Greu e si cu gulerele albe, daramite cu halatele albe

Organizarea profesionista de evenimente (reuniuni, conferinte, expozitii) reprezinta una dintre cele mai dinamice si profitabile activitati din domeniul prestarilor de servicii. Cu toate acestea, nu se poate spune ca orice agentie de turism care are in portofoliu organizarea de evenimente poate face acest lucru in mod profesionist. Numarul organizatorilor capabili sa urmareasca un eveniment din faza de concept si pana la inchiderea situatiei financiare nu e foarte mare, ba chiar pot fi numarati pe degetele a doua maini. Firmele specializate in organizarea de evenimente numai dintr-un anumit domeniu sunt, prin urmare, si mai putine.

Spre deosebire de un eveniment cu caracter general, evenimentele medicale au un specific pronuntat, de la public si pana la scopul pentru care sunt organizate. "Un congres sau o conferinta medicala nu este un targ la care tot felul de oameni vin sa vada si sa cumpere, de exemplu, mobila. Participantii la un eveniment medical vin sa invete din experienta colegilor lor, nu exista marfa si nici tarabe. Cei mai multi dintre ei se cunosc de ani buni, sunt vechi colegi de facultate; prin urmare, un eveniment medical are si o puternica latura sociala. Chiar daca nu se cunosc, relatiile interpersonale se leaga usor, deoarece au foarte multe in comun, de la profesie pana la aspiratii si stil de viata", explica Sorina Ciureanu, administrator si director general al eCongres, o firma din Iasi specializata in organizarea de evenimente din domeniul medical, infiintata in 2000.

Organizarea unui eveniment medical are, la randul ei, un specific pronuntat si poate fi definita cantitativ prin peste 30 de activitati si cel putin 300 de actiuni a caror planificare este minutioasa si a caror executie trebuie sa fie "ca-n armata". Realizarea lor "intocmai si la timp" este mai mult decat vitala, deoarece un eveniment medical national are loc o data pe an si reprezinta pentru medici singurul prilej pentru afirmarea rezultatelor stiintifice obtinute in ani de zile de truda si studiu.

"Ratarea unei astfel de oportunitati din motive organizatorice este mai mult decat frustranta, iar pentru medici este o adevarata catastrofa profesionala. Nu ai voie sa improvizezi aceste lucruri, trebuie sa le executi perfect. Noi cream cadrul ideal, atat pentru perfectionarea profesionala, cat si pentru relatiile sociale. Cu siguranta, acest domeniu presupune foarte multa responsabilitate, deoarece de un asemenea eveniment poate depinde cariera unui om", spune Sorina Ciureanu.

O afacere de familie

eCongres este afacerea familiei Ciureanu, doi profesori universitari din Iasi care, in 1990 au decis sa intre in afaceri deoarece "stiau, vroiau si puteau mai mult", si nu pentru a aduna "viloaie de neam prost" si masini scumpe. "Voiam sa ne folosim mintea si timpul pentru a face suficienti bani ca sa stim, sa citim ce carti vrem, sa vedem ce locuri vrem si sa ne instruim copilul asa cum vrem, sa ne dovedim ca suntem capabili sa depasim provocari si sa construim un brand capabil sa reziste si sa aiba valoare".

Pana in 2000 insa, afacerile familiei Ciureanu au fost in domeniul IT. In 1991, firma acestora a livrat produse de hardware si software principalelor trei ziare din Iasi, iar in 1998 a fost printre primele care au implementat la acea vreme o "Virtual Private Network" pe Redhat Linux pentru o retea de ziare locale. In 2000 a construit Eventer, prima aplicatie integrata din Romania pentru managementul informatiilor specifice evenimentelor medicale prin Internet (inscrieri, rezervari de cazare, confirmare de plati, trimiterea de rezumate etc).

"Astfel am ajuns la organizarea de evenimente, mai intai construind prima versiune de Eventer pentru Congresul National de Radiologie din septembrie 2000, organizat de Clinica Radiologica a Universitatii de Medicina si Farmacie din Iasi. Apoi, in 2001, am participat cu Eventer si la organizarea altor evenimente medicale. Atunci am inteles cat de necesara este pe piata o firma specializata strict pe aceasta activitate, pe care sa o faca altfel decat agentiile de turism sau firmele organizatoare de expozitii, pentru care organizarea de evenimente este o activitate secundara", afirma Sorina Ciureanu.

