Modelul biroului fara stive de hartii a fost pentru multa vreme un vis, dar cum poate fi realizat? Compania Liverpool Direct a fost infiintata in urma unui parteneriat realizat in 2001 intre British Telecom (BT) si primaria orasului Liverpool si furnizeaza pentru Consiliul local servicii precum managementul resurselor umane, al veniturilor, al platii salariilor etc.
Compania era privita in urma cu circa sapte ani drept una dintre cele mai slabe din Marea Britanie in privinta colectarii de impozite si plata de beneficii, scrie FT.
"Compania era condamnata sa dispara. Timpul mediu de returnare a unei solicitari de plata era de circa 140 de zile, in conditiile in care exista o lista de asteptare de 50.000 de cazuri", a declarat Dadiv McElhinney, director executiv al Liverpool Direct, compania care a modernizat operatiunile primariei din Liverpool.
Dosarele tineau in loc toate operatiunile. In fiecare saptamana 20.000 de scrisori ajungeau de la biroul de impozite, incluzand aici orice, de la cereri de beneficii la notificari cu privire la modificarea domiciliului. Plicurile erau etichetate si trimise catre diverse departamente in functie de tipul solicitarii, pentru a fi ulterior trimise catre departamentul care se ocupa de solutionare manuala a cererilor.
"Un solicitant ne putea vizita si nu am fi putut sa ii localizam dosarul. Timpul mediu de asteptare era de aproximativ doua ore", precizeaza McElhinney.
Dar intarzierile la raspunsurile pentru solicitarile scrise nu erau singurele probleme, ci si costurile anuale de intretinere a birourilor care se ridicau la 750.000 de lire sterline.
Inlaturarea hartiei din birouri a inceput cu orientarea atentiei catre beneficiari. Au fost infiintate o serie de ghisee unice pentru solutionarea cererilor clientilor, iar primaria a optat pentru o baza de date care poate fi accesata de toate partile implicate in proces in orice moment.
In prezent, de fiecare data cand este primit un document, acesta este scanat si convertit in format digital pentru a putea fi atasat documentelor arhivate in diverse directoare de catre echipe dedicate, in functie de continutul documentului. In plus, aplicatia permite atasarea de etichete care faciliteaza cautarile avansate sau diverse actiuni specificate pentru fiecare categorie in parte.
McElhinney este de parere ca o provocare majora in cazul construirii unui astfel de sistem este minimizarea intreruperilor din circuitul documentelor, avand in vedere ca acestea sunt inevitabile.
Pentru a implementa noua solutie, sistemul de colectare si solutionare a cererilor a fost suspendat pentru sase saptamani, iar centrele de colectare, inclusiv 15 oficii postale au fost inchise. Unul dintre cele mai palpabile efecte ale introducerii sistemului care reduce drastic consumul de hartie a fost acela ca in luna martie a anului trecut primaria a vandut cladirea in care erau arhivate toate documentele, obtinand 4,5 milioane de lire sterline.
Dar inlaturarea vechilor obiceiuri de lucru a reprezentat o etapa importanta a proiectului - la fel ca si cunoasterea proceselor si eficientizarea acestora, apreciaza Roddy Horton, director de operatiuni la Hyde Group.
In aceasta luna, grupul, care numara peste 1.200 de angajati care deservesc peste 75.000 de persoane, a finalizat computerizarea sistemului de recrutare, renuntand astfel la utilizarea a 58.000 de coli de hartie pe an din sistem.
Inainte de digitalizarea procesului de recrutare, candidatii primeau in cutia postala o brosura cu informatii si un formular prin care se putea aplica pentru un job. Acestea erau completate, iar documentele erau trimise catre managerul de resurse umane si catre o echipa formata din cinci oameni insarcinati cu verificarea informatiilor din aplicatii. Managerul trebuia sa completeze fisa de interviu si sa o avanseze in departamentul de resurse umane, care trimitea candidatului o scrisoare de instiintare.
