"Sofatul pentru mine era o relaxare. Am decis insa ca traficul imi rapeste cel putin doua ore pe zi, timp pe care il folosesc acum pentru revista presei, pentru stabilit intalniri sau parcurs rapoarte", povesteste Shachar Shaine, presedintele Tuborg Romania, companie cu o cifra de afaceri de peste 70 mil. euro in 2005.
Shaine a urmat un curs de time management si spune ca in urma acestuia a renuntat la activitatile pe care le derula cu prea multa usurinta si a invatat sa delege din responsabilitati. "Ma focusez pe activitati care necesita o mai mare aprofundare. Lucrurile pe care le treceam primele pe programul meu zilnic pentru ca mi se pareau cel mai usor si rapid de facut au iesit din lista mea de "to do" si au devenit responsabilitatile altor colegi. Eu mi-am asumat sarcini pe care altadata le amanam din... lipsa de timp", adauga el.
Dar cum arata programul unui manager care stie cat de important este timpul si care nu se consuma in activitati inutile sau neimportante? "Un manager care isi administreaza foarte bine propriul timp pleaca de la birou la finalul programului relaxat si cu suficienta energie pentru a se putea bucura si de partea personala a unei zile obisnuite. Pana a doua zi, angajatii, facturile, contractele, business plan-ul nu-i vor tulbura clipele private", spune Ciprian Teleman, consultant la TMI, companie care ofera cursuri de time management inca din anul 1999.
Teleman adauga ca poti reusi acest lucru daca te bazezi pe trei elemente: privire de ansamblu, structura si control. "Privirea de ansamblu te ajuta sa corelezi obiectivele mari si pe termen lung cu activitatile cotidiene. Structura te ajuta sa divizi obiectivele mari in activitati marunte, dar indispensabile indeplinirii acestora. Controlul este asigurat de planificarea si de realizarea activitatilor propuse".
Un management deficient al timpului nu are efecte negative doar asupra activitatii managerului, ci se rasfrange si asupra celor aflati in subordinea sa. Acest fapt in conditiile in care una dintre prioritatile unui leadership de calitate trebuie sa fie organizarea si eficientizarea proceselor in organizatie. "Am cunoscut o multime de manageri care nu stiu sa-si organizeze deloc timpul si de aceea sunt permanent in criza si ii fac sa sufere pe cei din jur, stresandu-i si obosindu-i", spune Ovidiu Irimies, commercial manager la Mol Romania, care a participat si el la un curs de time management.
Cat priveste ideea de baza a unui program de time management, managerul comercial al Mol Romania spune ca, desi pare greu de crezut, timpul este un lucru pe care il poti cumpara.
Reteta pare simpla insa de cele mai multe ori, este nevoie de o mana de ajutor. Pentru aceasta, exista consultanti in time management, care pot face ca schimbarile sa se simta mult mai repede, sa fie mai eficiente si sa dureze mai mult.
Insa rolul consultantului nu trebuie supraestimat: un curs de time management nu poate da rezultate daca managerul implicat nu colaboreaza si nu face tot posibilul pentru atingerea acelui punct in care lipsa timpului nu mai este o problema. Silvia Bogdan, consultant la Interact, considera ca orice manager trebuie sa-si stabileasca un set de repere importante pentru a-si eficientiza activitatea: sa aiba obiective, sa le cunoasca si sa si le asume, sa-si cunoasca cu exactitate activitatile curente, prioritatile zilnice, activitatile care consuma timp, cele care pot fi amanate, delegate sau uitate, sa fie constient de importanta planificarii eficiente si de contextul in care se afla el si/sau echipa sa. Desi poate parea ciudat, cel mai bun moment pentru un curs de time management este inainte de ocuparea unei pozitii de conducere. "Pentru ca un manager sa poata obtine performanta, ideal ar fi sa fie facut chiar la inceputul carierei de manager", spune Anca Calin, training officer la Pfizer Romania, care a urmat si ea un curs de time management.
"Cu cat mai devreme, cu atat mai bine. Mai exact, in momentul in care incepe sa nu-ti mai ajunga timpul, atunci e deja cam tarziu pentru curs", adauga si Irimies. Iar Silvia Bogdan subliniaza ca un curs de time management ar trebui sa fie printre primele de pe lista celui care isi face planul de cariera. Cu toate acestea, putini sunt managerii care apeleaza la aceste solutii "din timp", dar consultantii sustin o perspectiva incurajatoare: niciodata nu e prea tarziu.
"Daca un manager vrea sa fie eficient, este recomandabil sa urmeze un curs de managementul timpului inainte de a ocupa aceasta pozitie. Niciodata insa nu este prea tarziu", spune Ciprian Teleman.
Un moment favorabil pentru alegerea unui curs de time management poate fi si schimbarea majora a responsabilitatilor, de exemplu in contextul unei avansari. "Ca la casa noua, este un moment prielnic de a schimba unele obiceiuri de care nu mai esti tocmai multumit", explica Teleman.