Pe baza aplicatiei Eventer, firma s-a dezvoltat mai departe, prin construirea unui pachet de servicii de organizare, marketing si relatii publice numit "eCongresNet", denumire care a determinat si numele firmei, eCongres.

Primul client care a beneficiat de pachetul de servicii "eCongresNet" a fost Societatea Romana de Chirurgie si Ortopedie Pediatrica. "Decizia, curajoasa la acea vreme, de a lucra cu noi, a apartinut directorului clinicii. Evenimentul a fost o reusita si pentru ei - care aveau experiente neplacute din trecut, cand au organizat singuri - dar si pentru noi, pentru ca am vazut ca putem realiza un eveniment ca la carte".

Printre clientii fideli ai firmei se numara acum Societatea Romana de Chirurgie, Societatea Romana de Hematologie, Societatea Romana de Microchirurgie, Societatea Romana de Chirurgie a Mainii. "Avantajul nostru este ca, fiind cadre didactice universitare, facem parte din lumea clientilor nostri si ne comportam respectand rigorile acestei lumi. Altfel poate nici nu am fi ajuns sa avem clienti fideli. Din 2001, de exemplu, avem un parteneriat cu Asociatia Romana de Urologie, care la toate congresele nationale foloseste Eventer".

Medicii, niste clienti greu de multumit

Investitiile initiale nu au fost deloc mari, pentru ca sotii Ciureanu aveau deja masina si calculatoare. "Primele investitii adevarate si singurele cu adevarat valoroase in acest business le-am facut in oameni, studenti si tineri absolventi. La noi, recrutarea a fost si este total atipica. Ne folosim de prietenii nostri de buna-credinta (cadre didactice, directori de banci, de ziare etc.) rugandu-i sa ne recomande tineri harnici si mintosi, care vor sa-si construiasca o cariera, nu sa fie <caramizi in zid> pana la pensie".

La ora actuala, firma are cinci angajati permanenti, iar atunci cand este nevoie apeleaza si la colaboratori.

Multi considera ca oamenii din lumea medicala sunt destul de dificili, pentru ca sunt greu de multumit. Sotii Ciureanu sunt de alta parere. "Este placut sa lucrezi cu ei, deoarece sunt persoane inteligente, cultivate, cu care poti discuta si alte subiecte, nu numai chestiuni de organizare. In ceea ce priveste procesul de organizare, schimbul de pareri este dinamic, inteleg repede, au raspunsuri rapide si decizii clare. Dar sunt, intr-adevar, foarte exigenti, pentru ca asa i-a invatat meseria pe care o practica".

Un alt avantaj al unui organizator de evenimente specializat pe un domeniu este ca au de-a face cu o nisa de piata ingusta, unde vestile circula foarte repede, clientii se pot dobandi mai usor, iar serviciile prestate sunt aceleasi. eCongres ofera practic un singur serviciu - organizarea integrala de evenimente medicale, de la proiectarea bugetului si promovare, pana la asistarea tehnica a participantului in sala de conferinta.

In medie, organizarea integrala a unui eveniment medical dureaza cel putin sase luni, indiferent de numarul de participanti. De obicei, congresele sau conferintele medicale reunesc medici dintr-o singura specialitate, prin urmare numarul de participanti nu poate fi foarte mare. Cel mai mare eveniment, ca numar de participanti, pe care eCongres l-a organizat pana in momentul de fata este al XXII-lea Congres National de Chirurgie, din acest an, care a reunit aproximativ 1.400 de medici. Pentru Romania, spune Sorina Ciureanu, acest numar poate fi considerat drept o limita maxima. "Pregatirea efectiva a congresului a durat sase luni, chiar daca promovarea lui a inceput cu un an inainte, la conferinta organizata de aceeasi Societate Nationala de Chirurgie, eveniment pe care l-am organizat tot noi. La pregatirea acestui eveniment au lucrat 25 de persoane".

