De aruncat nu poate fi vorba, iar de pastrat costa prea mult

Chiar si pentru cei mai darnici manageri de companii, 12 euro/mp pentru a depozita cinci, sase cutii cu documente, de care cel mai probabil nu vei mai avea nevoie, reprezinta o cheltuiala inutila. Spatiul destinat birourilor este relativ scump pentru a fi ocupat cu documente puse la pastare timp de 50 de ani, påna pot fi distruse. Daca chiria pentru un metru patrat de birou intr-o cladire de categoria B costa cel putin 10 euro/mp, e greu de crezut ca exita companii interesate de profit care prefera sa aloce spatiul pentru cåteva kilograme de documente.

Majoritatea companiilor prezente pe piata romåneasca lucreaza deja cu documente arhivate in format electronic, insa ele nu pot arunca la cos documentele fizice de care nu mai au nevoie.

Potrivit legii, ele trebuie indosariate, arhivate si pastrate in spatii special amenajate, pentru o perioada ce poate ajunge in unele cazuri påna la 50 de ani, in functie de tipul de document.

Responsabilitatile privind stocarea fizica a documentelor revin, peste tot in lume, unor firme specializate in depozitarea si administrarea arhivelor, in timp ce companiile prefera sa-si dedice timpul si energia pentru activitatile care le aduc profit.

Firmele specializate au aparut in Romånia abia acum cåtiva ani, iar mediul economic are inca alte prioritati in administrarea afacerilor. Dar, dupa cum spun reprezentantii uneia dintre cele mai mari companii din domeniu, cu operatiuni in 145 de tari si 800 de centre de depozitare, prezenta din 2003 si pe piata romåneasca "va veni si timpul nostru".

"Domeniul nostru de activitate nu e prioritar pentru companiile care investesc aici. Ei se gåndesc in primul rånd la stabilirea locatiilor, a facilitatilor de productie, la angajarea personalului potrivit, la pozitionarea pe piata. Suntem o victima a excesului investitional romånesc, de departe cea mai dinamica piata din regiune", afirma Danu Temelie, general manager al firmei Docu Guard.



Pe urmele clientilor

Grupul american Iron Mountain, care a infiintat in Romånia, in 2003 compania Docu Guard, avea birouri operationale in toate tarile fostului bloc comunist.

"Eram prezenti in Ungaria, Slovacia, Cehia, si am vazut dezvoltarea economiei din Romånia pornita pe drumul Uniunii Europene", spune Danu Temelie.

In urma cu aproape trei ani s-au uitat pentru prima data la piata romåneasca, pentru ca drumul multinationalelor pentru care lucrau peste tot in lume se oprise aici. Acum planuiesc o noua investitie de peste 2 milioane de euro pentru a mari facilitatile de depozitare cu inca 150 de kilometri de documente arhivate.

"Ne-am urmarit clientii care au cumparat firme aici sau care au investit in Romånia. Am fost adusi de dezvoltarea economiei romånesti", mai spune Temelie. El analizeaza situatia tarii, din perspectiva unui investitor a carui afacere depinde in mod fundamental de stabilitatea pietei si de capacitatea clientilor de a se interesa exclusiv de profit.

"Romånia a fost una dintre ultimele tari interesante pentru marile companii, un teritoriu neglijat mult timp in detrimentul statelor recent acceptate in Uniunea Europeana. Acum toate investitiile se concentreaza in Romånia", considera Temelie. Daca pentru dezvoltarea pietei romånesti acest lucru este extrem de benefic, pentru activitatea firmei bucurestene explozia investitionala amåna pentru cåtiva ani apogeul afacerii.

Printre cei aproximativ 75 de clienti pe care compania ii are in Romånia nu exista nici o firma cu capital romånesc. Peste 75% dintre clientii Docu Guard sunt institutii financiare, restul fiind companii de asigurare si producatori de bunuri de larg consum.



Boom in 2010

Aderarea Romåniei la Uniunea Europeana este momentul vizat de cei de la Docu Guard pentru cåstigarea unor noi segmente de piata, insa doar din 2010 conducerea companiei asteapta cea mai mare dezvoltare.

Ca in orice domeniu lipsit de istorie, in Romånia si arhivarea documentelor mai are nevoie de cursuri, påna in momentul in care si companiile cu capital integral autohton sa solicite astfel de servicii, renuntånd la a-si ingramadi actele "puse la pastrare" in dulapuri imense amplasate in interiorul fiecarui birou.

Chiar daca in Statele Unite portofoliul Iron Mountain acopera o gama variata de servicii, de la stocarea fizica a documentelor si påna la operatiuni de gestionare electronica a corespondentei institutiilor, in Romånia, Docu Gurad s-a specializat exclusiv pe depozitarea fizica a documentelor arhivate.

La inceputul acestui an, investitia americana ajunsese la 1,5 milioane de euro. Banii au fost folositi pentru a construi prima facilitate de depozitare, cu o capacitate de 150 de kilometri de documente, la Otopeni, pentru consolidarea infrastructurii acestuia, a masinilor de transport, dar si pentru derularea primei faze a planului investitional de la Ploiesti.

"Majoritatea competitorilor nostri sunt clientii insisi, pentru ca fiecare companie are o solutie fezabila la ceea ce le propunem noi acum. De fapt, noi nu le vindem ceva ce nu foloseau inainte, noi le propunem sa schimbe sistemul dupa care lucrau inainte", spune Temelie.

