Prevenirea fraudei în mediul corporativ nu este neapărat o chestiune de politici şi proceduri, ci ţine de crearea unei culturi a integrităţii şi vigilenţei în rândul angajaţilor. Conform unui sondaj realizat de Asociaţia Examinatorilor de Fraudă Certificaţi (ACFE), 42% din cazurile dovedite de fraudă au fost descoperite cu ajutorul sistemelor interne de raportare din cadrul organizaţiilor, ceea ce evidenţiază rolul-cheie pe care îl au angajaţii în detectarea fraudelor, precum şi importanţa oferirii acestora unei pregătiri adecvate prin intermediul programelor de formare şi awareness.
Integritatea în organizaţie se poate manifesta în multiple feluri, de la furnizarea de informaţii corecte şi complete în interacţiunea cu clienţii, inclusiv atunci când apar provocări sau greşeli, până la diverse evenimente de networking sau întâlniri de afaceri, unde aceasta se traduce prin reprezentarea corectă a valorilor şi obiectivelor companiei, prin onorarea angajamentelor asumate şi evitarea oricărei forme de manipulare sau promovare care induce în eroare interlocutorul. În mod similar, integritatea se reflectă în modul în care un manager deleagă sarcini şi responsabilităţi echipei sale; un manager integru acţionează echitabil, luând în considerare abilităţile şi contribuţia fiecărui membru al echipei, evitând favoritismul sau discriminarea.
Ce mituri comune despre fraudă şi integritate pot afecta gestionarea riscurilor şi reputaţia?
Dezvoltarea unei culturi organizaţionale care promovează comportamentul etic stă la baza prevenirii fraudei. Astfel, abordarea miturilor legate de fraudă este crucială pentru înţelegerea modului în care acestea pot afecta capacitatea unei organizaţii de a gestiona riscurile şi de a-şi proteja cele mai valoroase active: integritatea şi reputaţia.
Mitul încrederii. Unul dintre miturile predominante gravitează în jurul încrederii şi al concepţiei că „aşa ceva nu se va întâmpla în compania noastră” sau, la un nivel mai personal, că „mie nu mi se va întâmpla”. O astfel de abordare poate fi rezultatul unui nivel scăzut de conştientizare a riscurilor şi metodelor de fraudă existente, ceea ce duce la o încredere excesivă în nivelul de protecţie a companiei împotriva fraudelor interne sau externe.
Mitul reacţiei. O altă preconcepţie, legată de reacţie de această dată, este aceea că „dacă se întâmplă ceva, ne vom da seama rapid”. Într-adevăr, schemele de fraudă se întind adesea pe perioade mari de timp, generând indicii care permit identificarea lor; cu toate acestea, uneori schemele de fraudă evoluează în timp sau sunt abandonate în favoarea altora, ceea ce le face mult mai greu de identificat.
Mitul pierderilor. În cele din urmă, un mit comun se leagă de ideea că „pierderile nu vor fi oricum atât de mari”. În realitate, potrivit raportului ACFE din 2022, durata medie pe care se întinde un caz înainte de detectare este de 12 luni, provocând pierderi lunare de aproximativ 8.300 de dolari. Este, deci, important ca nu numai daunele directe să fie luate în calcul, ci şi alte costuri asociate schemelor de fraudă, care pot include întreruperea activităţii, pierderea unor clienţi, costurile asociate consultanţilor şi avocaţilor care participă la remedierea situaţiei sau costurile pe care le implică punerea în aplicare a procedurilor post-factum pentru a reduce riscurile, precum şi impactul asupra reputaţiei.
Impactul trainingurilor specializate în prevenirea fraudei
Programele de instruire sunt esenţiale în a ajuta organizaţiile să prevină frauda, prin crearea unei culturi a onestităţii şi a vigilenţei în organizaţie. Potrivit raportului Asociaţiei Examinatorilor de Fraudă Certificaţi (ACFE) din 2022, efectul programelor de awareness în rândul angajaţilor şi managerilor creşte probabilitatea detectării prin avertizări de integritate. Mai precis, raportul menţionează că situaţiile detectate pornind de la dezvăluiri ale unui angajat care participase anterior la un training au fost mai multe (45%) decât cele detectate similar, dar fără ca angajatul să fi urmat o instruire prealabilă (37%). În plus, este mai probabil ca raportarea unor fraude să fie făcută prin intermediul liniilor telefonice dedicate dacă angajatul a participat la o instruire – 58% dintre cazuri –, comparativ cu 42%, în care raportările au fost făcute de persoane care nu urmaseră anterior un training.
Aceste programe sunt adesea disponibile online, facilitând învăţarea de oriunde, în ritmul şi timpul fiecărui angajat. Acestea includ activităţi interactive care implică direct participanţii, ajutându-i să înţeleagă şi să asimileze conduita şi practicile antifraudă.
Prevenţia ca investiţie strategică
Organizaţiile au de gestionat complexitatea peisajului de afaceri contemporan, iar a investi într-o cultură a integrităţii şi în încurajarearea angajaţilor să fie vigilenţi la fraudă devine nu doar o strategie, ci o necesitate pentrusuccesul pe termen lung şi protejarea reputaţiei. Prin demontarea miturilor comune, companiile pot confrunta realitatea riscurilor legate de fraudă şi pot apela la măsuri proactive pentru a le anticipa. Prin programe de instruire accesibile, interactive şi actualizate, fiecare angajat devine un apărător de primă linie împotriva fraudei, contribuind astfel la o strategie robustă de prevenţie.