O breasla cam neincrezatoare

Pentru participanti, spune Sorina Ciureanu, unul dintre cele mai grele momente in timpul unui eveniment organizat de neprofesionisti (voluntari din cadrul spitalelor, medici rezidenti, agentii de turism etc.) este parcurgerea etapei de secretariat tehnic, care inseamna o serie de operatii simple, cum ar fi confirmarea inregistrarii, achitarea resturilor de plata la taxa de participare sau cazare, primirea materialelor congresului/conferintei, a ecusonului de participant si a documentelor de cazare.

"E un moment dificil, pentru ca, fara o organizare competenta a posturilor de lucru din secretariatul tehnic, se formeaza traditionalele "cozi" romanesti, cu nervii si stresul de rigoare. Am patit in repetate randuri ca participantii, derutati de lipsa cozilor in secretariatul tehnic, sa ne intrebe, usor iritati: <De ce nu dati drumul la secretariat? Cat mai trebuie sa asteptam?>. Le explicam ca secretariatul e deschis inca de dimineata, iar lipsa imbulzelii e o stare fireasca, nu un accident. Reactia lor este de sincera mirare". "Coada" nu exista datorita aplicatiei Eventer, utilizata in secretariatul tehnic pe o retea de 15-20 de calculatoare. Astfel, timpul pe care un participant il petrece in secretariatul tehnic este de cateva minute.

Pe langa evenimentele interne, eCongres a organizat evenimente si in exteriorul Romaniei, pentru societati medicale din strainatate. "Intr-o asemenea activitate, afacerea se poate dezvolta intr-un singur mod: incercand sa acoperim prin forte proprii cat mai multor servicii conexe organizarii unui eveniment, cum sunt serviciile de editura, tipografie sau transport", spune Sorina Ciureanu.

Deocamdata, eCongres incearca sa organizeze propriile evenimente medicale. "Desi sunt suficient de multe congrese si conferinte pe parcursul unui an, nevoia de perfectionare, de contact cu noutatile de specialitate este foarte puternica in lumea medicala. Cererea pentru serviciile de organizare a evenimentelor medicale si numarul de participanti sunt in crestere tocmai datorita acestei nevoi de perfectionare profesionala, la standarde occidentale, a medicilor din Romania".

Principalii concurenti ai firmei sunt insa chiar medicii care prefera sa organizeze evenimentele prin propriile forte, exploatandu-si relatiile personale si implicand colectivele medicale. Bineinteles, Ciureanu sustine ca e mai bine ca medicii sa externalizeze acest efort: "La o prima vedere, poate parea mai ieftin sa organizezi de unul singur, decat sa angajezi o firma specializata, dar privind mai atent, se va observa ca organizarea evenimentului va prejudicia calitatea activitatii medicale zilnice. Pe de alta parte, tarifele preferentiale de care beneficiaza o firma specializata sunt mult mai mici decat cele pe care le poate obtine un medic, indiferent de cat de multa autoritate are el in comunitatea locala respectiva".

Sorina Ciureanu considera ca principalele cauze care determina multe asociatii si societati medicale sa-si organizeze evenimentele prin forte proprii sunt lipsa de informare si de incredere a celor din lumea medicala in organizatorii specializati de evenimente. "Un eveniment, indiferent de specificul sau, este ca un puzzle, iar succesul lui inseamna imbinarea perfecta a elementelor care formeaza intregul. O firma sau un grup de persoane care nu sunt specializate in organizarea de evenimente medicale nu vor avea niciodata viziunea asupra intregului si nici asupra legaturilor dintre elementele care il formeaza".

