Sigur ati auzit de multe proiecte care au depasit costurile sau au fost intarziate. Sau despre proiecte care au ajuns la final, dar clientii si utilizatorii nu au fost multumiti de rezultat? Solutia este clara: un manager de proiect care se incadreaza in buget, cost si calitate.
Spre exemplu, lantul de magazine de electronice si electrocasnice Altex a lansat pe 7 octombrie 2005 un produs de loialitate adresat clientilor sai, numit Altex Bonus Card. Cum a aparut ideea si ce-a urmat dupa aceea ne-a explicat Laura Marin, customer service& loyalty manager.
"Ideea a pornit de la dorinta de a rasplati fidelitatea clientilor nostri si de a crea un produs adecvat nevoilor acestora. Un alt factor care a determinat lansarea acestui produs a fost dorinta de a contracara efectele normelor BNR de limitare a creditarii", a explicat Marin.
Pentru a vedea daca ideea e buna sau nu, Altex a efectuat un studiu de piata pentru a vedea care sunt preferintele clientilor si cum un astfel de produs ar putea raspunde mai bine nevoilor acestora.
Dupa ce au vazut ce-si doresc clientii, cei de la Altex au stabilit ca scopul proiectului va fi crearea unui produs de fidelitate pentru clientii sai. A urmat apoi o analiza a situatiei curente, analiza SWOT (puncte forte, puncte slabe, oportunitati, pericole) si o definire a obiectivelor concrete ale proiectului.
Dupa crearea draftului de proiect, Altex a format o echipa din persoane ce lucrau in diverse departamente din cadrul companiei (vanzari, relatii clienti, IT, marketing, financiar si achizitii) pentru a duce la indeplinire obiectivele proiectului.
"A urmat apoi o Grid Analysis pe baza careia s-a selectat varianta care raspundea cel mai bine specificatiilor de business si tehnice. Aceasta analiza a constat in acordarea unui punctaj pentru fiecare varianta in parte pe baza unor criterii predefinite cu ponderi specifice in functie de importanta acestora in decizia finala", spune Marin.
Ea a adaugat ca nu s-au uitat nici anumite aspecte legate de necesitatile de training ale personalului care urma sa fie impactat de produs, necesitatile logistice si nu in ultimul rand promovarea Altex Bonus Card.
Dupa planificare a urmat dezvoltarea strategiei de implementare care a inclus detalierea sarcinilor, interdependenta si asezarea acestora in ordine cronologica.
"Nu in ultimul rand, au fost dezvoltate mecanisme de control al calitatii efectuarii sarcinilor, precum si de masurare a rezultatelor intermediare ale proiectului si, mai ales, dezvoltarea unui plan de contingenta care sa gestioneze posibilele riscuri identificate", explica Marin.
In final, a urmat implementarea planului si masurarea procesului implementarii.
Dead-line-ul e de baza
Dupa doua luni de zile si o investitie financiara de 500.000 de euro, proiectul s-a finalizat prin lansarea Altex Bonus Card, ce a inregistrat un feedback pozitiv.
"S-a dovedit ca produsul raspunde necesitatilor clientilor, multi dintre ei utilizand deja cardul pentru a doua oara intr-o luna", a spus Marin.
Dificultatile ce pot aparea in realizarea unui proiect de acest gen sunt speficice fiecarui proiect in parte, dar si organizatiei in care acesta se desfasoara. In ceea ce priveste proiectul Altex Bonus Card, au fost identificate posibilele riscuri ce puteau aparea pe durata desfasurarii proiectului si s-a intocmit un plan de contingenta care sa adreseze aceste riscuri.
"De exemplu, pentru a elimina riscul de a ramane fara carduri la un anumit magazin si a nu fi in masura sa le oferim clientilor Altex Bonus Card, am insitituit o metoda de raportare zilnica prin intermediul careia putem identifica din timp acele stocuri care necesita completare", explica Marin.
Cum putem defini managementul de proiect?
Pentru Laura Marin managementul de proiect (project management) inseamna o succesiune de activitati efectuate pentru a atinge un scop predefinit, care presupun resurse din mai multe departamente ale companiei.
