Casuta postala pe care o ai te reprezinta. Priveste cu atentie la modul in care raspunzi fiecarui mail. Observa ceea ce alegi sa pastrezi si ce stergi.
Aspectul si ordinea din mesageria ta este o reflectie a propriilor obiceiuri, dar si a educatiei primite si chiar a sanatatii mintale, scrie Wall Street Journal.
"Daca preferi sa iti pastrezi mesageria plina, poate insemna ca viata ta este una confuza", a declarat psihologul Dave Greenfield, fondatorul Centrului pentru Studierea Comportamentului pe Internet din West Hartford, Connecticut. "Ramai atasat de trecut? Ai in viata o multime de afaceri neincheiate?", spune el.
Unii dintre noi sunt obsedati sa mute fiecare e-mail in folderul corespunzator, in timp ce sterg fiecare spam (mesaj trimis fara acordul destinatarului) si se asigura ca toate mesajele importante au fost citite. Descoperim ca dezordinea din mesageria unora dintre noi reflecta dezordinea din casele si casniciile noastre.
In urma cu cateva luni, Scott Stratten, consultant de marketing din Oakville, (Ontario), suferea de ceea ce el numeste "paralizia inbox" - avea 500 de mesaje vechi in casuta sa postala, toate necesitand un raspuns. "Ma simteam atat de vinovat, incat nici nu puteam sa accesez contul de mail", a afirmat el.
In disperarea sa, Stratten a decis sa stearga toate mesajele. El a trimis un mesaj tuturor celor 400 de persoane din lista sa de contact, spunandu-le o minciuna - furnizorul sau de Internet l-a informat ca anumite mesaje nu au putut ajunge la el si de aceea nu a putut raspunde clientilor si prietenilor sai.
Fapta sa, pe care o considera "rautate pura", i-a oferit un punct de turnura. Stratten a realizat ca a gasit o modalitate mai accesibila de a se elibera de vina si in prezent a angajat un asistent care ii administreaza mesajele.
Merlin Mann, fondatorul 43folders.com, un site despre productivitatea personala, este de parere ca persoanele cu un comportament corect in alte segmente ale vietii sunt predispuse sa se confrunte cu casute postale dificil de administrat. Oamenii politicosi (sau cei care vor sa fie placuti) se simt obligati sa participe la corespondente cu prieteni "vorbareti" si nu dispun de suficient curaj pentru a refuza sa le rapunda. El considera ca asemenea cruzime este necesara.
Mann a recunoscut ca foloseste cateva serii de replici predefinite pentru a raspunde la mesajele in care el insereaza doar numele persoanei vizate sau un comentariu personalizat. De asemenea, el isi goleste directorul de inbox in fiecare ora. "Trebuie sa iti tratezi contul de e-mail la fel precum cutia postala de acasa", a afirmat Mann. "Nu trebuie sa stochezi in folderul de inbox facturi sau alte documente oficiale, iar pastrarea unor mesaje de tip spam in inbox e ca si cum ai depozita gunoi in propria bucatarie", a concluzionat el.
Pe de alta parte, esti cel mai expus riscului de a avea un inbox dezorganizat, daca esti tipul care nu poate spune "Nu!", a avertizat Nancy Flynn, director executiv al companiei de consultanta ePolicy Institute. Cand oferi rapid raspunsuri cu oferte de ajutor, "oamenii folosesc e-mail-ul pentru a transforma criza lor in propria ta urgenta", este de parere Flynn.
Wally Bock, consultant in materie de Internet, pastreaza in folderul de inbox doar cateva mesaje. "Simtul ordinii de care dispun se datoreaza parintilor disciplinati care au facut din acesta o valoare", a afirmat Bock, care este de parere ca persoanele care isi golesc cu exces de zel inbox-ul isi intrerup lucrul de fiecare data cand primesc un email. "Procesarea mai multor activitati simultan poate conduce la confundarea numelor persoanelor", considera Bock. "Ceea ce faci, de fapt, este sa schimbi rapid aplicatiile intre ele, iar de fiecare data cand treci intr-o noua aplicatie, trebuie sa o iei de la capat. De-a lungul unei intregi zile iti pierzi eficienta."
Un mod mai sanatos de a decongestiona inbox-ul este sa ordonezi in functie de subiect mail-urile primite sau sa programezi ca noile mesaje primite sa fie distribuite automat in folderele corespunzatoare, si odata pe saptamana sa iti rezervi timp pentru "curatenia mesageriei". Acesta este sfatul pe care il ofera Marilyn Paul, autoarea cartii "Este greu sa faci diferenta cand nu stii cum", o carte dedicata "dezordonatilor cronici". Ea sugereaza ca indexarea alfabetica a expeditorilor ofera un plus de organizare.
Christina Cavanagh, instructor la Universitatea din Toronto, a studiat, pentru cartea sa, "Administrarea e-mail-ului: gandind in afara cutiei postale", sute de persoane care lucreaza in fata unui birou. Unul dintre subiectii sai, un executiv din sectorul finantelor, detinea in inbox 10.000 de mesaje, pe care l-a sfatuit sa stearga pur si simplu cele mai vechi 9.000 de mesaje. Cei care au un progam incarcat, cu o mesagerie incarcata, nu pot decat sa stearga vechile mesaje si sa suporte consecintele.
"Inbox-ul este o metafora a vietii noastre", considera Greenfield, si din aceasta cauza nu exista un leac universal pentru administrarea acestuia. Cunoasterea comportamentului mesageriei noastre ne poate ajuta sa intelegem alte aspecte al propriei vieti.
"Daca ai 1.000 de mesaje in contul tau, inseamna ca nu vrei sa pierzi nicio oportunitate, dar sunt lucruri pe care nu le poti sterge cu usurinta, dar daca ai doar 10 mesaje, vei fi mult mai rapid tentat sa le stergi si poti pierde o parte din farmecul vietii", a concluzionat el.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