Ideea de baza a unui astfel de program este obtinerea eficientei maxime in orele de lucru, ducerea la bun sfarsit a proiectelor incepute si atingerea scopurilor planificate pentru o zi de munca.
Iar rezultatele se pot masura cu mai multe rigle si, cel mai important, sunt vizibile si cuantificabile. Cum? "Am fost un elev foarte bun si am reusit in urma cursului de time management sa comprim activitatile pe care le faceam inainte in 8 ore, intr-un interval de timp cu aproximativ 30% mai redus", spune presedintele Tuborg Romania. "M-a ajutat sa-mi organizez mai bine activitatile profesionale, cat si cele personale prin planificare si prioritizare in functie de importanta si urgenta", adauga si Anca Calin, de la Pfizer, care adauga ca unul dintre principalele atuuri ale acestor programe este faptul ca poti aplica chiar de a doua zi principiile invatate.
Multi dintre manageri isi irosesc energia facand lucruri care nu sunt neaparat utile sau urgente. Moda lucrului peste program a patruns de foarte mult timp si in organizatiile romanesti, insa mai multe ore petrecute la birou nu inseamna neaparat eficienta. O mai buna administrare a timpului poate reduce lucrul peste program doar la situatii exceptionale.
"Ti-ai atins toate obiectivele fara exces de stres si fara sa 'imprumuti' din timpul privat, in agenda ta telefonica nu mai sunt nume de persoane necunoscute, la birou gasesti o hartie in mai putin de zece secunde, iti petreci timpul asa cum vrei tu, stii foarte clar ce ai de facut maine etc.", spune Teleman.
Alaturi de "economia cantitativa de timp", presedintele Tuborg a reusit sa separe activitatile care necesita un grad de competenta superior de cele care gasesc o solutie la fel de buna la un etaj mai jos in organigrama.
"Activitatile care au trecut acum in palierul "neimportante" sunt cele din categoria easy doing sau enjoing", precizeaza Shaine.
Irimies spune ca modulele de time management sunt folositoare pentru orice nivel, chiar si pentru personalul din backoffice sau cei din departamentul de sales support, care pot sa-si organizeze mai bine timpul si sa creasca eficienta si sa reduca, implicit, stresul. De obicei, programele de time management sunt compuse din doua parti, una de pregatire teoretica si una de implementare. Prima parte se desfasoara sub forma unui training de doua zile, timp in care participantii se acomodeaza cu conceptele fundamentale ale organizarii timpului si invata sa foloseasca o paleta de instrumente ajutatoare. "Este o etapa usor de parcurs. Cea de-a doua presupune operarea schimbarilor necesare in stilul de organizare a timpului pentru a obtine mai mult de la acesta", precizeaza Teleman.
"Durata unui program de time management poate varia intre 2 zile si 8 saptamani, in functie de obiectivele organizatiei si de asteptarile participantului", declara Silvia Bogdan.
Dat fiind faptul ca fiecare persoana digera in mod diferit schimbarile care intervin in urma stabilirii unui program diferit, schimbari care, spune Teleman, pot fi uneori destul de inconfortabile, programul se incheie atunci cand toate aceste modificari ale stilului de organizare personala devin obisnuinta si nu mai genereaza disconfort. "Din practica, timpul minim de acomodare este cam de trei saptamani. Punctele de reper ale unui asemenea program sunt sa decizi corect care sunt lucrurile importante si sa faci lucrurile importante", spune Ciprian Teleman.
In opinia presedintelui Tuborg Romania, experienta altora demonstreaza ca poti obtine rezultate mai bune daca apelezi la specialisti. "Una dintre primele deprinderi pe care le-am dobandit in calitate de manageri a fost aceea de a ne doza timpul cat mai bine. Insa, intotdeauna experientele altor oameni pot constitui baza pentru dezvoltarea unor tactici de gestiune a timpului bine articulate", spune Shaine.
Presedintele Tuborg este de parere ca timpul este resursa cea mai perisabila din activitatea unui manager, iar un astfel de curs te invata cum sa o gestionezi cat mai eficient. "Tacticile recomandate pentru a face ca ziua sa nu mai aiba 24 de ore, ci mai mult se inglobeaza in trei cuvinte de ordine: notez, planific, deleg", spune Shachar Shaine. "Noi ne pricepem sa facem bere, iar altii se pricep sa ne invete sa ne gestionam cat mai eficient timpul", concluzioneaza Shaine.
Ocupati-va de afaceri, de timp ne ocupam noi
De pe lista zilnica de prioritati a oricarui manager nu lipsesc sedintele, rapoartele, coordonarea proiectelor si a echipei, dead-line-urile, raspunsurile la emailuri si telefoanele. Rolul unui consultant in time management este
sa-l ajute sa constientizeze ca este foarte important sa:
prioritizeze sarcinile
planifice si sa-si organizeze eficient timpul pentru o saptamana si pentru fiecare zi
defineasca scopurile pentru a ajunge la performanta dorita
stie sa delege
programeze pauze atunci cand nu poate lucra eficient
fie selectivi (sa poata spune "Nu")
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