"Odata cu cresterea competitivitatii, precum si cu cresterea organizationala a companiilor romanesti, implementarea unei metodologii de project management a devenit o necesitate, pentru a monitoriza mai eficient procesele, resursele si mai ales rezultatele initiativelor din organizatie."
Mircea Mihai, director de program Management de Proiect in cadrul organizatiei nonguvernamentale specializata pe programe de formare profesionala Codecs, defineste managementul de proiect: complexitatea actiunilor care te ajuta sa atingi obiectivele propuse in timp, buget si nivelul de calitate dorit.
"Iar, in conditiile unei concurente din ce in ce mai puternice, managementul de proiect face foarte des diferenta dintre succes si esec", a adaugat el.
De ce este nevoie de manageri de proiect?
Cele mai importante argumente in favoarea angajarii si formarii de project manageri sunt, dupa parerea Laurei Marin, studiile de piata conform carora companiile care au implementat solutii de Project Management performeaza cu 50% mai bine din punctul de vedere al implementarii de noi procese/ produse, cu 54% mai bine din punct de vedere financiar si cu 36% mai bine din punctul de vedere al satisfactiei clientilor.
Project managementul a devenit in ultimii 30 de ani in Occident atat de folosit incat a fost infiintat si un institut care certifica persoanele care au capacitatea de a fi project manageri. S-a creat un standard ca si in domeniul asigurarilor sau in domeniul bursier. Numarul membrilor Institutului de Project Management (IPM) s-a marit in 2005 cu 47%, iar cel al persoanelor certificate Project Managament Professional (PMI) a ajuns la circa 130.000. In Romania sunt 130 de membri in PMI Romania si un numar de 60 de project manageri certificati.
Confrom unui studiu realizat de (IPM) in randul a 250 de directori de companii din lumea intreaga, 92% dintre acestia au raspuns "ca folosirea project managerilor este o modalitate eficienta de a asigura succesul" si 65% angajeaza doar project manageri certificati de Institul de Project Management.
Din acelasi studiu reiese ca marile companii prefera serviciile unor project manageri certificati.
Un project manager are succes cand se incadreaza in buget, cost si calitate. "El trebuie sa aiba abilitati de manager combinate cu instinct de supravietuire, deoarece principala caracteristica a proiectelor este ca cel care conduce nu are niciodata suficiente parghii, resurse si timp", explica Mihai.
"Atat persoanele fizice, cat si cele juridice, constientizeaza prapastia dintre abordarea noastra si cea a concurentilor si partenerilor externi. Si din acest considerent investesc in instruire, ca dovada programele de certificare profesionala au luat un avans deosebit", continua el.
Reprezentantul Codecs atrage atentia ca e mai usor sa instruiesti un manager de proiect decat sa-l formezi.
"Practic exista o serie de instrumente, tehnici, abordari, modele. Dar acestea ajuta mai ales la reducerea probabilitatii de esec. Ele nu garanteaza succesul. Restul inseamna experienta. Or, caracteristica de nou-tate a proiectelor face ca aceasta formare sa fie permanenta."
Cu toate ca Romania nu are experienta de 25 de ani in management de proiect, piata romaneasca a inceput sa se alinieze la normele internationale.
"Avand in vedere ca exista deja si in Romania companii specializate in domeniu, precum si faptul ca din ce in ce mai multe companii creeaza premisele necesare dezvoltarii unui astfel de mod de lucru, cred ca suntem intr-o etapa de dezvoltare a managementului de proiect, precum si a calitatilor necesare unei astfel de abordari in interiorul organizatiei", spune Marin.
De aceeasi parere este si Mircea Mihai, care crede ca "dupa o perioada de respingere legata de sindromul "specificului national", in acest moment abordarea prin proiecte a castigat teren, fiind extrem de prezenta in toate domeniile".
El crede ca o dovada a evolutiei managementului de proiect in Romania este participarea tot mai mare la evenimentele dedicate managerilor de proiect.
"Spre exemplu, la evenimentul project management Forum organizat de Codecs pe 1 noiembrie 2005 au participat peste 250 de persoane. Iar in cadrul intalnirilor informale cu caracter lunar (project management cafe) participa in medie 80 de persoane", a spus Mihai. lavinia.marin@zf.ro
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
