E-mailuri fără stres
"Aveţi un mesaj!" Astăzi, Sisif nu mai urcă la nesfârşit un pietroi pe un deal, ci răspunde la e-mailuri - deşi lucrează fără întrerupere, căsuţa lui poştală nu se goleşte niciodată. Un singur clic şi privirea îi cade pe noi spam-uri, buletine de ştiri, mesaje de la prieteni, colegi şi clienţi. Pericolul să-ţi pierzi orientarea este mare: Ce e important? Ce nu e important? În realitate, e destul de simplu să ţii sub control haosul zilnic de e-mailuri.
Întrebarea etajelor
Ne enervează fluxul neîntrerupt de e-mailuri - şi totuşi, contribuim cu toţii la creşterea vertiginoasă a numărului lor. Ne văităm că nu avem timp - şi totuşi, când primim un e-mail hazliu, îl trimitem de îndată mai departe. De fapt e foarte simplu: cine scrie multe e-mailuri primeşte multe e-mailuri. Fiecare mesaj provoacă noi mesaje: o cerere este de regulă urmată de un răspuns, o confirmare şi o reconfirmare. În total trei e-mailuri - fără să luăm în calcul listele de mailing. Prin urmare: trimiteţi cât mai puţine e-mailuri. Nu umpleţi până la refuz căsuţele poştale ale colegilor şi prietenilor. E foarte simplu să stabiliţi dacă un mesaj electronic este necesar sau nu: puneţi-vă întrebarea etajelor: Aş mai scrie acest e-mail, dacă ar trebui să-l listez şi să urc pe jos trei etaje cu el până în biroul destinatarului? Nu?! Înseamnă că nu este necesar.
Aceleaşi reguli sunt valabile şi pentru răspunsurile la e-mailuri. Nu reacţionaţi la orice e-mail! Întrebaţi-vă de fiecare dată dacă răspunsul este într-adevăr necesar. Renunţaţi la mesaje scurte de genul "Mulţumesc" sau "În regulă".
Deveniţi un slow mailer
Astăzi, ritmul nostru de muncă nu mai este dictat de ceasul de pontaj, ci de programul de e-mail: La primirea unui nou mesaj, aproape toată lumea se întrerupe din ceea ce face. Or, e-mailurile ajung astfel să ne frâneze productivitatea. Ar fi bine, prin urmare, să urmaţi exemplul lui Dan Russell, managerul de cercetare al IBM, să vă alăturaţi mişcării slow mail şi să nu vă mai citiţi e-mailurile decât de cel mult trei ori pe zi.
Dacă serviciul dumneavoastră vă cere să reacţionaţi rapid la e-mailuri importante, creaţi o fereastră pe desktopul dumneavoastră care să vă permită să vedeţi imediat cine v-a scris şi dacă este o chestiune urgentă. Puţine e-mailuri sunt atât de importante, încât să necesite un răspuns urgent. Prin urmare:
- Deconectaţi-vă alarma pentru e-mailuri. Până şi experţii de la IBM şi Intel recomandă să renunţaţi la soneria creată de ei. Iar utilizatorii GoogleMail au deja posibilitatea să se deconecteze pentru 15 minute de la contul de e-mail...
- Nu deschideţi decât de cel mult trei ori pe zi contul de e-mail. Nu începeţi ziua cu cititul e-mailurilor, rezervaţi primele ore ale dimineţii pentru proiecte importante.
- Verificaţi-vă contul la ore fixe şi răspundeţi în bloc la toate e-mailurile primite.
Blocaţi spamurile
Produse de marcă falsificate, la preţuri imbatabile, servicii îndoielnice oferite de tinere doamne, reclame pentru mici pastile albastre: spamurilesunt o pacoste a internetului. Datele oferite de către experţii de la McAfee Labs nu încetează să ne uimească. Cel mai recent Threat Report (Raport referitor la pericole) vorbeşte despre 135,5 miliarde de spamuri trimise zilnic. Ceea ce înseamnă că peste 940.000 de mesaje nedorite sunt trimise în fiecare minut! Problema poate fi însă rezolvată: protejaţi-vă contul de e-mail cu ajutorul unui filtru împotriva spamurilor, care şterge imediat e-mailurile nedorite sau le transferă într-un folder special. Aruncaţi din când în când o privire în folderul pentru spamuri - pentru a verifica dacă nu au aterizat acolo din greşeală mesaje importante. Foarte importante sunt următoarele aspecte:
- Ştergeţi toate spamurile - fără să le citiţi. Nu apăsaţi butoane de genul "Dezabonare newsletter", fiindcă astfel le comunicaţi expeditorilor de spamuri că adresa dumneavoastră de e-mail este activă. Urmarea: veţi primi şi mai multe spamuri.
- Pentru descărcări sau formulare de înregistrare folosiţi o altă adresă de e-mail sau adresele de unică folosinţă pe care le puteţi crea la www.spamgourmet.com sau www.dontsendmespam.de
- Fiţi atenţi la e-mailurile care vă anunţă că aţi câştigat ceva. De obicei, spammerii nu vor astfel decât să ajungă la datele dumneavoastră. Iar dumneavoastră nu veţi "câştiga" altceva decât noi spamuri.
- Foarte important: Nu deschideţi în niciun caz fişierele ataşate e-mailurilor de reclamă! Fiindcă atunci virusurile şi programele de spionaj au acces la parolele şi datele dumneavoastră de cont.
Fragment din volumul"Învaţă să câştigi timp! MetodaSimplify your time", de Lothar Seiwert, specialist în resurse umaneşi creator al celebrei metode de management al timpului - "Simplify your time".Cartea este în curs de apariţie la Editura Trei în colecţia "Psihologie practică". Intertitlurile aparţin redacţiei
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
