autobuzul.
Pentru piata romaneasca de turism - cu 260 de firme membre ale Asociatiei Nationale a Agentiilor de Turism numai in Bucuresti si 800 in intreaga tara - turismul de afaceri reprezinta o activitate greu de definit.
Conform Costinei Gandac, outgoing operations manager la Marshal Tourism, la ora actuala numarul agentiilor care se ocupa in mod serios de acest lucru este doar de circa 8-10. "Restul se implica doar intamplator in astfel de proiecte, organizeaza 1-2 conferinte pe an", spune ea.
10-12 misiuni economice pe luna
Situata de mai multi ani pe primul loc in topul firmelor private de turism din Romania, Marshal Tourism se considera si prima care s-a ocupat de turismul de afaceri de la noi.
"Marshal Tourism s-a apucat de turism de afaceri inca de la infiintarea firmei, in '92, intr-un moment cand nimeni nu o facea. A fost un inceput greu; pe-atunci aveam 10-12 misiuni economice pe luna, dar tocmai datorita acestui inceput, noi, ca firma, ne putem considera parintii turismului de afaceri din Romania", crede Costina Gandac.
"La inceput, clientii pe care Marshal ii avea pentru turismul de afaceri asteptau ca agentia sa le spuna care sunt deosebirile dintre turismul de vacanta si cel de afaceri, care sunt cerintele specifice, sa vina cu o serie de propuneri.
Acum, dupa sapte-opt ani, deja piata stie ce sa ceara, ce are si cum are nevoie, dar sigur ca asteapta de fiecare data si parerea unui agent, respectiv a unei firme mari, cu experienta suficienta in acest domeniu, pentru ca altfel nu se poate".
Ca destinatie pentru turismul de afaceri, Romania este aleasa pentru ca piata este in dezvoltare, crede Costina Gandac. Oamenii de afaceri straini vin aici in numar mare, fie punctual, pentru anumite evenimente, fie pentru a gasi noi oportunitati de afaceri.
"Toata lumea se intreaba de ce preturile la hotelurile din Bucuresti sunt atat de mari, la nivelul celor din New York. Motivul este ca cererea este foarte mare, iar oferta mica. Tocmai in ideea de a promova turismul de afaceri din Romania, toate hotelurile mari deschise relativ recent, cum ar fi Marriott, Hilton, Crowne Plaza, dispun de sali de conferinta, centre de afaceri, de toate facilitatile".
Experienta agentului de turism e decisiva
Spre deosebire de filialele companiilor straine, sau firmele mixte, care au un buget anual pentru calatoriile de afaceri, iar deciziile se iau la nivel de head-office, in strainatate, companiile romanesti au, in general, mai multa nevoie de consiliere din partea agentiei, este de parere managerul de la Marshal.
"Noi am lucrat foarte mult cu institutii de stat, ministere, camere de comert, care participau la diferite evenimente din sfera turismului de afaceri; targuri, expozitii, la care tara noastra avea pavilion national, pe de-o parte, si misiuni economice organizate cu prilejul vizitelor presedintelui Romaniei in strainatate, pe de alta parte".
O alta categorie de clienti se constituie din firmele particulare care, de obicei, spun unde au nevoie sa mearga, iar agentia le furnizeaza intregul pachet de servicii.
"Companiile romanesti se asteapta ca noi sa stim suficient de multe pentru a le putea recomanda exact ceea ce au nevoie. Iar clientii fideli, care lucreaza cu Marshal Tourism deja de cinci ani, revin tocmai din convingerea ca Marshal stie exact ce are de facut, cu privire la servicii, la locatii, la tot", considera Costina Gandac.
In mediul de afaceri romanesc, experienta agentului de turism este decisiva. "Rolul nostru - precizeaza managerul - este si ca atunci cand aflam de un anumit targ, simpozion sau conferinta, de interes pentru companiile romanesti, care urmeaza sa se desfasoare intr-un anumit loc, sa-i informam pe clientii din baza noastra de date de acest lucru.
De exemplu, in Germania, care este lider pe piata in ceea ce priveste locurile de desfasurare a unor astfel de evenimente, rezervarile se fac cu minimum sase luni inainte.
Spre deosebire de tara noastra, din punct de vedere turistic, Germania nu are prea multe de oferit, dar a stiut sa exploateze turismul de afaceri, are niste centre de expozitii absolut senzationale si castiga foarte mult din asta".
Ceasul, servieta si hotelul de patru stele
Omul de afaceri nu poate fi tratat in acelasi mod cu cel care face turism de placere, el are alte exigente, alt orizont de asteptare, alta atitudine.
"Un lucru pe care agentia noastra l-a dobandit in timp si pe care nu stiu cate dintre agentiile de turism de pe piata il stiu este acela ca omul de afaceri atunci cand calatoreste trebuie sa nu aiba decat grija afacerilor lui.
