Daca ai vointa, poti sa muti si muntii din loc. Nu insa si pe cei de hartie

Aparitia arhivelor electronice a fost un adevarat dar divin, in special pentru companiile mari, banci, firme de avocatura, care lucreaza zilnic cu cantitati mari de documente.
Datorita arhivelor electronice, companiile au reusit sa economiseasca timp si bani, rafturile pline de hartii si bibliorafturi au disparut, iar gasirea unui document nu mai depinde acum decat de apasarea unei taste. Sutele de hartii si de documente fizice cu care lucreaza companiile nu pot fi aruncate insa pentru ca, potrivit legii, ele trebuie indosariate, arhivate si pastrate in spatii special amenajate de catre companiile respective. Dar spatiul reprezinta o problema pentru orice companie, fie ca este mica sau mare. La noi, perioada de pastrare a acestor documente ajunge in unele cazuri pana la 50 de ani, in functie de tipul de document, ceea ce este foarte mult. Peste tot in strainatate exista firme specializate in depozitarea si administrarea arhivelor, iar companiile prefera sa isi externalizeze acest serviciu si sa scape astfel de probleme.
In loc sa-si petreaca anii de pensie pescuind in oraselul sau de bastina din sudul Angliei, omul de afaceri Stan Platt a ales sa vina in Romania, unde a infiintat in 1997 un serviciu gratuit de aeroambulanta. Anul acesta insa, englezul s-a decis sa intre si in afaceri in Romania. Stan Platt a lucrat timp de 30 de ani in domeniul administrarii arhivelor, fiind fondatorul unei companii specializate in arhivare, care opereaza in Marea Britanie si in alte tari europene. "Este esential sa ai o companie care sa se ocupe exclusiv de aceasta problema. Comparativ cu Marea Britanie, in Romania perioada impusa de lege de pastrare a documentelor este de doua-trei ori mai mare. Este o piata grea pentru multinationale, din punct de vedere al legislatiei".

Multinationalele, primii clienti
Archive Systems, firma lui Platt, si-a inceput activitatea la inceputul lunii august. Inainte de infiintare, specialistii firmei au testat mai intai piata. Timp de un an de zile au realizat un studiu la finalizarea caruia au constatat ca majoritatea companiilor multinationale de aici se confrunta cu mari probleme in ceea ce priveste depozitarea arhivelor, inclusiv din cauza faptului ca exista putine firme romanesti care sa presteze servicii de arhivare la nivelul cerut de multinationale."Piata romaneasca se confrunta cu mari dificultati, pentru ca spatiile de birouri sunt limitate si legislatia in domeniu este dura - ne gandim ca perioada obligatorie pentru pastrarea documentelor de catre companii ajungand in unele cazuri pana la jumatate de secol", spune Platt, precizand ca mai mult de 80 la suta dintre firmele abordate in timpul studiului de piata au recunoscut ca au probleme cu spatiul si cu managementul arhivelor. Pana acum, solutia de administrare a arhivei a fost, in general, dezvoltata intern de fiecare companie, ceea ce presupunea costuri ridicate legate de spatiu si, in unele cazuri, chiar limitarea folosirii spatiului pentru activitatile de baza ale companiei. Principalii clienti ai firmei sunt companiile multinationale, unul dintre primii clienti fiind compania DHL, lider in industria de curierat rapid. "Clauza de confidentialitate din contract nu ne permite sa dam si alte nume, dar putem spune ca in portofoliul nostru de clienti se regasesc atat unele dintre cele mai cunoscute companii multinationale, cat si companii locale in plina dezvoltare, din domenii extrem de diverse", afirma seful Archive Systems.

O ora pentru un document
Firma a fost proiectata ca o investitie pe termen lung si, deocamdata, se afla in prima faza a planului de investitii pe cinci ani. "Intentionam sa reinvestim integral profitul pe aceasta perioada si vom folosi, de asemenea, capital suplimentar pentru extinderea facilitatilor logistice, pentru mentinerea nivelului tehnologic performant la care operam in prezent, precum si pentru perfectionarea constanta a angajatilor nostri. Deocamdata, nu putem spune decat ca investitia pentru primul stadiu de lansare reprezinta o suma in euro cu sase cifre", spune directorul executiv al firmei.In general, costul lunar de depozitare a 50 de cutii mari colectoare pentru documente este de aproximativ 30 de euro. Firma dispune de un spatiu logistic de peste 5.000 de metri cubi, aflat pe Soseaua de Centura a Bucurestiului, care va fi folosit la depozitarea documentelor. Sistemul de depozitare se face pe baza unui soft de coduri de bare, realizat de o firma romaneasca de software, special pentru aceasta activitate. Totul este tehnologizat, atat sistemul de depozitare si de administrare a arhivelor, cat si sistemul de securitate. "Daca au nevoie de un document, clientii il vor avea in maxim o ora", sustine Platt.Pe viitor, firma intentioneaza sa patrunda si in alte orase din tara, dar numai dupa ce vor testa piata si acolo. "Ne gandim la Brasov, Constanta sau Timisoara. Clientii nostri au si ei filiale in tara si vom merge acolo pentru a fi alaturi de ei. Pentru prima faza de operatiuni, ne propunem sa ne lansam in piata cat mai adanc si, prin urmare, si investitiile necesare vor fi pe masura".

