Un business pentru business: organizarea de evenimente corporative

Fie ca ne gandim la team-building-uri, training-uri, intalniri de afaceri, conferinte sau congrese internationale, investitorii care au speculat aceasta nevoie a pietei castiga din organizarea lor pana la 300.000 de euro pe an.
Nicolae Nica, Managing Partener la Leron Turism - Destination Management Company (DMC), a luat decizia de a porni businessul dupa absolvirea facultatii.
"Afacerea a fost rezultatul entuziasmului tineretii. Ideea a venit de la unul dintre parteneri care avea la acea data o experienta de 2 ani in ceea ce priveste munca intr-o agentie de turism", isi aminteste Nica.
Businessul consta in oferirea destinatiilor de turism "la cheie" pentru afaceri. Practic, in momentul in care un client doreste sa organizeze un seminar, o conferinta sau un team-building, firma se ocupa de la transport, cazarea invitatilor, entertainment, aparatura multimedia necesara, sistemul informational pana la aducerea unui trainer.
Din momentul in care s-a hotarat sa demareze businessul si pana la inceperea propriu-zisa a activitatii au trecut trei luni. Pentru inceput a infiintat societatea si a amenajat primul birou in propria garsoniera. A mai achizitionat un scanner, care impreuna cu calculatorul si imprimanta pe care le avea din facultate au devenit primul fax.
Urmatoarea etapa a constat in intocmirea dosarului pentru autorizarea agentiei, dosar care a primit acordul in aprilie 2001. Pe atunci agentia oferea servicii de turism. Tot in acel moment au inceput sa pregateasca ofertele si au aparut primii clienti.
Ideea de schimbare a strategiei catre segmentul MICE - Meetings, Incentives, Conferences and Events - a venit in 2003 si a avut ca efect schimbarea sediului, rebranduirea, instruirea personalului, repozitionarea si o profounda schimbare a structurii ofertei.
Investitia initiala s-a ridicat la aproximativ 2.000 de euro in primul an. Primii angajati au fost cei doi asociati ai firmei, iar in prezent numarul acestora a crescut la 8 persoane.
Anul 2006 a insemnat un efort considerabil de crestere. Investitiile cumulate se ridica la aproximativ 50.000 de euro, suma care a fost utilizata in principal pentru recrutarea si instruirea personalului, pentru activititatile de marketing si promovare interna si externa, pentru asigurarea respectarii standardelor de calitate internationale ale industriei. In 2006 cifra de afaceri a fost de 300.000 de euro, in crestere cu 50% fata de 2005, iar pentru 2007 si-au propus o crestere de 100%. Efortul investitional facut in 2006 urmeaza sa fie recuperat incepand cu a doua jumatate a anului 2007.
Din ianuarie 2007, Leron a devenit partener al Global Events Partners (GEP) pentru Romania. A fi partener GEP inseamna a putea colabora cu peste 70 de companii de management al destinatiei partenere, oferind clientilor posibilitatea de a achizitiona, dintr-o singura sursa, servicii pentru seminarii sau evenimente speciale peste tot in lume.
Tarifele practicate variaza si se tine cont in calcularea acestora de costul serviciului respectiv, de strategia anuala ce delimiteaza comisionul in functie de natura serviciului si a clientului si de bugetul prezentat de client.
Rentabilitatea difera in functie de serviciile oferite. Astfel, rentabilitatea cea mai scazuta (5%) o au serviciile de cazare si transport aerian, unde preturile in crestere si inflexibilitatea prestatorilor se intalnesc cu limitele bugetate de client. Serviciile cu rentabilitate ridicata (10-15%) sunt cele referitoare la crearea conceptului, proiectarea si implementarea unor evenimente complexe.
Clientii nu sunt intotdeauna receptivi la modul de abordare a solutiilor oferite de firma. "In general exista un element de dificultate in a convinge clientul de diferenta dintre team-building si activitati de grup", spune Nica.
Ca obiective pe termen scurt Nica a mentionat impunerea Leron pe piata CMD-urilor romanesti si dublarea cifrei de afaceri. "Pe termen mediu si lung urmarim consolidarea rezultatelor pozitive si promovarea unei politici de crestere masiva, inclusiv prin deschiderea spre investitorii interesati de aceasta piata, care are o dinamica deosebita in Romania", adauga el.
Rodica Constantinescu, director general la New Welcome Contours - Conference Management Agency, se ocupa de organizarea de evenimente din 1979, iar businessul l-a inceput in 1995.
"Din 1979, activitatea mea a avut ca principal obiect organizarea de evenimente, ceea ce m-a determinat ca in 1995 sa dezvolt o afacere care sa valorifice noile deschideri din domeniul relatiilor economice si politice, interne si internationale", povesteste ea.
