Din ce in ce mai multe companii adopta noi tehnologii care ajuta la monitorizarea cheltuielilor efectuate de angajati, miza fiind una enorma, scrie New York Times.
O aplicatie software realizata de compania Concur, care rezolva problemele generate de deconturile "umflate", s-a dovededit a fi o binefacere pentru angajati si managerii lor. Angajatii aflati in deplasari in interes de serviciu pot tine mai usor evidenta cheltuielilor facute si sa afle in timp real daca se inscriu in politica companiei privind cheltuielile pe care urmeaza sa le efectueze. Mai mult, managerii pot contabiliza cheltuielile angajatilor.
"Nimic nu este atat de potrivit pentru o aplicatie online", a declarat Laurie McCabe, vicepresedinte AMI - Parrtners, companie ce are ca domeniu de activitatea cercetarea companiilor mici si mijlocii.
Totusi, acest tip de tehnologie este o veste proasta pentru cei care obisnuiesc ca in deplasari sa faca cheluieli nejustificate. Software-ul este folosit acum de companii mari precum Boeing, Campbell Soup sau Texas Instruments si este atat de complex incat managerii pot sa vada ceea mai mica abatere de la cheltuielile aprobate de politica companiei.
Miza este una enorma. Cheltuielile anuale efectuate in deplasari de catre angajatii companiilor americane este de aproximativ 200 miliarde dolari, conform companiei IT Concur Technologies si American Express.
Numai IBM a cheltuit 493 milioane dolari (393 milioane euro) pentru biletele de avion in anul 2004, urmata de General Electric cu 280 milioane dolari (223 milioane euro) si Boeing cu 274 milioane dolari (218 milioane euro).
Reducerile de costuri pot fi semnificative. Software-ul oferit de Concur, companie cu peste 3.000 de clienti din randul companiilor, a reusit in cazul Dell sa reduca costul de procesare a unui raport de decont la mai putin de 2 dolari.
Aberdeen Group, o companie de consultanta din Boston, sustine ca o companie cheltuieste in medie 48 de dolari pentru procesarea manuala a unui raport de decont si numai 18 dolari daca procesul este automatizat.
Un alt studiu, realizat de American Express, arata ca 65% dintre angajatii americani considera ca in ultimul an companiile au cercetat deconturile "mult" sau "un pic mai mult" decat cu un an inainte.
Un alt studiu, realizat de Amex in Statele Unite si Europa anul trecut, arata ca aproximativ 40% din cei care sunt in deplasare cheltuiesc mai mult decat ar avea voie din partea companiei. De altfel, 53% din americanii intervievati in acest studiu au declarat ca cele mai multe cheltuieli nejustificate le fac in restaurante.
"Aceasta oportunitate de a cimenta relatiile cu clientii este de multe ori folosita ca scuza pentru deconturile ce nu ar fi acceptate in mod normal de companie", precizeaza studiul. Alte metode de "evaziune fiscala" a angajatilor sunt bacsisurile, sau plata taxiurilor sau a telefonului. Mai mult, daca un angajat calatoreste in interes de serviciu intr-o destinatie exotica, poate sa-ti justifice cheluielile cu chitante scrise in cambodgiana, spre exemplu.
Dar directorii companiilor pot acum sa controleze in timp real cheltuielile angajatilor si ei cred ca este o arma foarte puternica impotriva celor care incearca sa evite politica companiei. Spre exemplu, un director poate sa vada imediat daca un angajat si-a rezervat un bilet la American Airlines cand exista o alternativa mai ieftina cu JetBlue. In aceasta situatie, angajatului nu-i ramane decat sa schimbe rezervarea sau sa plateasca diferenta.
Iar perspectiva nu este deloc una roz pentru angajati: ei vor avea de ales intre a se conforma regulilor companiei sau a-si gasi un alt loc de munca.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
