ZF TechDay

ZF Tech Day. Rectorul Universităţii de Vest din Timişoara: Digitalizarea şi învăţământul online nu trebuie privite ca o zonă de avarie într-o situaţie critică precum cea pandemică

24.07.2020, 00:08 Autor: Adrian Seceleanu

Doar în ultimii trei ani Universitatea de Vest din Timişoara (UVT) a investit peste 4,5 milioane de euro în digitalizare şi sisteme de IT, a declarat prof univ. dr. Marilen Gabriel Pirtea, rectorul UVT.

Investiţiile în IT şi digitalizare sunt obligatorii pentru orice universitate şi nu trebuie privite doar ca o soluţie de avarie pentru momente de criză precum criza generată în prezent de pandemia cu noul coronavirus.

„Digitalizarea şi zona aceasta de învăţământ online nu trebuie privită ca fiind o zonă de avarie într-o situaţie critică precum cea pandemică prin care România şi întreg globul trece. În universităţile moderne, în universităţile dezvoltate, această zonă de digitalizare învăţământul online este o parte componentă a performanţei acestei universităţi. În SUA de exemplu studenţii aplică online, completează online toate formularele pentru a fi studenţi. Ei au prima dată contact cu universitatea în octombrie când văd fizic şi clădirile şi sălile, totul merge digital. Astfel de modele trebuie preluate şi de noi, universităţile din România, nu voi fi adeptul niciodată al dispariţiei învăţă­mântului faţă în faţă şi nu cred că se va întâmpla acest lucru dar o coabitare între învăţământul online şi faţă în faţă este reţeta de succes a unei universităţi moderne“, a declarat prof univ. dr. Marilen Gabriel Pirtea, rectorul Universităţii de Vest din Timişoara (UVT) în cadrul emisiunii ZF Tech Day, realizate în parteneriat cu Orange Business Services.

UVT a demarat în urmă cu mai bine de un deceniu investiţii semnificative în zona de IT şi digitalizare, cifrate la mai multe milioane de euro şi dolari, a precizat rectorul instituţiei. „Universitatea de Vest din Timişoara nu este cea mai mare şi nici cea mai veche universitate din România, dar îmi place să cred că este una dintre cele mai dinamice universităţi din România. Permanent ne-am coordonat activităţile, repere fiindu-ne universităţi din străinătate şi văzând tot ceea ce se întâmplă acolo. Dinamica pe piaţa educaţiei, pe piaţa muncii este una ameţitoare şi pentru a ţine pasul cu aceste evoluţii era nevoie de implementarea acestei zone de IT, de a colabora şi conlucra cu inteligenţa artificială. Cred că din 1997 când Deep Blue de la IBM l-a învins pe marele campion la şah Kasparov omenirea ar trebui să înţelegă că avem cu o competiţie în această zonă, continuând după aceea cu machine learning şi de aceea digitalizarea de ani de zile face parte activă a Universităţii de Vest din Timişoara. Investiţiile în digitalizare au început în 2005-2006, când cea mai consistentă investiţie făcută de noi în valoare atunci de un milion de euro era sistemul integrat Academis, un sistem care privea atât zona de şcolarizare cât şi cea de dezvoltare a managementului universităţii. De asemenea printr-un program european am mai achiziţionat un super calculator de viteză mare, Blue IBM, cu un cost de asemenea de aproximativ un milion de dolari. De atunci investiţiile au fost într-un sistem integrat, în ultimii 3 ani avem undeva la 4,5 milioane de euro investiţi în această zonă de IT şi digitalizare şi investiţiile vor continua şi în perioada următoare“.

Investiţiile realizate devreme au permis UVT să ajungă în situaţia în care să treacă rapid la admiterea online în acest an şi la automatizarea unor activităţi, a explicat dr. Vlad Petcu, director general administrativ adjunct al universităţii.

