V-ati gandit vreodata la pierderile pe care le are firma dumneavoastra din cauza faptului ca angajatii nu stiu sa utilizeze eficient computerele din birouri, in sensul ca se impotmolesc cand realizeaza o prezentare in format electronic sau nu reusesc sa printeze anumite documente? Timpul in care acestia incearca sa rezolve problemele aparute sau in care rezolva problemele colegilor lor reprezinta pentru orice firma un cost suplimentar. Un studiu recent efectuat in tarile scandinave de firma de consultanta Cap Gemini si publicat in Romania de fundatia ECDL Romania, prezinta costurile ascunse datorate utilizarii ineficiente a computerului. Costuri care nu sunt deloc nesemnificative.
In Romania, folosirea calculatorului a devenit in ultimii ani obligatorie pentru companiile care se respecta. Chiar daca nu mai avem pana sa ajungem la nivelul tarilor nordice in privinta gradului de utilizare a computerelor, concluziile studiului Cap Gemini i-ar putea pune pe ganduri si pe unii dintre manageri romani.
Un angajat pierde 136 de ore pe an pentru "depanari"
Conform studiului Cap Gemini, 53% dintre persoanele chestionate utilizeaza calculatorul mai mult de 24 de ore pe saptamana, ceea ce reprezinta aproximativ cinci ore pe zi. Din acest timp, o persoana pierde saptamanal, in medie, 2 ore si 51 de minute pentru a-si rezolva problemele proprii sau ale colegilor sai, aparute ca urmare a utilizarii ineficiente a computerelor si a aplicatiilor existente. Totalizand, un angajat pierde, pentru a "descifra" misterul numit functionarea computerului, intr-un an, un numar de 136 de ore.
Astfel studiul releva ca pierderile anuale ascunse ale unei companii ce ar avea 200 de utilizatori de computere ar fi de aproximativ 889.951 euro, ale unei companii cu 500 de utilizatori ar fi de 2.224.947 euro in timp ce ale unei companii cu 1.000 de utilizatori pierderile ar fi de aproximativ 4.450.033 euro.
Trei cuvinte cheie: text, tabel, prezentare
Dintre aplicatiile folosite, cel mai des utilizate sunt programele de procesare a textelor, cele de calcul tabelar si softurile pentru realizarea prezentarilor. Cele trei tipuri de aplicatii sunt utilizate de 90% dintre persoanele chestionate. Aproximativ 80% dintre persoanele intervievate afirma ca utilizeaza Internetul si posta electronica.
In anul 2001, comparativ cu anul 2000 se observa ca a scazut gradul de utilizare a aplicatiilor de procesare de text, de calcul tabelar si de realizare a prezentarilor cu 2%. In acelasi timp a crescut gradul de utilizare a Internetului si a programelor de e-mail cu 7%.
Cele mai multe probleme: colegii si imprimantele
Din totalul timpului pierdut pentru rezolvarea problemelor aparute in utilizarea calculatorului, cea mai mare parte a fost consumat de angajati cu ajutorul acordat colegilor care nu se descurca in fata computerului.
Analistii au constatat ca, in medie, saptamanal, un angajat pierde 38 de minute rezolvand problemele altor colegi si 22 de minute solutionand problemele aparute ca urmare a utilizarii necorespunzatoare a imprimantelor.
Mai mult de jumatate dintre persoanele chestionate au afirmat ca isi ajuta colegii in rezolvarea problemelor aparute la procesarea textului, calcul tabelar si la realizarea prezentarilor.
Solutia cea mai buna: instruirea
Daca se pierd atat timp si atatia bani din cauza ca angajatii isi prind urechile cand lucreaza cu computerul, care ar fi solutia?
Pregatirea angajatilor pentru utilizarea aplicatiilor pe computer este considerata cea mai buna cale pentru evitarea timpului pierdut de acestia cu rezolvarea unor incidente legate de PC-uri (26% din persoanele chestionate au fost de acord cu aceasta solutie).
Studiul releva ca aproximativ 90% dintre repondenti considera ca utilizarea computerului in realizarea sarcinilor de serviciu este esentiala. O treime considera ca productivitatea lor ar fi mai mare daca ar beneficia de pregatire in domeniul tehnologiei informatiei.
Dintre persoanele chestionate, numai 12% sunt de parere ca aplicatiile utilizate nu sunt corespunzatoare modului lor de lucru, iar 66% considera ca acestea sunt construite conform necesitatilor companiilor.
Din punct de vedere al pozitiei pe care o au in cadrul companiei 16% din cei chestionati detin functii administrative si 30% functii manageriale.
In ceea ce priveste varsta persoanelor chestionate cea mai mare pondere (33%) o au cele care se incadreaza in intervalul 31-40 ani. Dintre persoanele intervievate 61% lucreaza in cadrul sectorului privat si 39% in cel public.
Rezultatele au fost obtinute in urma realizarii unui interviu telefonic, persoanele chestionate fiind alese aleator cu singura conditie de a lucra intr-o firma cu peste zece angajati.
Rezultatele prezinta o marja de eroare de plus/minus 1,5 - 3,5%. Studiul se refera la un esantion de populatie din tarile scandinave, cuprinzand un numar de 800 de persoane din mediul urban.
In acest studiu s-a considerat, spre exemplu, in cazul Norvegiei, ca forta de munca existenta este de 2,27 milioane angajati din care 46% utilizeaza calculatorul pentru a-si rezolva diferitele sarcini.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
