Planificări "placebo"
Fiţi mai scumpi cu timpul dumneavoastră. Fiţi mai zgârciţi cu însemnările din agendă. În special la începutul anului suntem foarte generoşi cu rubricile din agendă - doar avem atâtea spaţii libere. Înspăimântător de repede, agenda se transformă însă într-un păienjeniş în care nu ne mai putem orienta. Ne trezim că nu prea mai avem timp pentru o întâlnire spontană sau pentru o zi de leneveală. Pentru a nu cădea în capcana paginii albe, faceţi-vă nişte planificări placebo!
Cum să profitaţi de efectul pozitiv al planificărilor false? Blocaţi în avans, pe durata întregului an, cel puţin două zile pe săptămână. Cel mai bine cu creionul. Când vi se solicită o întrevedere, puteţi şterge pur şi simplu linia trasată cu creionul şi acorda solicitantului intervalul de timp eliberat - sau nu. Fiţi însă atenţi nu numai la însemnările din agendă: cel puţin la fel de important este şi gradul dumneavoastră de încărcare.
Învaţă de la meşterul instalator
Numai 20 de minute i-au trebuit instalatorului pentru a înlocui robinetul de apă, dar pe factură v-a trecut o oră? O nesimţire? Nu, realism. Un meşter inteligent ia în calcul şi timpul necesar pentru a aduce materialele din depozit, a sosi la domiciliul clientului, a monta piesa respectivă şi a se întoarce apoi la firma sa. Astfel, 20 de minute de lucru efectiv ajung să ocupe, în programul intervenţiilor, sale două ore.
Pentru o planificare realistă a timpului dumneavoastră aveţi nevoie de date corecte. Aflaţi cât timp vă trebuie de regulă pentru anumite activităţi. Întocmiţi o listă cu rezultatele:
· scris 1 pagină de raport = 40 de minute
· aranjat acte în dosare = 30 de minute
· răspuns la e-mailuri = 90 de minute
· activitate creativă = 60 de minute
· făcut ordine = 15 minute
· .............. =
· .............. =
Notaţi aceste intervale de timp în agendă, eventual cu culori diferite. Foarte important: trataţi aceste însemnări ca pe nişte termene "serioase". Atunci agenda dumneavoastră nu se va mai umple la nimereală cu alte sarcini şi întâlniri.
Mărunţişurile costă timp
Dumneavoastră cum procedaţi când vă planificaţi timpul? Ţineţi cont de activităţi precum răspunsul la e-mailuri, aranjatul actelor în dosare şi formularea de idei noi? Sau treceţi în agendă numai obligaţiile "serioase"? O rubrică liberă înseamnă: aici mai încape ceva? Atunci, desigur, stresul este garantat. Cel mai bine este să stabiliţi gradul dumneavoastră real de solicitare - nu doar timpul necesar pentru activităţile notate în agendă.
Nu uitaţi: trebuie să luaţi medicamentele de la farmacie, să cumpăraţi un cartuş pentru imprimantă, să curăţaţi maşina de cafea de calcar, să cumpăraţi o felicitare. Deseori ne trec prin minte nenumărate sarcini mărunte. De fapt, nu prea au loc în agenda noastră, dar aşteaptă să fie rezolvate şi ne împiedică să ne concentrăm asupra altor activităţi. Avem o singură soluţie: să ne eliberam mintea notându-le în agendă.
Fragment din volumul"Învaţă să câştigi timp! Metoda "Simplify your time", de Lothar Seiwert, specialist în resurse umane şi creator al celebrei metode de management al timpului - "Simplify your time".Cartea este în curs de apariţie la Editura Trei în colecţia "Psihologie practică". Intertitlurile aparţin redacţiei.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
