Practicile occidentale de "bucatarie interna" a unei companii, unde comunicarea interna a devenit aproape o institutie in sine, cu un buget separat si cu responsabili in acest sens, incep destul de firav sa prinda contur si in companiile romanesti.
Felul in care circula informatia intr-o companie, indiferent daca este vorba despre circulare interne, note informative, mail-uri sau, pur si simplu, despre comunicarile cotidiene intre angajati, franeaza sau, dimpotriva, ajuta la bunul mers al afacerilor.
"Importanta comunicarii interne in companie este data de influenta acesteia in atingerea obiectivelor concrete ale companiei, masurabile ''contabil'': cota de piata, profitul, cifra de afaceri etc. Nu exista instrumente precise pentru masurarea acestei influente, dar daca ne luam dupa perceptia interna (la toate nivelurile ierarhice) si externa (experti si clienti), influenta este esentiala", spune Ovidiu Palici, senior trainer la Aims Human Capital Romania.
Din pacate insa, specialistii in resurse umane considera ca firmele autohtone sunt inca deficitare la capitolul comunicare, fie ca este vorba despre comunicare interna sau externa.
"Putine firme romanesti au o strategie de comunicare, un buget si un personal specializat. In Franta, de exemplu, in functie de istoria si de cultura organizationala a firmei, comunicarea interna si cea externa sunt deseori sub conducerea a doua persoane diferite. Ambele isi desfasoara insa activitatea sub conducerea directorului de comunicare si se inscriu in aceeasi strategie definita printr-un plan de comunicare revizuit anual. Exista un buget, care reprezinta deseori un procentaj strict din cifra de afaceri, de 1,5 - 2% de obicei, iar pentru marile grupuri, de 2-3%", explica Edit Todoran, managerul companiei de resurse umane Commodo.
La randul sau, Ovidiu Vilceanu, operational manager la Sales Consulting Cluj-Napoca, spune ca in Romania, spre deosebire de tarile occidentale, mai persista inca perceptia intangibilitatii persoanelor apartinand top-managementului.
"Acest lucru este rezultatul unui stil autocrat de conducere, in care, directorul general evita sa delege din responsabilitati, pentru a nu pierde controlul asupra parghiilor afacerii. In companiile din Occident, top si middle managementul sunt accesibile la orice ora pentru discutii cu angajatii, fiind vizibila o politica de tip ''open-doors''", explica Vilceanu.
Pe de alta parte, angajatii tind sa considere sistemul de comunicare formal greoi, birocratic si, in mare parte, inutil, insa ceea ce mentalitatea romaneasca catalogheaza drept birocratic s-a dovedit functional in companiile occidentale.
"Datorita anilor de experienta ''capitalista'' (adica normala!), s-a ajuns la constientizarea, inclusiv in mentalitatea angajatilor, a importantei si a beneficiilor liniilor de comunicare formala intr-o companie. Toleranta la ''birocratie'' este mult mai mare in Vest, deoarece aici exista incredere in sistemul care si-a dovedit viabilitatea in zeci de ani. Este ceea ce in limbajul romanesc uzual s-ar traduce prin: ''daca trebuie sa schimbi un bec, cheama pe cineva care se pricepe!''. Angajatii romani din multinationale sunt cei mai avansati din punctul de vedere al comunicarii interne", explica Ovidiu Palici.
"Daca-i ceri unui muncitor din Occident sa-ti faca un surub, te intreaba despre caracteristicile tehnice si apoi ti-l face. La noi, trebuie sa-i raspunzi muncitorului roman si la ce iti trebuie, de ce sa-l faca el si daca n-ar fi mai bine sa fie facut un pic altfel", mai spune reprezentantul Aims.
Un sistem de comunicare solid, in care angajatii sunt bine informati asupra sarcinilor precum si asupra proiectelor companiei evita situatiile neplacute care pot aparea cand unul dintre angajati trebuie sa comunice cu cineva din exteriorul firmei.
"Comunicarea interna este esentiala pentru bunul mers al afacerii, intrucat, in cadrul fluxului informational al oricarei companii, output-ul unui departament devine input-ul departamentului urmator, toate informatiile coroborate ducand la output-ul final al companiei", spune Ovidiu Vilceanu.
Comunicarea nu se refera doar la partea formala (oficiala si oficializata in companie), ci si la comunicarea informala, care reprezinta orice interactiune intre angajati, de la discutiile la cafea pana la post-it-ul lipit pe monitorul colegului unde ii spui ca l-a cautat sotia cand era la masa de pranz.
"Tendinta spre comunicarea informala se manifesta mai ales in interiorul departamentului (pe orizontala si pe verticala), pentru un management mai bun al timpului si pentru ''relaxarea'' procesului decizional. Supraformalizarea comunicarii intervine in relatia departamentului cu exteriorul (si aici, pe orizontala si pe verticala), pentru a controla la maximum factorii externi care pot perturba status quo-ul departamentului", explica Palici.
Politicile interne de comunicare se construiesc in functie de complexitatea si de interdependenta activitatilor dintr-o companie. Astfel, este evident ca in companiile mari este nevoie de un sistem de comunicare mult mai formalizat.
"In firmele mici, principalul instrument de comunicare interna raman sedintele din fiecare dimineata. In companiile de talie medie, comunicarea interna se realizeaza prin intermediul memo-urilor, mail-urilor, avand in vedere ca toti angajatii au adresele personalizate", spune Edit Todoran. Ea a adaugat ca cel mai des utilizat mijloc de comunicare interna in companiile mari sunt mail-ul si Intranetul. Prin reteaua interna, angajatii au acces la datele de contact ale colegilor din alte departamente, posturile vacante din firma, stiri din domeniul de activitate al firmei, formulare etc. alina.pahoncia@zf.ro
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