Cat inseamna doua dulapuri standard
Daca Archive Systems s-a orientat spre segmentul de clientela reprezentat de multinationale, pe piata insa exista si alte companii, care ofera astfel de servicii in primul rand companiilor romanesti. Firma bucuresteana Sisad, infiintata in 1999, are si ea depozit propriu pentru pastrarea documentelor clientilor. Procedura lor porneste de la transportul documentelor, ordonarea si inventarierea lor de doua ori (la ridicarea lor de la sediul clientului si la depozitare), iar inventarul, in dublu exemplar, este actualizat la fiecare preluare sau distrugere de documente initiata de client. Documentele nominalizate cu termen de pastrare indelungat se indosariaza separat si se inventariaza document cu document, in prezenta clientului si in functie de optiunile acestuia. Dosarele (cutiile de arhivare) sunt personalizate, inventariate pe containere si ani si transportate in depozit. Sisad foloseste pentru stocare fie dosare cu maxim 250 de file, numerotate, snuruite si sigilate, fie cutii de arhivare introduse in containere de carton de 40 kg. Pentru administrarea colectiilor e folosit un soft specializat de gestiune a unitatilor arhivistice - Arhiva 2.0.Cei de la Sisad considera ca avantajul firmelor care recurg la externalizarea serviciilor de arhivare trebuie sa se vada in primul rand in economia de bani: "Un metru cub de arhiva depozitata inseamna doua dulapuri metalice standard si ocupa 2,85 metri patrati, ceea ce inseamna un cost intre 300 si 1.500 de euro pe an daca este administrata intern, dar mai putin de 100 euro pe an in conditiile in care clientul subinchiriaza spatiu de la noi".
Conform Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei sunt: acte oficiale si particulare, diplomatice si consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, chemari, afise, planuri, schite, harti, pelicule cinematografice si alte asemenea marturii, matrice sigilare, precum si inregistrari foto, video, audio si informatice, cu valoare istorica, realizate in tara sau de catre creatori romani in strainatate. Art.12 - Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente sunt obligate sa le pastreze in spatii special amenajate pentru arhiva. Noile constructii ale creatorilor si detinatorilor de arhiva vor fi avizate de catre Arhivele Nationale sau directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, numai daca au spatii prevazute pentru pastrarea documentelor. Arhivele Nationale si directiile judetene ale Arhivelor Nationale pot prelungi termenul de pastrare a documentelor la detinatori pana la asigurarea spatiilor necesare preluarii lor. Depozitele de arhiva vor fi dotate, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor. Art.13 - Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente depun spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale si la directiile judetene ale Arhivelor Nationale documentele fotografice si peliculele cinematografice, dupa 20 de ani de la crearea lor; documentele scrise, cu exceptia actelor de stare civila si a documentelor tehnice, dupa 30 de ani de la crearea lor; documentele tehnice, dupa 50 de ani de la crearea lor; actele de stare civila, dupa 100 de ani de la intocmirea lor; iar matricele sigilare confectionate din metal, avand inscrise toate insemnele legale si denumirea completa a unitatii, dupa scoaterea lor din uz. Art.16 - Documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile individuale ale cetatenilor, vor fi pastrate de catre creatorii si detinatorii de documente. Art.23 - Creatorii si detinatorii de documente, persoane juridice, au obligatia de a infiinta compartimente de arhiva sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiva, in functie de valoarea si cantitatea acestora. Desemnarea personalului insarcinat cu activitatea de arhiva, structura si competenta acestor compartimente de arhiva vor fi stabilite de catre conducerea unitatii creatoare si detinatoare de documente, cu avizul Arhivelor Nationale sau, dupa caz, al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale. diana.sava@zf.ro