„Modul de lucru în universitate s-a schimbat în ultimii ani astfel încât să încercăm să automatizăm cât mai mult din procesele repetitive care nu produc valoare adăugată, şi să încercăm să oferim mai mult timp colegilor noştri pentru a putea veni cu un plus de creativitate şi de a îmbunătăţi experienţa studenţilor. Spre exemplu, prin partea de admitere online de anul acesta am scăpat de orice fel de coadă la universitate atunci când are loc acest proces, vorbim în momentul de faţă de un plus de aproximativ 20% de înscrieri în ceea ce înseamnă Universitate la această sesiune de vară.“

„Când vorbim despre sistemul de e-learning care a fost unul dintre cele mai utilizate sisteme în acest context pandemic vorbim despre faptul că acesta a avut o presiune enormă pe el, practic rata de utilizare a e-learning-ului a crescut de zece ori şi trebuie să vă imaginaţi că inclusiv timpul nostru de răspuns al serverlor a scăzut, s-a îmbunătăţit de zece ori. Practic am reuşit să îmbunătăţim sistemul de 100 de ori peste noapte prin anumite optimizări făcute de colegii noştri.“

„Şcolile şi universităţile au procese şi sisteme, care în urma digitalizării, pot să eficientizeze modul de lucru şi să ajungă mult mai rapid la nevoile stundeţilor şi profesorilor. Din cauza pandemiei în care ne aflăm modalitatea de comunicare între studenţi şi profesori are loc mai mult în mediul online. În acest context modul de adopţie al digitalizării în universităţi şi în mediul educaţional este mult mai ridicat faţă de alţi ani. La Orange Business Services soluţiile principale din paleta de servicii pe care o avem pentru mediul educaţional intră în zona de parte de educaţie şi clasă digitală dar şi în partea de eliminare a birocraţiei în cadrul instituţiilor“, a explicat şi Lucian Petcas, Business Development Executive în cadrul Orange Business Services.

 

Ce au mai declarat invitaţii în cadrul emisiunii:

► Lucian Petcas, Business Development Executive, Orange Business Services

Prima soluţie este disponibilă atât pentru instituţiile publice cât şi pentru cele private pe partea de audit de securitate. Cu acest audit de securitate se începe orice proces de digitalizare. Prin acest proces noi vedem exact unde sunt vulnerabilităţile şi breşele de securitate din instituţie sau din companie. A doua soluţie este cea de ănumărare a studenţilor (student counting), soluţie prin care am eficientizat partea de ocupare a amfiteatrelor din cadrul universităţii i-am ajutat cu o soluţie software care să vadă în timp real exact gradul de ocupare şi gradul de intrare şi ieşire al studenţilor din acele amfiteatre. O altă soluţie este cea de semnătură biometrică şi arhivă electronică, prin care în cadrul instituţiilor se pot semna documentele în format electronic, semnătură care îi oferă o validare juridică pentru a putea eficientiza timpul şi a scăpa de birocraţia internă. Apoi documentele respective ajung într-o arhivă securizată, numită arhivă electronică. O altă soluţie ăeste reprezentată de un proces de audit intern atât al proceselor digitale existente în universitate cât şi a proceselor fizice care se pot eficientiza datorită acestei soluţii, acestui proces. O altă soluţie este Orange Intranet, o platformă integrată prin care colectăm toate informaţiile din cadrul universităţii, o platformă care ajută foarte mult atât studenţii cât şi profesorii să găsească informaţiile de care au nevoie atât în cadrul universităţii cât şi personale.

După cum am vorbit de numărul foarte mare de documente care se află în instituţii şi multidtudinea de departamente, este o componentă, este o soluţie compusă din trei componente: fluxul de documente - o soluţie prin care fiecare departament poate să iniţieze nişte fluxuri cu nişte documente electronice care să poată să ajungă mult mai rapid dintr-un departament în altul; la fluxul acesta de documente vine componenta de semnătură electronică calificată care îi conferă documentului o validare juridică după care a treia componentă este cea de arhivă electronică, unde se stochează acest document, care a trecut prin aceşti paşi.

Costurile depind de gradul de complexitate al fiecărei soluţii şi modul de integrare. Dacă vorbim de o soluţie light, standard, costurile pot începe de la 10.000 de euro în sus. Dacă vorbim de o soluţie foarte complexă cu un timp îndelungat de înţelegere a procesului sau de o integrare mult mai complexă preţul poate să urce mult mai sus.

Pe lângă mediul universitar am implementat foarte multe soluţii în mediul preuniversitar, aici putem vorbi de clasa digitală, o soluţie complexă care vine în avantajul elevului, profesorului şi părintelui, pentru că îi ajută foarte mult pe partea de comunicare, raportare şi planificare, plus că această parte de soluţii digitale care sunt în domeniul preuniversitar se leagă foarte mult cu partea de strategie de smart city.

