Raportările în scop financiar-contabil şi fiscal devin din ce în ce mai complexe şi mai sofisticate. În contextul digitalizării continue şi al direcţiei tot mai evidente înspre tehnologizare, şi România a adoptat, în ultimii ani, măsuri pentru modernizarea sistemelor Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală (ANAF), care vizează schimbul de informaţii în timp real între ANAF şi contribuabili. Sunt, însă, sistemele contabile de gestiune utilizate de societăţi pregătite pentru acest avans tehnologic? Sau sunt necesare investiţii suplimentare atât din partea companiilor de tehnologie, cât şi din partea contribuabililor pentru a ţine pasul cu toate aceste noi modificări şi cerinţe legislative?
Introducerea obligaţiei de raportare prin intermediul fişierului standard de control fiscal (Standard Audit File for Tax – SAF-T) reprezintă o astfel de măsură adoptată de autorităţile din România la începutul anului 2022, în prima fază, pentru marii contribuabili. SAF-T a fost conceput pentru a standardiza transferul de informaţii între autorităţile fiscale şi contribuabili şi, dincolo de declararea lunară a obligaţiilor fiscale, presupune şi raportarea anuală detaliată a mijloacelor fixe.
Din experienţa de un an şi jumătate de la implementarea SAF-T, a reieşit faptul că, de cele mai multe ori, informaţiile solicitate de autorităţi nu sunt uşor de extras din sistemele contabile actuale şi, de regulă, sunt necesare ajustări sau module suplimentare care implică resurse financiare şi timp.
Prin această raportare privind activele, contribuabilii trebuie să ofere o imagine completă şi precisă a mijloacelor fixe deţinute, astfel încât autorităţile fiscale să poată realiza o verificare eficientă a conformităţii fiscale. Aceasta implică detalierea valorii, a categoriilor, dar şi a mişcărilor activelor, precum procesele de achiziţie, amortizare sau vânzare.
Termenul de raportare
Raportarea mijloacelor fixe se efectuează anual, până la data depunerii situaţiilor financiare.
Cerinţe legale vs. aspecte practice
Modulul de active din raportarea SAF-T cuprinde două subsecţiuni. Subsecţiunea de active reprezintă, de fapt, o transcriere a imaginii registrului de mijloace fixe existente la nivelul unei societăţi, în perioada de raportare. Printre informaţiile solicitate spre raportare se numără denumirea, valoarea de intrare, amortizarea în an sau durata de amortizare, pentru fiecare activ în parte. Este important de menţionat că, prin intermediul declaraţiei 406, se solicită aceste informaţii contabile referitoare la active, iar, din punct de vedere fiscal, există obligaţia raportării codului de clasificare a activului din „Catalogul privind clasificarea şi duratele normale de funcţionare a mijloacelor fixe”, conform HG 2139/2004.
În plus, această subsecţiune cuprinde şi o serie de detalii specifice, cum ar fi numărul de inventar al activului (reprezentând o cheie unică de identificare), adiţiile, modernizările, precum şi transferurile dintr-o gestiune în alta sau dintr-un cont contabil în altul.
Însă, dacă o parte dintre informaţii se regăsesc în sistemele contabile ale societăţilor şi pot fi extrase cu uşurinţă, pentru altele, sunt necesare diferite ajustări manuale ale fişierelor sursă sau pregătirea manuală a unor fişiere complementare. De exemplu, informaţia referitoare la codul de clasificare fiscală a activului se regăseşte în legislaţia naţională şi nu poate fi extrasă automat din sistemul contabil, astfel că acest element trebuie adăugat ulterior în raportare. Faptul că aceste fişiere necesită o ajustare manuală consumă timp şi poate genera erori în raportarea SAF-T dacă informaţiile sunt incomplete sau lipsesc.
Prin subsecţiunea de tranzacţii cu active trebuie raportate, printre altele, informaţii referitoare la identificarea unică a tranzacţiei, numărul notei contabile generate de mişcarea raportată, numărul unic de identificare a activului, precum şi informaţii valorice privind activele (de exemplu, valoarea netă contabilă).
Informaţiile din această subsecţiune se raportează, de regulă, pe baza registrului jurnal. Cu toate acestea, nu sunt puţine cazurile în care acest fişier contabil cuprinde doar parţial informaţiile solicitate sau acestea sunt evidenţiate doar la nivel de clasă de active. Un exemplu în acest sens este amortizarea, aceasta fiind de regulă prezentată în registrul jurnal la nivel de clasă de active, şi nu individual, pe activ, conform cerinţei legale. De asemenea, achiziţiile pot fi evidenţiate la nivel de factură, or, dacă pe o factură au fost achiziţionate mai multe active de acelaşi fel (de exemplu, zece laptopuri), este imposibilă raportarea achiziţiei pe fiecare activ, aşa cum solicită ANAF.
În plus, în cazul valorilor nete contabile sau al câştigurilor/pierderilor rezultate din vânzare sau reevaluare, după consultarea surselor interne, alături de registrul jurnal, poate fi necesară şi apelarea la alte modalităţi pentru obţinerea informaţiilor, cum ar fi calculele suplimentare sau extragerea informaţiilor din diverse alte surse – registre de vânzări sau rapoarte de reevaluare, ceea ce îngreunează procesul de raportare.
Astfel, contribuabilii trebuie să fie conştienţi de importanţa raportării corecte şi complete a informaţiilor solicitate prin intermediul SAF-T, mai ales în cazul raportării activelor, având în vedere faptul că aceste informaţii sunt colectate din mai multe surse, iar unele reprezintă rezultatul unor operaţiuni manuale.
În concluzie, implementarea SAF-T privind activele poate fi o sarcină complexă şi solicitantă, necesitând eforturi considerabile din partea contribuabililor pentru a asigura respectarea cerinţelor. De asemenea, sistemele contabile trebuie să ofere posibilitatea extragerii informaţiilor solicitate de autorităţi fără a presupune operaţiuni manuale, ce pot genera erori şi, implicit, pot conduce la o raportare incorectă.
Material de opinie de Camelia Malahov, Director, Andreea Vlad, Manager, şi Crinu Pavelescu, Senior Consultant, Taxare Directă, Deloitte România
