Organizarea unui eveniment presupune colaborarea dintre firmele specializate si o serie de subcontractanti: agentii de publicitate, de catering, firme de design, formatii de muzica, unitati din industria hoteliera, furnizori de echipamente tehnice si de traducere simultana. De la organizarea de conferinte, simpozioane, lansari de produse, expozitii, intruniri de afaceri, vernisaje, receptii sau inaugurari, si pana la concerte sau evenimente protocolare, firmele detaliaza toate posibilitatile de realizare pentru obiectivele desemnate de client.
Planificarea unei conferinte poate fi o experienta extrem de istovitoare pentru o companie. Indiferent de succesul unei astfel de manifestari firmele sunt constiente de existenta unui ciclu constant al evenimentelor de promovare. De cele mai multe ori, finalul unui simpozion coincide cu planificarea urmatorului. Firmele organizatoare de evenimente speciale raspund nevoii de a furniza pachete complete de servicii profesioniste pentru realizarea unei manifestari.
Evenimente en-gros
Piata organizarii de evenimente inregistreaza o crestere a numarului de firme care incearca sa integreze intr-un concept unitar solicitarile primite din partea mediului economic, a institutiilor sau organizatiilor neguvernamentale. In 1994 cand s-a infiintat Congress Systems Services, prima firma clujeana specializata in organizarea de evenimente, numarul celor care delegau responsabilitatea planificarii evenimentelor unei firme specializate era extrem de redus. "Am inceput ca o companie ce asigura servicii tehnice si de traducere la conferinte si seminarii, dar am evoluat odata cu piata, ajungand in prezent sa furnizam toate serviciile necesare organizarii unui eveniment de anvergura", declara Cristina Lupas, directorul firmei.
Congress Systems Services se autodefineste ca un integrator de servicii, in sensul traditional de magazin 'en-gros'. Ideea de baza a acestui concept este explicata de catre directorul firmei. "Suntem capabili sa raspundem oricaror solicitari din partea clientilor in domeniul organizarii de evenimente. Punem la dispozitia clientilor atat serviciile proprii, cat si o retea larga de furnizori, cu experienta de peste zece ani in organizarea evenimentelor" spune Cristina Lupas. Alaturi de partea de creativitate menita sa asigure unicitatea fiecarei actiuni, compania este responsabila si de asigurarea suportului tehnic al evenimentelor, prin echipamente specializate de conferinta, mijloace de deplasare sI prin echipe de tehnicieni profesionisti.
Pentru Mosaic Conference Services organizarea unui eveniment incepe de la promovarea actiunii (brosuri, obiecte promotionale, conferinte de presa, afisaj, bannere si invitatii), alegerea si amenajarea locatiilor, secretariat, asistenta full-time pe parcursul evenimentului, servicii de traducere simultana, excursii pentru invitati, organizarea de seminarii si team-building-uri prin traineri specializati.
Putini specialisti
"Piata organizatorilor de evenimente este intr-o continua dezvoltare, insa putini sunt cei specializati in acest domeniu. Printre organizatori se numara agentiile de publicitate si de turism, diferite fundatii, organizatii guvernamentale, non-guvernamentale, interne si internationale, centre culturale sau asociatii profesionale. Practic oricine doreste sa organizeze un eveniment poate sa o faca", considera Ioana Sfarlea.
Dupa 10 ani de experienta in domeniu, Cristina Lupas explica modul in care s-a dezvoltat cererea: "Piata a evoluat in sens pozitiv, si o data cu ea, preferintele si solicitarile clientilor au crescut. Daca la inceput, clientii nu aveau nevoie decat de suport tehnic pentru conferinte, in 2000, compania si-a diversificat oferta cu servicii conexe privind asigurarea interfetei cu furnizorii serviciilor directe de cazare, masa si transport sau realizarea obiectelor promotionale: bannere, mape, tiparituri, afise. Licitatiile internationale la care am participat si conferintele internationale organizate in perioada 2000 - 2002 ne-au impus alte standarde. De altfel, au crescut cerintele, a fost nevoie de o adaptare a echipamentelor folosite asa ca am facut investitii in echipamente, mai ales de proiectie", declara Cristina Lupas.