Pe el nu trebuie sa-l streseze nimic, incepand cu hotelul si terminand cu masina de transfer; trebuie sa fie convins ca agentia s-a gandit la toate".
In cazul acestei categorii de turisti, cerintele sunt speciale, spune Costina Gandac: "Un om de afaceri nu va sta niciodata la un hotel de o categorie sub un anumit standard.
De exemplu, foarte rar un client de-al nostru accepta sa stea la un hotel de trei stele, in general hotelurile solicitate sunt cele scumpe, de 4-5 stele. In cazul calatoriilor de afaceri, pentru negocierea unui contract, imaginea firmei este reflectata, poate intr-un mod subiectiv, si de hotelul la care omul de afaceri sta, si de masina inchiriata si chiar de compania aeriana cu care zboara.
Este ca si in cazul elementelor de tinuta - ce ceas, ce servieta, ce pix foloseste... Asadar, hotelul trebuie sa-i asigure o imagine buna in fata partenerilor de afaceri, dar si sa-i ofere facilitati suficiente. Iar noi trebuie sa tinem cont de exigentele sale si chiar sa i le anticipam".
Omul de afaceri poate fi extrem de imprevizibil si atunci pot aparea si probleme, spune Costina Gandac: "Se poate intampla ca noi sa oferim 3-4 variante, omul de afaceri sa aleaga una si dupa ce toate rezervarile au fost facute, el sa se razgandeasca si sa schimbe ruta. Iar modificarile trebuie sa fie facute astfel incat sa nu-i afecteze nici bugetul, dar nici confortul. In aceste situatii intervin penalitatile, iar negocierea dintre noi si partenerul extern este foarte dura".
Profiturile de imagine
Managerul de la Marshal crede ca turismul de afaceri in strainatate este profitabil in primul rand ca imagine: "Nu se castiga foarte mult din comision, pentru ca, mai ales in cazul institutiilor de stat, exista un barem de pret, pe care noi trebuie sa-l negociem cu partenerii straini.
Banii pot veni insa din servicii, transferuri, conferinte, tururi, etc". ai banii vin, pentru ca, anul trecut, Marshal Tourism a inregistrat o cifra de afaceri de 220 de miliarde de lei. "Este greu de cuantificat cat anume a fost din turismul de afaceri, dar ponderea acestuia in cadrul activitatii noastre este de 35%", spune Costina Gandac.
In ceea ce priveste concurenta, ea considera ca "este bine pentru imaginea unei firme sa spuna ca se ocupa de acest gen de turism, iar unele firme cred ca este de ajuns sa organizezi o conferinta...
Fata de ceilalti eu cred ca Marshal are in plus experienta si parteneri de incredere". Legat de acest lucru, "din 1996, American Express, cea mai mare companie de business travel din lume, a ales firma noastra ca reprezentantul sau oficial. ai cred ca asta spune ceva".
Nimeni nu merge in America pentru doua ore
Turismul de afaceri nu se supune legii sezonalitatii, iar perioada de timp solicitata in general la Marshal Tourism este de trei pana la cinci zile. "In cazul celor care merg pe lung curier, in Statele Unite, America de Sud sau Asia, din cauza distantelor foarte lungi, ei pot sa stea 10, 12 si chiar 14 zile.
Este adevarat insa ca sunt si oameni de afaceri care vor sa plece marti si sa se intoarca miercuri. Deci perioadele solicitate sunt de minim 2 zile, maxim 2 saptamani, evident ca depinde de distanta, nimeni nu merge in America pentru doua ore".
In momentul de fata, pentru turismul de afaceri, Marshal Tourism are parteneri in peste 60 de tari din intreaga lume. Alaturi de cele trei reprezentante din Bucuresti si cea din Craiova, Marshal a deschis trei noi filiale la Iasi, Timisoara si Cluj din mai 2001, in ideea acoperirii teritoriale.
Deocamdata toate misiunile economice ajung la biroul din Bucuresti, care se ocupa de programe. "Sunt grupuri care vin in Romania cu ocazia unei conferinte, dupa care vor sa faca si un tur pe la manastiri, de exemplu. Atunci luam legatura cu birourile noastre din tara si astfel li se poate asigura clientilor asistenta locala.", explica managerul Marshal.
Inceputul: cocteiluri si business lunch-uri
Alina Tudoroiu este corporate travel manager la Paralela 45 si crede ca turismul de afaceri este o activitate foarte profitabila, atat din punct de vedere al incasarilor, cat si al satisfactiilor morale obtinute.
"Turismul de afaceri se refera fie la deplasarile angajatilor unei companii sau a partenerilor acestora, in interes de serviciu, in tara si in strainatate, fie la alte evenimente din viata respectivei companii; conferinte, seminarii, cursuri de pregatire, excursii de tip incentive pentru cei mai buni angajati, etc".