In fazele de inceput a trebuit sa se concentreze in principal asupra formarii unei echipe cu abilitati pentru acest gen de activitate si sa gaseasca modalitati flexibile, operationale si moderne pentru sistemele de organizare.
In 1995 firma a fost incadrata in domeniul turism, dar specializarea sa a constituit-o organizarea de evenimente, ceea ce presupune si o jonctiune cu managementul si consultanta. Investitiile initiale au fost in principal in capitalul uman si in achizitionarea unor dotari minime. Inceputul a fost mai greu datorita faptului ca partenerii firmei nu erau foarte deschisi in a oferi informatiile de care era nevoie pentru organizarea evenimentelor.
"Intrand in contact permanent cu diverse domenii de activitate, sanatate, educatie, astronomie, industrie, am fost obligati sa dam solutii optime de organizare, sa ne informam pe fond de la organizatori asupra finalitatii care ar trebui sa fie obtinuta", spune Constantinescu. Ea adauga ca "din acest punct de vedere a fost destul de dificil la inceput sa ne convingem partenerii ca avem nevoie sa fim familiarizati cu tematica, obiectivele si solutiile proiectate ale activitatii organizatorice".
Cu timpul, aceasta modalitate a devenit un stil de lucru, pe care clientii permanenti l-au asimilat astfel incat sa se obtina performantele urmarite de ambele parti.
Nu toti clientii insa inteleg rolul organizatorului de evenimente. "Din pacate, si in ziua de astazi ne mai confruntam cu mentalitatea ca aportul unui organizator de evenimente, se reduce la rezervarea unei sali si la asigurarea serviciilor de masa si de cazare. Se pleaca de la principiul ca acestea sunt operatiuni simple!", precizeaza Constantinescu. Firma propune 2-3 variante de organizare, in functie de anumiti factori si prioritati, inca din faza de proiect. Restul - tehnica de lucru, modalitatile de comunicare cu participantii, sistemul informational - tine de practica pe care firma dobandit-o in derularea celor peste 5.000 de actiuni.
"Noi intelegem ca un partener al nostru, in momentul in care am devenit parti ale aceluiasi contract, ramane sa se ocupe in principal numai de problemele de fond, noi urmand sa preluam tot sistemul organizatoric", spune Constantinescu.
Pentru acest an firma se asteapta la o crestere a cifrei de afaceri in urma activitatilor de promovare pe care le-au realizat in spatiul european pentru proiectele cu componente de cursuri, traininguri.
Politica de formare a tarifelor este una flexibila, acestea stabilindu-se in functie de complexitatea evenimentului, de bugetul pe care clientul il are alocat si de standardele solicitate pentru serviciile organizatorice complementare.
Conform Ministerului de Finante, in 2005, New Welcome Contours a inregistrat o cifra de afaceri de 219.000 de lei (64.800 de euro) si un profit de 55.800 de lei (16.500 de euro).
In ceea ce priveste perioadele din an in care cererea pentru organizarea de evenimente este mai ridicata, pana acum 3 ani exista sezonalitate: mai, iunie si septembrie, octombrie.
In ultimii ani, se constata o derulare echilibrata pe parcursul anului datorita extinderii domeniilor de activitate, care deruleaza proiecte cu componente de cursuri, traininguri, seminarii, precum si extinderea ariei de cuprindere in conceptul de eveniment.
"Pana acum erau conferinte, congrese, eventual traininguri, acum ne ocupam si de cursuri de pregatire a personalului, cursuri de specializare, team building-uri prezentari de produs si lansari de afaceri la punctele de lucru, schimburi de experienta", spune Constantinescu.
Inainte de a organiza un eveniment, clientii trebuie sa contacteze firma intr-o perioada proportionala cu complexitatea acestuia, numarul de participanti si finalitatea dorita. De exemplu, pentru un congres, mai ales cu participare internationala este necesara anuntarea firmei cu cel putin un an si jumatate inaintea inceperii.
Constantinescu considera ca succesul unui eveniment depinde in principal de urmatorii factori: agrearea de la inceput a unui sistem optim de organizare, proiectia in timp a actiunilor si a factorilor implicati si evaluarea permanenta a rezultatelor.
Daca la inceputul activitatii clientii priveau firma ca pe un angajat, in timp au ajuns sa ii trateze ca parteneri.
"Daca la inceput, unii parteneri tratau relatia pe principiul voi si noi, stilul de lucru adoptat si eficienta muncii in comun au condus la intelegerea faptului ca noi nu suntem angajati, ci parteneri intr-un proiect, succesul fiind important pentru ambele parti", mentioneaza Constantinescu.