Orice companie are un set de documente ce trebuie arhivate, are solutii pentru a le arhiva si depozita, are arhive proprii, personal specializat, intr-un cuvånt cheltuieste energie, timp si bani pentru a pastra documente.

"E o competitie a prioritatilor, in care managerii trebuie sa hotarasca ce e mai important pentru compania pe care o conduc si care sunt parametrii de eficienta", este de parere Danu Temelie.



Ghidati de piata

In activitatea grupului olandez De Groot, serviciile de arhivare a documentelor au aparut relativ firesc.

Prezent pe piata romåneasca din 1997, grupul s-a specializat pe mutarea afacerilor altora. Si cum mutarile de birou (activitate de baza a companiei De Groot) sunt urmate adesea de intrebari de genul "ce facem acum cu tonele de documente arhivate", necesitatea depozitarii arhivei a aparut ca o solutie fireasca.

La fel s-a intåmplat si in cazul companiei Chronos, tot din Bucuresti, care se ocupa cu procesarea si emiterea de carduri bancare. La inceputul anului 2000 firma a fost solicitata, de catre institutia bancara pentru care lucra, sa arhiveze cererile de emitere de card, deoarece volumul de munca nu le mai permitea lor sa realizeze aceste operatiuni.

Dupa cereri pentru carduri, cei de la Chronos au primit si alte documente spre arhivare. Obligati de piata, au inceput sa trateze cu seriozitate problema arhivarii. Au infiintat un departament special, au angajat oameni pe care i-au trimis la training-uri, au cumparat un depozit propriu si au stabilit colaborari cu o alta firma, pe partea de amenajare a arhivelor.

Astazi, activitatea de arhivare le aduce aproximativ 20% din cifra de afaceri anuala si in jur de 15.000 de documente in fiecare zi.

Activitate conexa pentru firma De Groot, arhivarea documentelor presupune si servicii de depozitare computerizata a documentelor (managementul arhivelor), precum si un sistem modern si operativ de depozitare.

"Oferim un pachet complet care cuprinde asistenta la impachetarea documentelor si colectarea acestora, depozitarea arhivei, administrarea efectiva a fondului ahivistic depozitat, distrugerea documentelor arhivate cu termene de pastrare depasite", spune Cor de Groot, general manager al companiei.

Firma a investit peste 600.000 de euro in echipamente, vehicule specializate pentru mutare, aparatura pentru scanarea documentelor, spatii pentru depozitare si echipamente pentru securizarea depozitelor.

Inceputa ca o activitate minora in cadrul firmei Chronos, arhivarea a "luat amploare".

"Faceam la inceput intre 3 si 5.000 de cereri pe zi, iar acum ajungem si la 20.000 de documente", spune Liviu Oprea, director executiv al companiei. Firma primeste zilnic solicitari si, cu toate acestea, considera ca afacerea e abia la inceput de drum.

"Firmele apeleaza la noi in principal din lipsa spatiului, iar cererile lor ne determina pe noi sa ne gåndim la extindere", explica Oprea.



Ce spune legea

Legea Arhivelor Nationale (16/1996) stabileste documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romåniei. Acestea sunt acte oficiale si particulare, diplomatice si consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, chemari, afise, planuri, schite, harti, pelicule cinematografice si alte asemenea marturii, matrice sigilare, precum si inregistrari foto, video, audio si informatice, cu valoare istorica, realizate in tara sau de catre creatori romåni in strainatate.

Art.4 - Persoanele fizice si persoanele juridice, creatoare si detinatoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romåniei, denumite in continuare creatori si detinatori de documente, raspund de evidenta, inventarierea, selectarea, pastrarea si folosirea documentelor

Art.12 - Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente sunt obligate sa le pastreze in spatii special amenajate pentru arhiva. Noile constructii ale creatorilor si detinatorilor de arhiva vor fi avizate de catre Arhivele Nationale sau directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, numai daca au spatii prevazute pentru pastrarea documentelor(...).

Art.13 - Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente depun spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale si la directiile judetene ale Arhivelor Nationale documentele fotografice si peliculele cinematografice, dupa 20 de ani de la crearea lor; documentele scrise, cu exceptia actelor de stare civila si a documentelor tehnice, dupa 30 de ani de la crearea lor; documentele tehnice, dupa 50 de ani de la crearea lor; actele de stare civila, dupa 100 de ani de la intocmirea lor; iar matricele sigilare confectionate din metal, avånd inscrise toate insemnele legale si denumirea completa a unitatii, dupa scoaterea lor din uz.

Art.16 - Documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile individuale ale cetatenilor, vor fi pastrate de catre creatorii si detinatorii de documente.

Art.23 - Creatorii si detinatorii de documente, persoane juridice, au obligatia de a infiinta compartimente de arhiva sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiva, in functie de valoarea si cantitatea acestora.

Legisaltia romåneasca este in continuare un pic restrictiva, cu toate ca procesul de ghidare dupa normele europene a inceput deja. Finalizarea actelor legii va coincide cu o maturizare a companiilor romånesti si cu consolidarea pozitiilor multinationalelor care vor alege sa externalizeze serviciul de stocare a documentelor. "Deocamdata sistemul de depozitare fizica a documentelor nu e nici foarte clar si nici foarte transparent", este de parere Danu M. Temelie, in timp ce Liviu Oprea considera ca firmele specializate "sunt cam ingradite de legea actuala". dana.ciriperu@zf.ro