diana.sava@zf.ro

Turismul de reuniuni si conferinte

Organizarea profesionista de reuniuni si conferinte presupune, la fel ca in cazul turismului de afaceri, cazare, catering, transferuri si transport local, tururi pre- si post-congres, dar si activitati specifice, precum inchirierea spatiilor de conferinta, asigurarea echipamentelor audio-video si a asistentei tehnice, a traducatorilor, hostess, organizarea programelor adiacente, productia de obiecte si materiale promotionale, brosuri, cataloage si mape. Pentru structurile turistice care dispun de facilitati pentru organizarea de conferinte, acestea sunt rentabile, pentru ca turismul de reuniuni si afaceri are perioade de varf complementare cu turismul de vacanta, acoperind tocmai lunile in care scade gradul de ocupare a hotelurilor. Potrivit datelor Romanian Convention Bureau (RCB), asociatia profesionala de profil din Romania, incasarile rezultate din organizarea de evenimente la nivel national ar putea inregistra in acest an o crestere de 7-10%, dupa ce, in 2003, veniturile din acest tip de activitati s-au ridicat la 28 de milioane de euro. Aceasta evolutie ascendenta ar urma sa fie sustinuta in primul rand de organizarea mai multor evenimente legate de recenta aderare a Romaniei la NATO, precum si de sporirea numarului de reuniuni generate de procesul de integrare in Uniunea Europeana. Cei peste 40 de membri ai RCB gestioneaza anual circa 800 de evenimente, din care peste 100 sunt targuri si expozitii, iar peste 600 sunt congrese, conferinte, seminarii, lansari de produse si sesiuni de training. Acestea reunesc in total intre 1,2 si 1,5 milioane de participanti pe an. Cecilia Stroe

Cat costa o conferinta internationala

In acceptiunea asociatiei internationale de profil - International Congress and Convention Association (ICCA), un eveniment are caracter international daca beneficiaza de prezenta a cel putin 50 de participanti si este organizat periodic si prin rotatie in cel putin trei tari diferite. Conform acestui sistem de clasificare, in Bucuresti numarul de evenimente internationale nu depaseste doua-trei. Daca insa se aplica un sistem mai permisiv de definire a evenimentelor internationale, respectiv 30% dintre participanti sa fie din strainatate, conform datelor Romanian Convention Bureau, dintre cele 650 de evenimente care s-au derulat la Bucuresti anul trecut, 25-30% au avut caracter international.

In cazul unei conferinte internationale de anvergura medie - 500-600 de participanti - cu sesiuni de lucru in plen si pe sectiuni concentrate pe durata a 4-5 zile, bugetul estimat este de aproximativ o jumatate de milion de euro. Din totalul veniturilor, aproximativ 85-90% ii revin prestatorilor de servicii din tara gazda.

Pe plan mondial, taxa medie de participare a unei persoane la o conferinta internationala se situeaza, conform statisticilor ICCA, in jurul valorii de 450 euro de participant. Adaugand costurile de calatorie, in medie intre 200 si 400 de euro pe zi, la o durata medie a conferintelor de 3-4 zile, reiese ca suma medie la nivel mondial cheltuita de participantii la conferinte variaza intre 1.500 si 1.700 de euro.

In ceea ce priveste evenimentele organizate la Bucuresti, datele detinute de RCB arata ca cea mai mare parte a conferintelor si a congreselor nu sunt finantate din taxa de participare, ci din bugete sustinute de organisme internationale, institutii ale autoritatii centrale sau companii private. Rarele situatii in care se apeleaza la taxe de participare ilustreaza extreme: ori taxe foarte mari, peste 1.000 de euro, percepute de organizatori din strainatate, ori taxe cu valori simbolice, sub 40 de euro, adaptate la puterea de cumparare a participantilor romani. Ca atare, potrivit estimarilor RCB, valoarea medie a taxei de participare la evenimentele organizate la Bucuresti se situeaza mult sub media mondiala, in jurul sumei de 160 de euro/participant.

Costurile de calatorie, in schimb, sunt mai ridicate decat in alte capitale europene, din cauza inexistentei unor legaturi aeriene directe cu o serie de orase importante din Europa, dar si a costului ridicat al cazarii la hotelurile de 4-5 stele, determinat de deficitul de structuri hoteliere din aceste categorii. Astfel, de cele mai multe ori, costurile de calatorie a participantilor straini la evenimentele de la Bucuresti se situeaza aproape de limita superioara a medie mondiale, respectiv 370 euro pe zi, in vreme ce participantii romani au cheltuieli de sub 100 euro/zi, cei mai multi orientandu-se spre hoteluri de 2-3 stele. diana.sava@zf.ro