De multe ori, spune ea, se atinge si partea de turism de placere, pentru ca numeroase dintre companiile mari, care vor sa-si motiveze angajatii, le ofera acestora si concedii platite.
"De la infiintarea agentiei, in 1990, ne-am ocupat de toate aspectele turismului. Am organizat inca de-atunci cate o intalnire de afaceri, un business lunch, un cocteil, dar bazele departamentului nostru de turism de afaceri le-am pus acum 5-6 ani. La ora actuala, procentul acestui gen de turism in activitatea firmei noastre este de peste 50%".
Conform managerului de la Paralela 45, turismul de afaceri in strainatate este cerut de companiile puternice si poate insemna o simpla calatorie, adica un pachet minimal de sevicii, pentru o singura persoana, dar si servicii pentru o delegatie de 5-10 persoane.
"Am avut solicitari pentru targuri, conferinte, congrese internationale, unde se trimit 1, 2, 3 reprezentanti, dar se pot trimite si 200. Noi preferam sa ne ocupam de aceasta parte a activitatii turistice pentru ca, de cele mai multe ori, presupune un volum mare de activitate concentrat intr-o perioada scurta de timp".
In cazul excursiilor oferite de companii celor mai buni angajati, poate fi vorba de grupuri de 30 de persoane, acestia pot fi singuri sau cu familia. "Sunt selectati pe baza unui concurs care se desfasoara pe parcursul unui an, deci alesii indeplinesc niste criterii de selectie foarte dure, de unde rezulta ca sunt niste clienti foarte pretentiosi, uneori chiar extrem de pretentiosi si greu de satisfacut".
Cursurile de pregatire a angajatilor se fac la munte
In opinia Alinei Tudoroiu, in Romania, turismul de afaceri a luat amploare in ultimii ani. Ea este convinsa ca, in aceasta activitate, decisiva este fidelizarea clientilor, printr-un raport just intre pretul si calitatea serviciilor. "In ultima vreme, nu numai agentiile de turism s-au obisnuit sa lucreze in felul acesta, dar si furnizorii de servicii directe, hotelierii, cei cu restaurantele, transportatorii.
A fost dificil sa incepem o activitate asa cum trebuie tocmai pentru ca furnizorii au inteles destul de tarziu ca trebuie sa lucreze prin intermediul agentiilor de turism. Ei incercau sa lucreze direct cu clientii, ceea ce nu este normal.
Eu, ca agentie, reprezint un colector de cereri si daca unui client nu i-a placut cum a fost tratat intr-un anumit loc, nu numai el nu va mai merge acolo, nici un client de-al meu n-o va mai face. Usor, usor, aceste lucruri au fost sesizate".
Pentru cursurile de pregatire a angajatilor din firme sunt preferate litoralului statiunile montane si cele de pe Valea Prahovei. In opinia Alinei Tudoroiu, "la mare sezonul este scurt, iar in sezon este imposibil de gasit numarul de camere necesare".
In ceea ce priveste categoria hotelurilor solicitate in strainatate, managerul de la Paralela 45 precizeaza: "ai in cazul turismului de placere, noi ne adresam unui segment de piata aflat in partea superioara a esalonului mediu. Din acest motiv, rareori le recomandam turistilor un hotel sub trei stele.
Evident ca nici prin gand nu ne-ar trece s-o facem in cazul oamenilor de afaceri. De obicei, acest lucru depinde de standardul companiei respective, trei sau cinci stele, in functie de bugetul deplasarii".
Nici pentru Paralela 45, concurenta nu pare a reprezenta o problema. Alina Tudoroiu considera ca " volumul de lucru este mare si pe piata este loc pentru multa lume; nu chiar pentru toata lumea, ci pentru cei mai puternici".
ai totusi, spune ea, "ne mai intersectam cateodata cu concurenta si asta pentru ca unele companii, atunci cand trebuie sa organizeze un eveniment, trimit un fax-circulara la multe agentii de turism, prin care solicita oferte. Aici intervine insa puterea de negociere a fiecarei agentii si abilitatea celui care intocmeste oferta de a sesiza pretul corect".
Conform managerului de la Paralela 45, un rol foarte important in succesul multor evenimente il are consultanta, oferita de cele mai multe ori gratuit: "In aceasta activitate, daca este aleasa gresit locatia, hotelul sau chiar perioada - desi rareori o putem influenta - atunci evenimentul poate sa nu fie chiar fericit".
"De aceea, un agent de turism care stie ce face poate sa-si aduca o contributie substantiala - spune Tudoroiu.
Este drept si ca sunt companii flexibile, cu multi oameni tineri, care se lasa sfatuite si altele mai putin flexibile, unde totul se desfasoara, probabil, conform unei anumite grile. Se mai intampla uneori si ca persoana care lanseaza solicitarea sa nu aiba o foarte mare putere de decizie si-atunci informatia se pierde pe drum."
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