Pentru Conferin Plan, firma infiintata la sfarsitul lui 2003, piata evenimentelor speciale reprezinta o provocare. "Am studiat oferta existenta in Cluj si am ajuns la concluzia ca putem deveni un cartier general pentru coordonarea unor manifestari de amploare. Ca investitie, nu este nevoie de sume foarte mari, pentru ca se lucreaza cu subcontractanti, trebuie doar sa accentuam calitatea serviciilor pe care le oferim. Firmele si institutiile continua sa apeleze la personalul intern pentru a desfasura o conferinta. Odata cu dinamizarea ofertei va creste si cererea, pentru ca managerii vor constientiza importanta desemnarii unui specialist care sa planifice intregul eveniment" este de parere Cristina Vinasi, partener asociat Conferin Plan.
Servicii
Tipurile de evenimente organizate de CCS au fost reuniuni internationale, congrese nationale cu participare internationala, expozitii, prezentari comerciale, conferinte, simpozioane, seminarii, sesiuni de training, team-building, inaugurari, receptii, vernisaje, intalniri comemorative, reuniuni sau excursii tematice. "Serviciile pe care doreste sa le lanseze compania vin in intampinarea clientilor care dispun de timp putin: organizarea de video-conferinte si conferinte virtuale", afirma Cristina Lupas.
Mosaic Conference Services ofera un pachet complet de servicii: "Clientul pune in cosul de cumparaturi tot ceea ce-si doreste. Suntem un fel de cash&carry care ofera mai multe servicii dintr-un singur loc. Nu suntem un magazin de lux, pentru ca usa noastra este deschisa tuturor celor care doresc un eveniment remarcabil", spune Ioana Sfarlea. Targetul Mosaic Conference Services vizeaza segmentul de clienti corporate, (firme, ONG-uri, asociatii), fara a neglija turistul individual caruia ii sunt propuse diferite destinatii de vacanta, in tara si strainatate, bilete de avion si asigurari medicale.
Mosaic Conference Services aloca 10% din buget pentru promovarea firmei prin materiale publicitare distribuite clientilor efectivi, dar sI celor potentiali. "Credem ca cea mai buna reclama ni se face automat de catre cei care au beneficiat deja de serviciile nostre. Un client multumit de mai aduce alti 2, 3 solicitanti. Abordarea directa este cea mai buna pentru acest tip de servicii", considera Ioana Sfarlea.
CSS (Congress Systems Services) a aparut pe piata clujeana in 1994 si a organizat peste 500 de evenimente pentru asociatii profesionale, societati comerciale, organizatii neguvernamentale, universitati, institutii publice sau organizatii internationale. CSS a obtinut o cifra de afaceri de peste 100.000 de euro in 2003. Principalele investitii ale companiei au constat in echipamente de peste 50.000 de dolari.
Mosaic Conference Services s-a infiintat in iunie 2003, in urma initiativei celor doua asociate Noemi Hajdo si Ioana Sfarlea. Datorita cheltuielilor legate de infrastructura (investitii in calculatoare, imprimante, echipament pentru conferinte), prima jumatate din 2003 nu a fost benefica. La un an de activitate firma a reusit sa acopere pierderile si sa obtina profit. De la o cifra de afaceri de 200 de milioane de lei in luna martie a lui 2004, compania a crescut la 900 de milioane de lei, la sfarsitul lui mai. "Profitul este reinvestit in fiecare luna, pentru a putea asigura o dezvoltare dinamica. Principalele investitii se realizeaza in materiale publicitare, angajati si dotari. Pentru a completa paleta de servicii oferite clientilor am infiintat la inceputul lui 2004 o agentie de turism", afirma Ioana Sfarlea, director Mosaic Conference Service.
Principalii clienti ai firmei au fost: Abbot International, Universitatea Babes-Bolyai, Fundatia Civitas, Asociatia Pro Democratia, Clinica de Recuperare Cluj, Societatea Studentilor Europenisti.
Conferin Plan exista pe piata clujeana de la sfarsitul lui 2003 si isI propunea initial sa organizeze conferinte, congrese si simpozioane. "Este foarte important sa tI se acorde incredere, pentru ca primul eveniment devine practic cartea de vizita a unei firme in acest domeniu", este de parere Cristina Vinasi, partener asociat Conferin Plan. transilvania@zf.ro
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