"In prezent, toate detaliile sunt disponibile pe site-ul de internet", explica Horton. Dupa ce identifica pe site un job care-l intereseaza, candidatul trebuie sa completeze de asemenea online un formular, datele introduse fiind apoi incarcate in baza de date si trimise catre managerul de resurse umane.
El le redirectioneaza electronic spre membrii departamentului de resurse umane care se ocupa de recrutari. Odata ce este luata o decizie - privind angajarea sau respingerea aplicatiei, aceasta este raportata catre departamentul de resurse umane, iar candidatul primeste un mesaj electronic prin care i se comunica de asemenea decizia.
Aplicatia de recrutare este construita pe o baza de date achizitionata de la compania britanica Northgate HR in 2001 pentru administrarea unor informatii cu privire la resursele umane ale companiei.
Ulterior, aplicatia a fost extinsa pentru a suporta si cererile angajatilor pentru inscrierile in programe de pregatire.
"Puteau trece saptamani pana sa iti vezi managerul. Personalul nu era platit la timp si se depunea un efort impresionant pentru efectuare platilor", spune Horton. El ofera exemplul cererilor pentru deconturi care sunt operate exclusiv digital prin intermediul noului sistem electronic.
De asemenea, Hyde a redus cheltuiele oferind posibilitatea de a solicita semnarea unui document de catre o alta persoana, in cazul in care, spre exemplu, managerul responsabil pentru cererea respectiva lipsea.
Atat proiectul Liverpool Direct, cat si cel al Hyde s-au confruntat cu o provocare comuna in a determina angajatii sa isi schimbe modul de lucru, in special in cazul staff-ului superior.
Horton a descoperit ca semnarea electronica a documentelor a fost dificila pentru o mare parte din personal: "Am avut probleme in a demonstra ca semnatura electronica este la fel de puternica precum cea in cerneala". Potrivit lui, angajatii "semneaza" un mesaj electronic prin simpla trimitere catre server, care il redirectioneaza catre urmatoarea persoana in lantul ierarhic.
"Uneori, angajatii pot fi iritati de introducerea unor sisteme de lucru mai eficiente deoarece privesc acest lucru drept o amenintare a locului de munca", avertizeaza Horton.
Dar ce volum de hartie a fost inlaturat dupa implementarea acestor sisteme de gestionare? Evident, niciuna din aceste companii nu a renuntat complet la documentele in hartie si tus.
Liverpool Direct a realizat cel mai mare succes, eliminand circa 70% din documentele sub forma de hartie din procesele companiei. Nicio bucata de hartie adusa personal la centrele de relatii cu clientii ale primariei din Liverpool nu este stocata, acestea fiind in schimb scanate si stocate intr-o baza de date centralizata. Cu toate acestea, corespondenta postala este stocata timp de 30 de zile dupa ce a fost digitalizata.
Incercarea Hyde Group de a digitaliza procesele si de a inlatura hartia din birourile departamentului de resurse umane a inregistrat un succes de proportii mai mici.
Odata cu implementarea sistemului de recrutare, aproximativ o treime din documentele in forma traditionala a fost eliminata. Oficialii companiei se asteapta ca aceasta sa scada la circa 20% odata cu digitalizarea altor activitati - facturare sau contracte administrative.
Chiar daca un birou lipsit de hartie nu poate fi plauzibil, inlaturarea unei cantitati tot mai mari de hartie poate avea efecte pozitive.
Hyde va avea mereu documente in format traditional, in special pentru faptul ca firma se fereste sa inlocuiasca integral hartiile din procesele administrative si le stocheaza intr-o locatie in afara sediului central.
Cu toate acestea, Hyde Group a reusit sa elimine un volum de 153.000 de coli de hartie pe an.
In realitate, biroul lipsit in totalitate de hartie este la fel de imposibil de realizat ca un reporter fara carnetel pentru notite, dar organizatiile pot evolua reducand consumul in favoarea eficientei proceselor.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