 

 dr. Vlad Petcu, director general administrativ adjunct, Universitatea de Vest Timişoara

Este foarte important să menţionăm faptul că trebuie să pornim cu o anumită fundaţie, cu o bază pentru a putea să creştem ulterior cu diverse nivele de proiecte pe care le dorim pe viitor. De aceea în ultimii ani am investit foarte mult în nişte instrumente la care toată comunitatea academică să aibă acces. Vorbim aici de faptul că fiecare student, fiecare cadru didactic din universitate are acces la suita G-Suite care este integrată cu Microsoft, vorbim despre un soft, un ERP SAP pentru gestiunea şcolarizării studenţilor utilizăm UMS University Management - care sunt interconectate şi prin care reuşim să avem nucleul activităţilor automatizat în cea mai mare parte. Vorbim despre o soluţie e-learning bazată pe open source cu diverse dezvoltări pe care le-am avut de-a lungul anilor iar anul acesta am adăugat încă doi piloni la tot ce înseamnă fundaţia pe care ne-o dorim, respectiv un sistem integrat de management al documentelor pe care anul acesta l-am integrat şi cu semnătura electronică, respectiv arhivarea electronică a documentelor şi vorbim şi de cea mai nouă soluţie pe care o utilizăm, de admitere online, care era pregătită de anul trecut.

Pentru studenţi admiterea online este probabil cea mai de succes aplicaţie pe care o avem în lucru, în producţie, pentru că ne-a asigurat un proces fluent de admitere astfel încât toate documentele candidaţilor vor fi create în format electronic, nu mai vorbim despre dosare cu şină, cum era până nu demult. Încercăm să le facem cât mai simplă viaţa studenţilor, respectiv a colegilor noştri din comisiile de admitere, studenţii vin cu documente în original, le scanăm, le certificăm, iar noi trebuie să păstrăm conform legii doar diploma de bacalaureat în original pentru studenţii care vor să vină la noi şi să urmeze un ciclu de studii fără taxă. Am implementat şi un sistem de plăţi online pentru absolut toate taxele, am încercat încă de anul trecut să eliminăm plăţile prin ordine de plată sau prin casierie cu atât mai mult pentru că în societatea actuală absolut oricine are acces la un card şi poate plăti electronic ulterior se poate face în contabilitate mult mai uşor harta obligaţiilor pe care le au studenţii faţă de noi. Avem un sistem integrat de management al documentelor prin care practic am creat o registratură electronică peste care există fluxuri de documente astfel încât fiecare coleg de-al nostru poate să-şi înregistreze absolut oricând un document şi să vadă unde se află un document pe traseu.

În mod evident a fost o perioadă de presiune pentru universitate şi absolut toţi colegii implicaţi în acest proces, pornind de la cadre didactice până la personalul administrativ, dar cred că un avantaj major pe care universitatea l-a avut a fost că pregătirea prealabilă pentru adaptarea la noua societate digitală. Practic noi am luat nişte decizii de mai demult, am avut nişte teste de penetrare ca să vedem cât de securizată ne este reţeaua cât şi toate soluţiile pe care le folosim, am îmbunătăţit foarte mult calitatea reţelei, am dotat fiecare cadru didactic cu un laptop de ultimă generaţie, astfel încât să avem toate condiţiile spre a putea face un pas mare spre digitalizare. Aşa că atunci când a venit peste noapte situaţia aceasta de criză peste noi a fost ca un catalizator pentru a putea pune în operă într-un timp mult mai scurt ţi cu presiune mai mare, e adevărat, lucrurile pe care doream să le implementăm pe o perioadă un pic mai îndelungată.

Prof univ. dr. Marilen Gabriel Pirtea, rectorul UVT: Investiţiile în digitalizare au început în 2005-2006, când cea mai consistentă investiţie făcută de noi în valoare atunci de un milion de euro era sistemul integrat Academis

 

Lucian Petcas, Business Development Executive, Orange Business Services: Pe lângă mediul universitar am implementat foarte multe soluţii în mediul preuniversitar

 

Dr. Vlad Petcu, director general administrativ adjunct, UVT: Cred că un avantaj major pe care universitatea l-a avut a fost că pregătirea prealabilă pentru adaptarea la noua societate digitală

Emisiunea ZF TechDay este realizată de Ziarul Financiar cu susţinerea Orange Techday